Digitaal archief weer opschonen voor 1 januari 2023
Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat u de financiële administratie van 2015 kunt weggooien. Dit opschonen geldt niet alleen voor een papieren archief, want ook een digitaal archief vergt het nodige onderhoud. Zo moet u naast het verwijderen van bestanden in een digitaal archief er ook voor zorgen dat de documentversies gedurende de verplichte periode nog te lezen zijn.
Digitale documenten moeten voor langere tijd toegankelijk zijn en bewaard blijven. Dat moet volgens de bewaarplicht. Zo geldt voor de financiële administratie een bewaarplicht van zeven jaar vanaf het moment dat de actualiteitswaarde verdwenen is. Voor fiscale documenten (BTW, onroerend goed, One Stop Shop) gelden nog andere regels zoals u kunt lezen in dit verdiepingsartikel. Bij een digitaal archief moet u extra letten op de afhankelijkheid van computerapparatuur en allerlei (nieuwe) programma's. Een