Snel aan de slag met de bewaarplicht en de AVG
Op grond van de fiscale bewaarplicht moet uw onderneming de administratie een bepaalde periode bewaren. Zo hebben de Belastingdienst en andere overheidsinstellingen de gelegenheid om controles op uw administratie uit te voeren. Voor verschillende gegevens gelden verschillende bewaartermijnen.
Deze bewaarplicht staat haaks op de eisen van de AVG die stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk is. Hoe vindt uw onderneming de balans?
-
1
Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen
Snel aan de slag met de bewaarplicht en de AVG
Bewaar informatie niet te kort en niet te lang
De AVG heeft de regels voor het bewaren van bedrijfs- en werknemersgegevens voor werkgevers een stuk complexer gemaakt. U moet bepaalde gegevens nog geruime tijd nadat ze actualiteitswaarde hebben, kunnen overleggen aan de Belastingdienst of een andere instantie. Maar tegelijkertijd kunnen werknemers eisen dat hun gegevens worden vernietigd. Deze toolbox loodst u door de wirwar van regels en uitzonderingen rondom de bewaartermijnen van (persoons)gegevens.
-
2
De bewaarplicht in een notendop
Verschillende bewaartermijnen per onderwerp
Infographic Bewaarplicht Publicatiedatum: 25-03-2024
Er bestaan verschillende bewaartermijnen per onderwerp, zoals loonbelastingverklaringen, onroerend goed en personeelsdossiers. Bekijk hier hoe lang welke documenten bewaard moeten worden.
Heeft de AVG iets veranderd aan de bewaartermijnen?
Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 07-07-2021
Is er sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) iets veranderd aan de bewaartermijnen van verschillende gegevens?
In welke gevallen mogen we afwijken van de bewaartermijn?
Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 18-02-2022
Bij het archiveren van documenten houden we ons aan bewaartermijnen. In welke gevallen mag je daarvan afwijken?
De regels en valkuilen voor archiveren op de werkvloer
Verdiepingsartikel Bewaarplicht Publicatiedatum: 25-03-2024
De leidraad die sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt is: weggooien, tenzij er een bewaartermijn is of een geldende reden voor verwerking is. Bij het archiveren van bepaalde gegevens moet u extra alert zijn. Dit geldt in het bijzonder voor personeelsgegevens, financiële gegevens, klantgegevens en projectgegevens. Wat zijn de grootste valkuilen bij het archiveren van dit soort gegevens? En nog belangrijker: hoe valt u er niet in?
-
3
De fiscale bewaarplicht
Hoe voldoen wij aan de bewaarplicht?
Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 07-06-2023
Voldoen wij aan de bewaarplicht als we alleen geprinte facturen opslaan en het digitale origineel niet?
Bewaarplicht en bewaartermijn fiscale en bedrijfsgegevens
Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 03-11-2023
Met deze checklist kunt u uw bewaarplicht nauwkeurig in de gaten houden. Ook kunt u bijhouden waar gegevens bewaard worden.
De fiscale bewaarplicht: ook voor digitale gegevens
Verdiepingsartikel Bewaarplicht Publicatiedatum: 19-08-2021
Onder ondernemers spelen nog veel vragen over de bewaarplicht van de administratie. De Belastingdienst heeft onlangs daarom een aantal vragen beantwoord. Dat veel vragen over de digitalisering van de administratie gaan lijkt logisch in deze tijd.
Wat zijn de gevolgen van een verbrande administratie?
Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 02-05-2023
Door een kleine brand en waterschade is een deel van de administratie verloren gegaan. Heeft dit bepaalde gevolgen?
Bewaarplicht ook bij uitlenen administratie
Nieuws Publicatiedatum: 18-10-2013
Als u uw administratie tijdelijk aan een derde verstrekt, moet u maatregelen treffen om aan de bewaarplicht te kunnen voldoen. Vraagt de Belastingdienst in het kader van een boekenonderzoek om stukken, dan moet u die immers kunnen overleggen. Dat kwam naar voren in een recente uitspraak van Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.
-
4
Bewaarplicht en de sollicitatieprocedure
Hoelang mogen we gegevens van sollicitanten bewaren?
Vraag & Antwoord Werving en selectie Publicatiedatum: 25-03-2024
In onze organisatie heerst krapte op de arbeidsmarkt. Voor bepaalde vacatures zijn maar moeilijk mensen te vinden. We willen daarom de gegevens van sollicitanten bewaren, zodat we ze kunnen benaderen als we weer vacatures hebben. Hoelang mogen we de gegevens van sollicitaten bewaren?
