Bewaartermijnen van de gegevens vloeien hoofdzakelijk voort uit wetgeving, zoals de Belasting- en Archiefwet. De volgende termijnen gelden:

• Fiscale basisgegevens: de basisgegevens uit uw administratie, zoals de in- en verkoopadministratie, moet u minimaal 7 jaar bewaren op grond van art. 52 lid 1 Algemene wet inzake rijksbelasting (AWR).
• Faillissement: in een faillissement blijft de algemene fiscale bewaarplicht van 7 jaar van kracht op grond van art. 2:10 en 3:15i Burgerlijk Wetboek (BW).
• Onroerende zaken: in verband met de herzieningsperiode geldt voor de gegevens van onroerende (en roerende) zaken een bewaartermijn van 10 jaar op grond van art. 13 lid 4 Uitvoeringsbeschikking Omzetbelasting (Uitv.besch. OB). Dit bewaartermijn start in het jaar waarin de onroerende of roerende zaak in gebruik wordt genomen.
• Loonbelastingverklaringen: de loonbelastingverklaring maakt onderdeel uit van het personeelsdossier en moet minimaal 5 jaar worden bewaard nadat de werknemer uit dienst is getreden op grond van art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling Loonbelasting (URLB). Verzuimadministratie: de verzuimadministratie maakt onderdeel uit van het personeelsdossier en mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maximaal 2 jaar bewaard worden nadat de werknemer uit dienst is getreden. Die bewaartermijn mag worden verlengd wanneer er sprake is van een arbeidsconflict.

Niet langer bewaren dan noodzakelijk

Het uitgangspunt blijft dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking. De AVG noemt geen concrete bewaartermijnen, dus u moet de bewaartermijn zelf bepalen. Onder de AVG gelden dezelfde regels voor het bewaren van persoonsgegevens als onder de Wet bescherming persoonsgegevens.