Meer informatie over digitalisering vind je in de toolbox Zo kan je onderneming nog verder digitaliseren.
Contracten digitaal beheren
Beschrijving
Het digitaliseren van contracten vereenvoudigt het beheer binnen organisaties. Door contractgegevens centraal vast te leggen en te importeren in een contractapplicatie, ontstaat overzicht en grip op belangrijke contractmomenten. Dit bespaart tijd en voorkomt gemiste deadlines.
Opstellen van een overzicht
Voor organisaties zonder softwaretoepassing kan een Excel-overzicht als startpunt dienen. Hierin worden contracten geregistreerd met vaste kenmerken.
Belangrijke contractkenmerken
-
Ingangsdatum – moment waarop het contract start.
-
Naam en gegevens van de leverancier – inclusief contactinformatie.
-
Inhoud van de overeenkomst – aard, omvang en voorwaarden van de dienstverlening of levering.
-
Opzegtermijn – termijn waarbinnen opzegging mogelijk is.
-
Einddatum – afloop van het contract, inclusief mogelijkheid tot verlenging.
Importeren in een applicatie
De gegevens uit het Excel-overzicht kunnen eenvoudig worden geïmporteerd in een gespecialiseerde contractbeheerapplicatie. Hiermee wordt het opvolgen van afspraken, signaleren van vervaldata en naleving van voorwaarden efficiënter en minder foutgevoelig.