Richtlijnen voor sollicitatieprocedure onder AVG
Nieuws Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 15-03-2018
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) maakt de werving en selectie van nieuw personeel niet eenvoudiger. Er gelden strikte regels voor de gegevensbescherming van sollicitanten.
Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens
Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 06-04-2021
In deze tool vindt u een overzicht aan bewaartermijnen voor sollicitatie- en personeelsgegevens.
-
5
Bewaarplicht en persoonsgegevens van werknemers
Bescherm persoonsgegevens van werknemers
Infographic Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 24-04-2023
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Deze Europese privacyregels hebben de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) vervangen. Eén van de kernpunten van de AVG is dat de persoonsgegevens van werknemers goed beschermd moeten zijn.
Welke verplichtingen heeft u in het kader van de identificatieplicht?
Verdiepingsartikel Indiensttreding Publicatiedatum: 26-06-2023
Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. En dat is nog maar het topje van de ijsberg van zaken die u op grond van de wettelijke identificatieplicht moet regelen. Zo zijn er ook strikte regels voor het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van werknemers en voor de identificatieplicht van werknemers op de werkplek. Wat zijn de precieze aandachtspunten?
Moeten we een verlopen ID-bewijs in de administratie vervangen?
Vraag & Antwoord Bewaarplicht Publicatiedatum: 02-12-2020
Is het nodig dat wij een nieuwe kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer maken als het exemplaar waarvan we een kopie in de administratie hebben niet meer geldig is?
Hoelang mag de werkgever functioneringsverslagen bewaren?
Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 08-06-2023
Op basis van de AVG mogen de persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Maar wat is 'noodzakelijk'?
Kunnen werknemers eisen dat de bedrijfsarts hun medische dossiers vernietigt?
Vraag & Antwoord Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 10-07-2019
In de AVG is het recht op vergetelheid opgenomen. Betekent dit dat werknemers kunnen eisen dat de bedrijfsarts hun medische dossiers vernietigt?
Vragen over: de AVG en het personeelsdossier
Nieuws Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 29-06-2018
Nu de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 van toepassing is geworden, lopen werkgevers vaker tegen bepaalde privacyvraagstukken aan. Dit geldt ook met betrekking tot de gegevens die zij in het personeelsdossier mogen bewaren.
Kleine lettertjes: bewaartermijn arbeidstijdenregistratie
Nieuws Arbeidstijden Publicatiedatum: 05-05-2022
In de Arbeidstijdenwet (ATW) is bepaald dat een werkgever een ‘deugdelijke registratie’ moet voeren voor de arbeids- en rusttijden van zijn werknemers. Voor deze registratie geldt een bewaartermijn.
Personeelsgegevens vernietigen na uitdiensttreding?
Vraag & Antwoord Uitdiensttreding Publicatiedatum: 06-01-2023
Van werknemers moeten we van allerlei documenten in de administratie bewaren. Moeten we die ook nog bewaren als ze eenmaal uit dienst zijn?
-
6
Grenzen aan de bewaarplicht in de AVG
De rechten van betrokkenen volgens de AVG
Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 09-06-2023
In deze checklist staat op welke rechten een betrokkene van wie u de gegevens heeft verwerkt, allemaal een beroep kan doen onder de AVG.
Bewaartermijnen in verschillende wetten botsen soms
Verdiepingsartikel Bewaarplicht Publicatiedatum: 03-04-2024
Het opslaan en bewaren van persoonsgegevens is aan de orde van de dag binnen ondernemingen. Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er vaak vragen over hoelang u persoonsgegevens mag bewaren. Die termijn is namelijk in verschillende wetten opgenomen. Is de AVG altijd doorslaggevend?
Controleer de toestemming verwerking persoonsgegevens
Tool Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 28-03-2023
Controleer met deze checklist of u de grondslag voor toestemming wel juist toepast bij elke verwerking van persoonsgegevens.
Voldoe aan de privacyregels van de AVG in 9 stappen
Toolbox Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 28-09-2023
De strenge privacyregels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben betrekking op alle gevallen waarbij persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt. Inmiddels mag van ondernemingen wel verwacht worden dat de AVG geïmplementeerd is in de operationele processen. Toch blijken er nog steeds onduidelijkheden te zijn, en is een onbedoelde overtreding van de AVG snel begaan. Deze toolbox bevat de belangrijkste tools en uitleg om te zorgen dat uw onderneming voldoet aan de AVG. Ook de rol van de OR komt aan bod.
