VERDIEPINGSARTIKEL
De jaarlijkse opruiming van de zakelijke administratie
De start van een nieuw jaar is een ideaal moment om je zakelijke administratie op te schonen en te organiseren. Een opgeruimde administratie zorgt voor een opgeruimd hoofd. Houd je je administratie goed bij, dan behoud je continu overzicht en kom je op administratief vlak gedurende het jaar niet voor verrassingen te staan. Welke zaken kun je allemaal opruimen en opschonen tijdens de jaarlijkse schoonmaakactie?
Neem aan het begin van het jaar facturen, aankoopbewijzen, contracten, offertes en correspondentie met klanten onder de loep en archiveer deze. Archiveren zorgt voor overzicht: je kunt oude jaren gescheiden houden van het huidige boekjaar. Daarnaast maakt het controles door bijvoorbeeld de Belastingdienst makkelijker.
Ga je fysiek archiveren, sorteer dan documenten per boekjaar en bewaar deze in ordners of archiefdozen, voorzien van duidelijke labels. Je bent wettelijk verplicht een deel van je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Voor de BTW-administratie is dat soms langer. Denk aan onroerend goed. Documenten die ouder zijn dan de bewaartermijn kunnen uiteraard meteen door de versnipperaar.
Z