Langlopende contracten evalueren loont

15 november 2024 | Door redactie

Organisaties hebben vaak veel langlopende verplichtingen. Dat komt door de grote behoefte om uit te besteden en de kosten te verlagen. Vaak herkenbaar aan termen als huur, lease, abonnement of contract. Het eind van het jaar is een goed moment om contracten te evalueren voordat ze automatisch verlengd worden. Omdat vaak tot 25% procent van de taken uitbesteed wordt, is er bij een evaluatie financieel en kwalitatief veel te winnen.

In de praktijk beslist de financiële administratie niet over het aanpassen of beëindigen van langlopende verplichtingen. Wel heeft de financiële administratie een belangrijke rol: zij kan het bestaan en de kosten signaleren. Maar de beslissingsbevoegdheid en kennis over aanpassingsmogelijkheden en geleverde kwaliteit ligt bij de beslissers buiten de administratie.

Aansporen tot alertheid van beslissers

Beslissers hebben vaak een aansporing nodig om zich te buigen over langlopende contracten (infographic). Dat kan door de kosten daarvan aan hen door te belasten en al in hun begroting op te nemen. Dit stimuleert hun denken over verbeteringsmogelijkheden, bijvoorbeeld wat de strategische meerwaarde is voor de organisatie, bijvoorbeeld door unieke klantvoordelen of unieke concurrentievoordelen. Dan is schrappen ongewenst. Zo’n klantvoordeel is bijvoorbeeld een perfect functionerend extern klantencontact-centrum. Een concurrentievoordeel is bijvoorbeeld unieke software om producten op maat voor klanten te ontwerpen. Andere vragen die gesteld moeten worden zijn: wordt de dienst eigenlijk (nog) gebruikt en is de gebruiker eigenlijk nog wel in onze dienst? Een ander aandachtspunt is dat langlopende contracten door de afgesproken prijs of indexering gunstig zijn, zodat beëindigen of aanpassen onvoordelig zal zijn.

Kosten evalueren kan leiden tot financieel gewin

De kosten van een ingekochte dienst bestaan uit twee delen: ten eerste de directe kosten die de dienstverlener in rekening brengt. Kijk bij andere dienstverleners door prijsvergelijkingssites te raadplegen en door offertes op te vragen. De tweede groep kosten zijn kosten die de dienst in de onderneming veroorzaakt. Denk aan controletijd, herstelkosten en de tijd om het ingekochte te implementeren of af te stemmen op uw onderneming. Deze kosten zijn moeilijker te berekenen. Het gaat vaak om de tijd die nodig is om diensten te controleren of uren om het verrichte met eigen uren aan te vullen. Dat is vaak een kwestie van schattingen maken. Het evalueren van langlopende verplichtingen, concurrentievergelijkingen en kwaliteitsmetingen is tijdsintensief. Ook het overleg met dienstverleners is vaak niet op korte termijn mogelijk. Knip zo’n project dus liever in delen op. Begin met verplichtingen met de hoogste kosten. Een Excelwerksheet is een handig hulpmiddel om op te nemen welke stappen al gezet zijn en welke nog moeten. Met die analyse kan een organisatie geld besparen op zakelijke contracten (verdiepingsartikel).

Dit nieuwsartikel is gescrheven door René Verbrugge, bedrijfseconomisch adviseur, e-mail: r.w.verbrugge@casema.nl.
Een uitgebreidere versie van dit artikel vindt u in FA Rendement 2024 nummer 12, die op 3 december verschijnt.