Voor het bewaren van de meeste gegevens uit de salarisadministratie geldt in Nederland een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Sommige gegevens hoeft u echter maar vijf jaar te bewaren. En is uw onderneming ook actief in het buitenland, dan wordt het helemaal verwarrend. Gelukkig is er een overzicht van de wettelijke bewaartermijnen van 15 Europese landen.
Elke keer als uw onderneming contact heeft met een zakelijke relatie, gebruikt u de gegevens van die persoon. Dat geldt ook voor persoonsgegevens van personeel en klanten, de administratie, salarisstroken en allerlei contracten. Hoe lang uw onderneming deze informatie mag bewaren, hangt af van het soort gegevens.
Om voortijdig weggooien van gegevens te voorkomen, bewaart u de gegevens mogelijk vele jaren. Maar om voor de zekerheid de complete administratie 25 jaar weg te zetten, is ook weer niet verstandig. De Europese Commissie wil daar in de toekomst namelijk boetes voor gaan uitdelen. Een overzicht van alle bewaartermijnen (gemaakt door advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek en informatiebeheerder Iron Mountain) is dan ook een handig hulpmiddel. Er is een document waar alleen de Nederlandse bewaartermijnen op een rij staan, maar ook eentje waar de bewaartermijnen voor 15 Europese landen overzichtelijk in een tabel staan.
Meer over bewaartermijnen vindt u ook bij de vaktools van Salaris Rendement.