Waar moeten we op letten bij archiefverhuizing?

Question

Dankzij ons thuiswerkbeleid hebben we voor onze onderneming minder ruimte nodig. We gaan verhuizen. Waar moeten we op letten bij archiefverhuizing?

Accepted Answer

Gaat jouw onderneming verhuizen of stap je over op een andere server, dan moet het archief natuurlijk ook mee. De verhuizing van een archief is meestal een behoorlijke klus. Voordat het archief klaar is om mee te verhuizen, moet je een aantal zaken regelen. Dit om te voorkomen dat jouw zorgvuldig opgebouwde en goed toegankelijke archief op de nieuwe locatie in een onoverzichtelijke puinhoop verandert. Allereerst moet je de afweging maken of je de verhuizing van het archief zelf gaat uitvoeren of dat je dit wilt uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf.

Houd bij de voorbereiding ook rekening met van toepassing zijnde wetgeving, zoals de Archiefwet of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie gelden aanvullende eisen voor transport, opslag en toegankelijkheid.

Accurate labeling en bestandsnamen

Als je besluit de verhuizing zelf te coördineren, moet jouw onderneming bij een papieren archief zorgen voor accurate nummering en labeling. Bij een digitaal archief is het belangrijk dat de bestandsnamen kloppen en alles in de juiste map staat. Je kunt bijvoorbeeld een controlemechanisme ontwerpen, zodat je weet dat alle archiefstukken ook op de nieuwe locatie aanwezig zijn. Bij een digitale verhuizing is het ook aan te raden voorafgaand een volledige back-up te maken en, na overzetting, te controleren of alle data correct zijn overgekomen.

Een to-do-list kan helpen bij het plannen van de verhuizing:

Inspecteer het te verhuizen archief.
Stel de verantwoordelijkheden vast.
Stel een tijdspad vast (om te voorkomen dat aan de vooravond van de verhuizing toch nog zaken overhaast moeten worden afgerond).
Schoon het archief op (op grond van een vastgestelde vernietigings- of selectielijst).
Stel vast hoe er met vertrouwelijke stukken moet worden omgegaan.
Zorg ervoor dat overbodige stukken vernietigd worden.
Zie er bij papier op toe dat kwetsbare objecten of stukken speciaal worden ingepakt.
Codeer de stukken zorgvuldig.
Controleer voorafgaand aan de verhuizing alle bestanden (zorg bij digitale verhuizingen voor een volledige back-up)
Controleer na de verhuizing alle bestanden, de toegangsrechten en de beveiliging.
Sla papieren archiefstukken (eventueel) digitaal op.

Maak daarnaast een logistiek draaiboek: wie pakt in, wie vervoert, wie pakt uit? Documenteer elke stap, zodat er geen stukken zoekraken en de overdracht vlot verloopt.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Waar moeten we op letten bij archiefverhuizing?

29 januari 2026

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Bewaarplicht