In welke gevallen mogen we afwijken van de bewaartermijn?

Question

Bij het archiveren van documenten houden we ons aan bewaartermijnen. Soms willen we gegevens echter langer of juist korter bewaren. In welke gevallen mag dat?

Accepted Answer

Voor het overzicht zou je over het algemeen het liefst zo min mogelijk bewaren en dan ook nog zo kort mogelijk. Een nobel streven, maar het is wel belangrijk dat je organisatie zich houdt aan de geldende wet- en regelgeving. Je onderneming heeft immers te maken met verschillende bewaartermijnen voor zakelijke documenten (infographic). Bij financiële gegevens, computergegevens of medische gegevens van het personeel geldt in het algemeen een bewaartermijn van zeven jaar.

Afwijken altijd in overleg

Wil je een document korter bewaren dan de wettelijke bewaartermijn? Dan moet dat altijd in overleg gebeuren. Gaat het bijvoorbeeld om belastinggegevens? Neem daarvoor dan contact op met de Belastingdienst.

Gerechtvaardigd doel verantwoorden

Het kan ook zijn dat je een langere bewaartermijn wilt aanhouden. Bijvoorbeeld als een ex-werknemer je organisatie verwijt dat hij arbeidsgehandicapt is geworden. Dit soort zaken komt meestal voor de rechter en een uitspraak kan een tijd op zich laten wachten.

Wil je onderneming deze zaak goed verdedigen? Dan heb je gegevens nodig die je standpunt kunnen onderbouwen, zoals een uitgebreid verzuimdossier van de ex-werknemer. In dit geval kun je het bewaren van dergelijke gegevens verantwoorden en heb je een ‘gerechtvaardigd doel’.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

In welke gevallen mogen we afwijken van de bewaartermijn?

29 september 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Bewaarplicht