VERDIEPINGSARTIKEL
Het Referentie grootboekschema bezien na zes jaar
Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat rapportages vanuit de boekhouding moet vereenvoudigen. Rapportagesoftware kan via de auditfile financieel de grootboekrekeningen en onderliggende mutaties via de RGS-codering koppelen aan de rapportagerubrieken. En RGS biedt nog meer voordelen. Goed om na zes jaar RGS eens de balans op te maken.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Gerard Bottemanne, eigenaar van onderzoeksbureau GBNed, www.softwarepakketten.nl
Eind 2011 hebben enkele bestuurlijke vertegenwoordigers van onder andere de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, het ministerie van Economische Zaken, Logius/SBR en het Centraal Bureau voor de Statistiek hun gedachten laten gaan over een idee om één gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen samen te stellen: het RGS. Zo’n schema moest leiden tot vergaande vereenvoudiging van de verschillende rapportagesystemen in de financiële administratieve rapportageketen. Dit zou kunnen door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS en anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS. Dit zou dan weer moeten leiden tot meer transparantie en lagere kosten. Aan alle kanten lof dus, al bij aanvang van het project. RGS biedt ook zeker voordelen. Zo kan RGS dienen als basisrekeningschema voor de loonverdeelstaat waardoor er een standaarduitwisseling tussen de salarissoftware en de boekhouding plaatsvindt. Ook verschillende rekeningschema’s kunnen, als RGS als standaard is gebouwd, aan elkaar gekoppeld worden, bijvoorbeeld bij het consolideren van de jaarrekening. Of RGS kan het ingezet worden om andere (sub)administraties, zoals die van webwinkels en kassystemen, op uniforme wijze gegevens te laten uitwisselen met de boekhouding. Startende ondernemingen hoeven het wiel niet meer uit te vinden: zij kunnen als ze op zoek zijn naar een nieuw rekeningschema putten uit de rekeningen van RGS:
RGS mogelijk gebruiken als basis voor aansluiting boekhouding
En een laatste voordeel: RGS kan gebruikt worden als basis voor de aansluiting van boekhouding en winst uit onderneming voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting.
De diverse samenwerkende organisaties rond RGS
RGS is een samenwerkingsverband tussen private en publieke organisaties. De RGS-organisatie bestaat uit:
- Expertgroep RGS: deze is verantwoordelijk voor het bepalen van de prioriteiten, keuzes rondom de architectuur en de aansturing van het RGS-initiatief.
- Beheergroep RGS: deze is verantwoordelijk voor het voorbereiden van inhoudelijke voorstellen met betrekking tot RGS en de onderliggende architectuur.
- Taskforce Implementatie: deze is verantwoordelijk voor de acceptatie, praktische invulling en toepassing van RGS. Een deel van de activiteiten heeft te maken met het verder uitrollen/implementeren van RGS. De Taskforce Implementatie voert haar taak uit in opdracht van het SBR Beraad.
Kleine ondernemingen en zzp'ers
Daarbij moet dan wel direct een kanttekening worden geplaatst. Er is in het RGS nog niet te filteren op zzp’ers en kleine ondernemingen. Voor deze twee groepen ondernemers is er nog geen formele RGS-subset die aansluit bij de winstaangifte voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting van de Belastingdienst.
Rekeninggroepen
Het RGS zelf is eenvoudig opgebouwd en bestaat uit vijf hiërarchische niveaus: balans c.q. resultatenrekening; hoofdrubriek; rubriek; rekening en mutatie. De eerste drie zijn bedoeld als rekeninggroepen, het vierde niveau komt overeen met rekeningen die vergelijkbaar zijn met grootboekrekeningen. Het vijfde niveau, ‘mutatie’, is in het leven geroepen voor accountants, maar of die ook gebruikt wordt is de vraag.
Decimaal rekeningschema
Het RGS is daarnaast opgebouwd uit een referentiecode die uit louter letters bestaat. Dit laatste in tegenstelling tot een decimaal rekeningschema dat, zoals u gewend bent, is opgebouwd uit enkel cijfers. De RGS-code zelf is maximaal 13 tekens lang. Maar daarna kan een punt komen (dat is dus ook één positie), en na die punt een in principe ongelimiteerde extensie. In de praktijk zal een als extensie toegevoegd IBAN-nummer de langste extensie zijn, dus nog eens achttien posities. De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentiegrootboeknummer is gelegen in het feit dan we al decennia lang werken met een decimaal rekeningschema. En daarmee zijn we in Nederland natuurlijk niet uniek. Bij de opzet van een nieuw rekeningschema voor de administratie ligt het voor de hand om uit te gaan van het referentiegrootboeknummer.
SBR
RGS is in eerste instantie positief ontvangen, zowel door softwareleveranciers als gebruikers, maar een grote doorbraak is tot op heden uitgebleven. Om te zorgen dat RGS straks niet op een laag pitje wordt gezet qua implementatie in de software en algehele acceptatie door gebruikers nog langer op zich laat wachten, is het van groot belang de volgende aandachtspunten niet uit het oog te verliezen:
- Communicatie
Zorgen voor een goede en frequente communicatie naar softwareleveranciers, accountants- en administratiekantoren en eindgebruikers, via persberichten, artikelen, praktijkcases en demonstraties. - Afstemming
Goede afstemming met branche- en vakorganisaties over opname van branchegerichte rekeningen binnen RGS. Op die manier kunnen softwareleveranciers en/of gebruikers filters toepassen zodat RGS op maat gemaakt wordt. Voorbeelden waarbij de filtertoepassing al in werking is gesteld zijn de agrosector en de bouw. De al genoemde zzp’ers en kleine ondernemingen staan nog ‘in de wacht’ om specifieke subsets toe te kunnen passen. - SBR
Zorgen voor een 100% blijvende koppeling met SBR, zo mogelijk over alle SBR-rapportages heen en niet per rapportage (entrypoint genoemd). Koppeling over rapportages heen geeft de minste kans op niet actuele en onbetrouwbare koppelingen. Op basis van RGS 3.0 (dat is de meest recente en inmiddels vierde update van RGS) wordt een RGS-taxonomie opgemaakt om SBR-rapportages te maken. - Regelgeving
Fiscale regelgeving koppelen aan de RGS-codering. Op basis daarvan zouden boekingen intelligenter gedaan kunnen worden en wordt bijvoorbeeld meteen duidelijk of er sprake is van een boeking van kosten of van een investering. - Beperking
Zorgen dat er geen overbodige faciliteiten zijn die RGS onnodig ingewikkeld maken. Het huidige RGS bevat bijvoorbeeld meer dan drieduizend codes, waarvan er ook nog eens een aantal onnodig herhaald worden (het (vooralsnog) ongebruikte niveau 5). - Timing
Zorgen voor een juiste timing van positieve communicatie. Bij het opzetten van RGS zes jaar geleden werd direct het woord lastenverlichting in de mond genomen. Het is verstandiger dit niet op voorhand te roepen en er een politiek vehikel van te maken, maar dit eerst aan te tonen in de praktijk.
