Langlopende contracten evalueren loont
Organisaties hebben vaak veel langlopende verplichtingen. Dat komt door de grote behoefte om uit te besteden en de kosten te verlagen. Vaak herkenbaar aan termen als huur, lease, abonnement of contract. Het is verstandig om op gezette tijden de contracten te evalueren voordat ze automatisch verlengd worden. Omdat vaak tot 25% procent van de taken uitbesteed wordt, is er bij een evaluatie financieel en kwalitatief veel te winnen.
In de praktijk beslist de financiële administratie niet over het aanpassen of beëindigen van langlopende verplichtingen. Wel heeft de financiële administratie een belangrijke rol: zij kan het bestaan en de kosten signaleren. Maar de beslissingsbevoegdheid en kennis over aanpassingsmogelijkheden en geleverde kwaliteit liggen bij de beslissers buiten de administratie.
Aansporen tot alertheid van beslissers
Beslissers hebben vaak een aansporing nodig om zich te buigen over langlopende contracten (infographic). Dat kan door de kosten daarvan aan hen door te belasten en al in hun begroting op te nemen. Dit stimuleert hun denken over verbeteringsmogelijkheden, bijvoorbeeld wat de strategische meerwaarde is voor de organisatie door unieke klantvoordelen of unieke concurrentievoordelen. Dan is schrappen ongewenst. Zo’n klantvoordeel is bijvoorbeeld een perfect functionerend extern klantencontact-centrum. Een concurrentievoordeel is bijvoorbeeld unieke software om producten op maat voor klanten te ontwerpen. Andere vragen zijn: wordt de dienst eigenlijk (nog) gebruikt en is de gebruiker eigenlijk nog wel in onze dienst? Een ander aandachtspunt is dat langlopende contracten door de afgesproken prijs of indexering gunstig zijn, zodat beëindigen of aanpassen onvoordelig zal zijn.
Kosten evalueren kan leiden tot financieel gewin
De kosten van een ingekochte dienst bestaan uit twee delen: ten eerste de directe kosten die de dienstverlener in rekening brengt. Kijk bij andere dienstverleners door prijsvergelijkingssites te raadplegen en door offertes op te vragen. De tweede groep kosten bestaat uit kosten die de dienst in de onderneming veroorzaakt. Denk aan controletijd, herstelkosten en de tijd om het ingekochte te implementeren of af te stemmen op de organisatie. Deze kosten zijn moeilijker te berekenen. Het gaat vaak om de tijd die nodig is om diensten te controleren of uren om het verrichte met eigen uren aan te vullen. Dat is vaak een kwestie van schattingen maken. Het evalueren van langlopende verplichtingen, concurrentievergelijkingen en kwaliteitsmetingen is tijdsintensief. Ook het overleg met dienstverleners is vaak niet op korte termijn mogelijk. Knip zo’n project dus liever in delen op. Begin met verplichtingen met de hoogste kosten. Een Excelwerksheet is een handig hulpmiddel om op te nemen welke stappen al zijn gezet en welke nog moeten. Met die analyse kan een organisatie geld besparen op zakelijke contracten (verdiepingsartikel).
Dit nieuwsartikel is geschreven door René Verbrugge, bedrijfseconomisch adviseur, e-mail: r.w.verbrugge@casema.nl.