VERDIEPINGSARTIKEL
Gegevensvernietiging en het opschonen van datadragers
Harde schijven, smartphones en USB-sticks kunnen vol bedrijfsgevoelige en vertrouwelijke informatie staan. Zeker de financiële afdeling bewaart gegevens die beter niet door iedereen gezien kunnen worden. Wat moet je doen als zo’n zogenoemde datadrager kapotgaat? Of als de houdbaarheidsdatum of bewaartermijn is verstreken? Je mag data niet eindeloos opslaan, en vertrouwelijke informatie mag ook niet op straat komen te liggen. Vernietiging is dan de oplossing, maar hoe en door wie?
Je onderneming mag data niet eindeloos bewaren. Zo mag in het kader van onder andere de privacy een werkgever sollicitatiegegevens van een werknemer na uitdiensttreding maar maximaal één jaar bewaren, terwijl voor de salarisadministratie een bewaartermijn van zeven jaar na uitdiensttreding geldt.
Ook de overheid en de Belastingdienst stellen eisen. De bewaarplicht voor de administratie is wettelijk algemeen beschreven en wordt in de jurisprudentie ruim uitgelegd.
Het simpelweg deleten van gegevens na het verstrijken van de bewaartermijn volstaat niet
Drie soorten informatie bewaren
Een algemene beschrijving van de drie soorten informatie die je moet bewaren:
- Brongegevens: een eerste vastle