VERDIEPINGSARTIKEL

Het wat en waarom van archiveren

De salarisadministrateur verwerkt dagelijks gegevens die te maken hebben met salarissen én vergoedingen. Archiveren is hier een berucht onderdeel van. In deze digitaal roerige tijden lijkt het onbegonnen werk om grip te krijgen op de te verwerken gegevens. Voor de gemiddelde administrateur is archiveren dan ook een vervelende klus die hij in de maag gesplitst heeft gekregen. Maar wat is archiveren nou eigenlijk en waarom is het nodig?


17 maart 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is tot stand gekomen in samenwerking met Marloes de Bruin, Juul Dresen, Nick Martijn, Jeroen Tegelaar en Eva Zeilstra. Zij zijn allemaal privacy, security & datamanagement adviseur bij CRA


Archiveren is het creëren, onderhouden en bewaren van informatie op zo’n manier dat deze nu en in de toekomst voor andere doeleinden (her)gebruikt kan worden. Hieronder volgen enkele hardnekkige archiveringsmythes die u zeker niet moet geloven. Anders kunt u zonder dat u het in de gaten heeft de wet overtreden.

Archiveren versus alles bewaren

Archiefwaardige documenten zijn documenten die direct relevant zijn (geweest) voor de algemene bedrijfsvoering. Het zijn stukken die nodig zijn om verantwoording af te leggen of waarvan toekomstig (her)gebruik wordt verwacht.

Korte metten maken met archiveringsmythes

Voorbeelden van niet-archiefwaardige gegevens zijn:

  • uitnodigingen,
  • film- en fotomateriaal;
  • kopieën;
  • reclamedrukwerk;
  • mededelingen;
  • correspondentie van persoonlijke aard.

Archiveren versus alles opruimen

Archiveren is niet hetzelfde als een opruimsessie. Hoewel een dergelijke actie een goed begin kan zijn. Als u nooit eerder heeft gearchiveerd, is archiveren veel meer dan het overhevelen van ‘oude’ documenten naar een (digitale) archiefkast. Hier gaat een cruciaal proces aan vooraf. 

Ook tijdens het creëren, gebruiken en selecteren van de te archiveren gegevens moet u erop toezien dat de stukken die in het archief belanden nu en in de toekomst bruikbaar zijn voor de doeleinden waarvoor u ze wilt (her)gebruiken.

U mag uw gegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegestaan. Dit vraagt om een goed bijgehouden overzicht van de inhoud van de stukken die u beheert.

Archief versus administratie

Een goed bijgehouden administratie wordt vaak ten onrechte gezien als een archief. Een administratie is een verzameling gegevens of documenten die nodig is voor dagelijkse werkzaamheden, zoals stukken over betalingen binnen lopende projecten. Deze stukken zijn niet altijd nodig voor toekomstig (her)gebruik en dus niet per definitie archiefwaardig. Een administratie kan een archief worden, maar dat is niet altijd het geval.

Archief versus back-up

Zowel in juridisch als technisch opzicht is een archief niet hetzelfde als een back-up. Een archief is de opslag van een zorgvuldige selectie van gegevens met als doel het raadplegen of (her)gebruiken van (oude) gegevens. Dit raadplegen kan bedrijfsmatig zijn, bijvoorbeeld wanneer u gegevens uit een oud contract nodig heeft, maar ook vanuit een juridische verplichting, bijvoorbeeld in het kader van fraudedetectie.

Gegevens herstellen na verlies of beschadiging

Een back-up is een reservekopie die als doel heeft uw gegevens te herstellen wanneer deze verloren gaan of beschadigd raken. Wanneer u een back-up herstelt, dan gaat het vaak om de gehele database op een bepaald tijdstip. Bijvoorbeeld alles wat vorige week vrijdag om 08:00 uur in uw personeelsadministratie- en salarissysteem stond.

Persoonsgegevens na back-up opnieuw wissen

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag een werknemer, klant of een andere betrokkene een verwijderingsverzoek doen. Gaat het om onjuiste, verouderde of niet langer relevante data, dan moet u daaraan voldoen. Maar hoe zit het in dat geval met een back-up? Want door het herstellen van de back-up worden ook verwijderde persoonsgegevens weer teruggezet.

 

Centraal

Uw organisatie moet een procedure klaar hebben liggen om eenmaal verwijderde gegevens na het herstellen van de back-up opnieuw te verwijderen. Er moet dus een centraal bestand zijn waar verwijderingsverzoeken worden opgeslagen. Dat bestand moet meelopen in de back-up. Daarnaast moet er iemand in uw organisatie verantwoordelijk zijn voor het opnieuw wissen van verwijderde persoonsgegevens na een ‘restore’.

Waarom archiveren?

Nu denkt u misschien: allemaal leuk en aardig, dat archiveren, maar wat levert het mij op? Het antwoord op die vraag is tweeledig. Allereerst heeft u een archief nodig om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen. En door uw archief slim in te richten en te onderhouden, krijgt u automatisch ook meer grip op uw administratie.

Noodzaak: wettelijke verplichtingen

Uw organisatie is wettelijk verplicht om administratie te bewaren. Voldoet u niet aan deze bewaarplicht, dan kan dit uw organisatie naast financiële schade ook significante imagoschade toebrengen. Het Nederlandse recht kent diverse bepalingen over hoe u als salarisadministrateur uw archief moet inrichten en onderhouden. U hoeft deze wet- en regelgeving niet op detailniveau uit uw hoofd te kennen. Wel is het slim om in grote lijnen te begrijpen wat de Nederlandse retentiewetgeving (de wetgeving over bewaartermijnen) van uw administratie verwacht.

Fiscale bewaarplicht en privacyrecht

De Nederlandse retentiewetgeving is grofweg te verdelen in twee hoofdcategorieën: de fiscale bewaarplicht en het privacyrecht. Er bestaan wel enkele uitzonderingen op deze hoofdcategorieën.

Op Rendement Online vindt u ook een overzicht van Bewaartermijnen sollicitatie- en personeelsgegevens en Bewaarplicht en bewaartermijn fiscale en bedrijfsgegevens.

Nut: bijhouden is het halve werk

Door uw gegevens georganiseerd en tactisch weg te gooien en op te slaan, waarborgt u de kwaliteit en duurzaamheid van uw administratie op de lange termijn. Als u het slim aanpakt, is een archief meer dan een wettelijke verplichting. Uiteindelijk helpt het u om overzicht te houden in uw administratie.

Als u het slim aanpakt, is een archief meer dan een wettelijke verplichting. Vergelijk de gegevens die u als administrateur verzamelt met een persoonlijke verzameling gereedschap. Hoe vaak onderging u de zoektocht in uw garage naar dat ene stuk gereedschap dat u jaren geleden ergens in een hoek hebt gezet? U heeft dan waarschijnlijk vreselijke spijt van het feit dat u het gereedschap destijds niet netjes heeft opgeborgen en niet meteen de accu heeft opgeladen.

Archief van uw organisatie goed onderhouden 

Ook het archief van uw organisatie moet u goed onderhouden. De facturen, belastingaangiftes en nota’s die u dagelijks door uw handen laat gaan zijn uw gereedschap. Om het in de toekomst zo efficiënt mogelijk te kunnen gebruiken, loont het om dit gereedschap goed te onderhouden, zorgvuldig en veilig op te slaan, en van tijd tot tijd schoon te maken en op te ruimen.

Het complete verhaal over het bewaren van gegevens volgens de regels leest u in themadossier Salaris Rendement Moeten maar ook willen archiveren