-
7
Sancties bij te kort of te lang bewaren
Sancties bij het niet voldoen aan de bewaarplicht
Tool Bewaarplicht Publicatiedatum: 07-06-2023
Als uw onderneming zich niet aan de bewaarplicht houdt kan dat flinke sancties opleveren. In deze tool leest u de sancties per vergrijp.
Boetebedragen AVG
Infographic Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 26-06-2023
Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) pakt de Europese Unie ondernemingen die slordig omgaan met de privacy van klanten of werknemers hard aan. De boetebedragen zijn dan ook niet kinderachtig.
Nieuwe regels voor berekenen van AVG-boetes ingegaan
Nieuws Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Publicatiedatum: 19-06-2023
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft nieuwe regels voor de berekening van de boetes voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bekendgemaakt die ook meteen zijn ingegaan. Zo gaat de grootte van een organisatie nu ook een rol spelen bij de start van de berekening en gelden er drie categorieën voor de ernst van de overtreding.
-
8
De rol van de OR bij de bewaarplicht
Moet de OR instemmen met tien jaar bewaren van werknemersgegevens?
Vraag & Antwoord OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 30-11-2023
Onze OR is verzocht om instemming met verlenging van de bewaartermijn van opgelegde disciplinaire maatregelen in het personeelsdossier van één naar tien jaar. Is dat nog een redelijke termijn?
Waarop moet u letten om uw OR-werk aan de AVG te laten voldoen?
Verdiepingsartikel OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 20-09-2021
Al sinds 25 mei 2018 stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) strenge eisen aan het verzamelen, verwerken en bewaren van persoonsgegevens. Dat geldt dus ook voor uw OR-werk! Uw OR krijgt immers ook de nodige gevoelige informatie in handen, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens. Waar moet uw OR op letten om aan de AVG te voldoen?
OR waakt over privacy
Verdiepingsartikel OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 09-03-2021
Volgens de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) is uw bestuurder verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van werknemers en alle relaties met wie uw organisatie zaken doet. In de praktijk gaat dit helaas niet altijd goed. Privacy is daarom een belangrijk aandachtspunt voor iedere organisatie en voor de OR in het bijzonder. Uw OR heeft namelijk instemmingsrecht bij het privacybeleid en kan aan de bel trekken als uw bestuurder zich niet aan de regels houdt.
AP ondersteunt OR in rol bewaking privacy
Nieuws OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 30-04-2021
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een handreiking gepubliceerd om ondernemingsraden te ondersteunen bij hun rol om de privacy van de achterban te bewaken. Werkgevers verwerken immers de nodige persoonsgegevens van werknemers.
-
9
Meer informatie
E-training Werken met de AVG
E-training 7 modules
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van kracht sinds mei 2018. Sindsdien is de AVG niet meer weg te denken uit veel werkprocessen. Klanten, medewerkers en autoriteiten zijn zich bewust van hun rechten. Daarom legt deze e-training onder meer uit wat de rechten zijn van betrokkenen, wat de privacyregels voor effect hebben op en rond de werkvloer en hoe u zelf kunt nagaan of uw organisatie voldoet aan de wet- en regelgeving.
Actualiteiten Privacywetgeving voor werkgevers (AVG)
Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is inmiddels al enige tijd van kracht, maar veel organisaties voldoen nog steeds niet aan de strenge Europese richtlijnen die gelden voor de privacy van klant- en personeelsgegevens. Bovendien is de Autoriteit Persoonsgegevens inmiddels begonnen met het controleren van de naleving van de nieuwe wetgeving. Tijdens de training Actualiteiten Privacywetgeving voor werkgevers (AVG) hoort u de laatste stand van zaken en wat u allemaal moet doen om een datalek van personeelsgegevens te voorkomen. Want een datalek levert een boete op, die kan oplopen tot € 20 miljoen of 4% van de jaaromzet van uw organisatie.
De AVG tool: de AVG in een uur!
Softwaretool
Met de AVG-tool krijgt u binnen no-time inzicht of uw organisatie aan de AVG voldoet. Aan de hand van 11 onderdelen krijgt u een compleet overzicht van alle verplichtingen waar u volgens de AVG aan moet voldoen. Op basis van verschillende vragen krijgt u een gepersonaliseerde lijst met punten waar uw organisatie nog aan moet werken. De software biedt vervolgens verschillende bijlagen met informatie waarmee u dit ook in de praktijk kunt brengen.