VERDIEPINGSARTIKEL

De fiscale bewaarplicht: ook voor digitale gegevens

Onder ondernemers spelen nog veel vragen over de bewaarplicht van de administratie. De Belastingdienst heeft onlangs daarom een aantal vragen beantwoord. Dat veel vragen over de digitalisering van de administratie gaan lijkt logisch in deze tijd.


19 augustus 2021 3 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Op grond van de fiscale bewaarplicht moet u de administratie een bepaalde periode bewaren. Zo hebben de Belastingdienst en andere overheidsinstellingen de gelegenheid om controles op uw administratie uit te voeren.

Deze bewaarplicht geldt ook als u uw administratie uitbesteedt aan bijvoorbeeld een administratie- of accountantskantoor: ook deze externe partijen hebben de verplichting de gegevensdragers of de inhoud daarvan voor raadpleging beschikbaar te stellen.

Zolang gegevens actueel blijven, behoren zij tot de administratie

Zeven jaar bewaren voor de fiscus

De fiscale bewaartermijn is in principe zeven jaar. Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven, behoren zij tot de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan pas start de bewaartermijn van zeven jaar.

Voor de BTW geldt voor onroerende zaken een bewaartermijn van negen jaar, volgend op het jaar waarin de onroerende zaak in gebruik is genomen. En voor de One Stop Shop-regeling die ook geldt voor de BTW is er een bewaartermijn van tien jaar na afloop van het jaar waarin de diensten zijn geleverd.

Ook gegevens van WhatsApp bewaren

Moet u gegevens uit elektronische communicatiemiddelen zoals digitale agenda, e-mail, WhatsApp, sms en dergelijke ook bewaren? Het antwoord hierop is ja. Voor zover het zakelijke gegevens en correspondentie betreft, behoren die tot de administratie en moet u ze gedurende de fiscale bewaartermijn bewaren.

Als de fiscus daarom vraagt, moet u de gegevens afkomstig van elektronische communicatiemiddelen ter beschikking kunnen stellen in de vorm waar de inspecteur om vraagt. Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht in agenda’s, e-mail en de verschillende messenger-systemen, betekent dit dat u ook de privégegevens moet bewaren. Scheid daarom zakelijke correspondentie van correspondentie die alleen privé is.

Opheldering van de Belastingdienst

In deze digitale tijd leidt de bewaarplicht nog weleens tot vragen. De Belastingdienst heeft onlangs wat vragen hierover opgehelderd. Een paar ervan vindt u hieronder.

Zo kwam de vraag naar voren of een ondernemer papieren documenten uit zijn administratie mag digitaliseren?

En ja, dat is natuurlijk toegestaan maar u moet dan wel aan een paar voorwaarden voldoen:

  • de conversie moet juist en volledig gebeuren;
  • geconverteerde gegevens moeten gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
  • geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd te reproduceren, leesbaar en controleerbaar zijn.

Als u aan deze voorwaarden voldoet, hoeft u de originele (papieren) documenten niet meer te bewaren.

In principe kunt u alle documenten converteren. Voor de balans en staat van baten en lasten en bepaalde douanedocumenten, gelden overigens uitzonderingen op deze regel.

Het is goed om af te spreken de pdf als origineel aan te merken

Spreek formaat origineel af

Als een leverancier facturen in verschillende formaten aan u stuurt bijvoorbeeld als pdf en als xml. Wat is dan de originele factuur? Om te bepalen welke factuur het origineel is, sluit de Belastingdienst aan bij wat partijen onderling hebben afgesproken. Deze afspraak moet wel duidelijk worden vastgelegd.

Bij ontvangst van een pdf- en xml-formaat is het goed om af te spreken de pdf als origineel aan te merken, omdat de pdf leesbaar is en alle verplichte factuurelementen bevat.

Voorzorgsmaatregelen nemen

Bij de bewaarplicht zit ook de plicht om voorzorgsmaatregelen te treffen om al uw bronnen te beveiligen. Bij gegevensdragers en digitale informatiebronnen heeft u ook de verplichting tot het nemen van veiligheidsmaatregelen en bijvoorbeeld het regelmatig maken van een back-up. Vergeet ook niet om goede maatregelen te nemen voor uw e-mail. Voor e-mails kan dezelfde bewaarplicht gelden als voor papieren correspondentie.