De financiële afdeling is het nauwst betrokken bij het voeren van de financiële administratie binnen een onderneming. Als de fiscus bij een boekenonderzoek constateert dat uw administratie onjuist is gevoerd, kunnen de consequenties aanzienlijk zijn. En dat is zuur als blijkt dat de fouten te wijten zijn aan één slordige werknemer.
Als de fiscus concludeert na een boekenonderzoek dat een onderneming bijvoorbeeld veel te weinig BTW heeft aangegeven of te weinig loonheffingen heeft afgedragen moeten de alarmbellen gaan rinkelen op de financiële administratie. U moet dan direct onderzoeken wat de oorzaak van deze fout is. Soms kan zo'n situatie ontstaan omdat een werknemer van de financiële afdeling erg slordig is geweest. Heeft de werknemer 'gewoon' een keer niet opgelet bij het inboeken van de administratie of heeft hij het boekhoudprogramma niet onder de knie? Zo'n fout kan grote gevolgen hebben want de ondernemer zelf kan uiteindelijk voor het openstaande bedrag aansprakelijk gesteld worden.
Een ondernemer kan dan zijn verweer zoeken in allerlei opties, maar dat helpt uiteindelijk vaak weinig. Zo zou de ondernemer kunnen bepleiten dat de werknemer weliswaar een zooitje van de administratie heeft gemaakt, maar dat dit de ondernemer zelf niet persoonlijk te verwijten valt. Of hij kan aandragen dat er geen sprake is van opzet: de onderneming doet immers te goeder trouw op basis van de administratie alle aangiftes.Verschuilen achter de accountant die de fouten niet opmerkt en de gegevens gewoon verwerkt in de jaarrekening lijkt misschien een optie, maar is het niet. Ook het verweer van een ondernemer die aangeeft zich niet met de financiën bezig te houden en dus ook de fouten niet opspoort, houdt geen stand bij de Belastingdienst en rechter. De ondernemer zelf moet namelijk toezien op de controle van de administratie. Als een verantwoordelijke werknemer er een potje van maakt en de accountant de onjuistheden niet opmerkt, ontslaat dat de ondernemer niet van zijn uiteindelijke verantwoordelijkheid!