Hoe voldoen wij aan de bewaarplicht?

Publicatiedatum 15 juli 2019

Voldoen wij aan de bewaarplicht als we alleen geprinte facturen opslaan en het digitale origineel niet?

Ondernemingen krijgen veel facturen digitaal binnen. Ook in uw onderneming zal dat het geval zijn. U heeft dan de keuze hoe u deze facturen opslaat. Veel financiële afdelingen printen de factuur en slaan deze ‘hardcopy’ op. Maar wat doen ze dan vervolgens met het digitale exemplaar? Wat zijn de regels hiervoor en hoe zit het met het bewaren van zowel de geprinte als de digitale facturen?

Bewaartermijn

Voor iedere onderneming geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Die bewaarplicht geldt voor de gegevens die u voor de fiscus paraat moet hebben. Hoe lang een onderneming de administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Die basisgegevens, en dus ook de facturen, moeten zeven jaar bewaard blijven. Facturen over onroerende zaken moeten tien jaar bewaard blijven. Met de Belastingdienst zijn afspraken te maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart en over het detailniveau van de gegevens. Die afspraken worden dan schriftelijk vastgelegd.

Digitale facturen

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Uitsluitend opslaan van een bestand in afgedrukte vorm voldoet niet aan de bewaarplicht. U moet de facturen namelijk bewaren in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen mag u afdrukken, maar moet u dus ook digitaal opslaan. Wilt u een digitale factuur printen dan moet u deze in kleur afdrukken, conform het origineel. Facturen die u op papier ontvangt kunt u in kleur digitaliseren. Er bestaat slimme software die het mogelijk maakt de digitale facturen in de financiële administratie in te boeken. Dat scheelt tijd en vooral ruimte.