Digitaal archief weer opschonen voor 1 januari 2023

25 november 2022 | Door redactie

Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat u de financiële administratie van 2015 kunt weggooien. Dit opschonen geldt niet alleen voor een papieren archief, want ook een digitaal archief vergt het nodige onderhoud. Zo moet u naast het verwijderen van bestanden in een digitaal archief er ook voor zorgen dat de documentversies gedurende de verplichte periode nog te lezen zijn.

Digitale documenten moeten voor langere tijd toegankelijk zijn en bewaard blijven. Dat moet volgens de bewaarplicht. Zo geldt voor de financiële administratie een bewaarplicht van zeven jaar vanaf het moment dat de actualiteitswaarde verdwenen is. Voor fiscale documenten (BTW, onroerend goed, One Stop Shop) gelden nog andere regels zoals u kunt lezen in dit verdiepingsartikel. Bij een digitaal archief moet u extra letten op de afhankelijkheid van computerapparatuur en allerlei (nieuwe) programma's. Een document dat ooit in WordPerfect 4.2 is gemaakt, kunt u bijvoorbeeld niet meer in een modern besturingsprogramma lezen. Wilt u dat digitale documenten langer dan tien jaar zijn in te zien, dan moet u structurele maatregelen nemen om het document toegankelijk te houden.

Migratie en conversie digitale documenten: let op de voorwaarden

Er zijn verschillende manieren waarop u bestanden kunt overzetten naar een modernere versie, namelijk via migratie en conversie. Bij migratie zorgt u ervoor dat u een bestand van een oude versie naar een nieuwe versie van hetzelfde programma overzet. Bij conversie zet u het document in een geheel nieuw programma. Het meest geijkte voorbeeld is wel dat van WordPerfect naar Word. Migratie en conversie zijn echter geen wondermiddelen. De overgang van de ene versie naar de andere of van het ene programma naar het andere is niet altijd foutloos. Maak daarom voor de zekerheid een print van een belangrijk document, voordat u het omzet. Daarnaast is conversie van papieren administratie naar digitale administratie niet zonder regels (tool). En let op de volgende voorwaarden:

  • de conversie moet juist en volledig gebeuren;
  • geconverteerde gegevens moeten gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
  • geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd te reproduceren, leesbaar en controleerbaar zijn.

Als u aan deze voorwaarden voldoet, hoeft u de originele (papieren) documenten niet meer te bewaren. In de tool Bewaarplicht en bewaartermijn fiscale en bedrijfsgegevens vindt u een overzicht van bedrijfsgegevens die u verplicht moet bewaren, samen met de bewaartermijn. Ook kunt u in deze tool bijhouden op welke plaats in de organisatie deze worden bewaard en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo heeft u een handig overzicht om op terug te vallen.