VERDIEPINGSARTIKEL

Online betalingen in de boekhouding

Veel ondernemers bieden hun producten of diensten vandaag de dag online aan. Voor hen én voor diegenen die de digitale stap nog willen gaan maken, is het handig om te weten hoe online betalingen zo efficiënt mogelijk in de boekhouding kunnen worden opgenomen.

Onderzoeksbureau GBNED deed er onderzoek naar en publiceerde recent het rapport ‘Boekhoudsoftware: online betalingen en de rol van Payment Service Providers’. In deze publicatie werden enkele mogelijkheden uiteengezet.

---

Online betaalmethoden worden vaak gebruikt in een webshop. De afnemer bestelt het product of dienst en rekent daarbij meteen af. Een online betaalmethode kan ook achteraf worden ingezet. Via een betaallink of QR-code kan de afnemer dan het verschuldigde bedrag alsnog overmaken.

Online betaalmethoden worden meestal aangeboden via online betaalplatformen van Payment Service Providers (PSP’s). Bekende betaalplatformen zijn Adyen, Buckaroo, Mollie, MultiSafepay en Pay.

Diensten van PSP’s

PSP’s verlenen verschillende diensten in het betalingsverkeer. Denk hierbij aan het afhandelen van online betalingen voor een webshop, maar ook het afhandelen van rekeningafschriften voor banken. Het voordeel van een PSP is dat een leverancier van bijvoorbeeld boekhoud-, webwinkel- en kassasoftware zelf geen koppelingen hoeft te maken.

Rekeninginformatiediensten kunnen deze dienst aanbieden sinds de invoering van PSD2

Account Information Service Providers

Naast de PSP’s die betaalplatformen aanbieden, zijn er dienstverleners die zich bezighouden met het afhandelen van rekeninginformatie, ook wel genoemd Account Information Service Providers (AISP’S). Deze rekeninginformatiediensten halen online bankafschriften op bij verschillende banken.

Deze partijen kunnen deze dienst aanbieden sinds de invoering van Payment Services Directive 2 (PSD2), de Europese wet voor het betalingsverkeer. Deze wet verplicht banken om derde partijen toegang te geven tot een betaalrekening als de houder daarvan daarvoor toestemming heeft verleend.

Uitwisseling met boekhoudsoftware

Voor het uitwisselen van elektronische bankafschriften met boekhoudsoftware is het bestandsformaat SEPA CAMT beschikbaar. Ook kan gebruik worden gemaakt van het eerdere MT940 en van eigen formatten van aanbieders van online betaalplatformen. Dat zijn dan vaak CSV-bestanden.

Een andere mogelijkheid is het uitwisselen van online betaalinformatie voor de boekhouding op basis van de techniek van Application Programming Interface (API). In de boekhoudpakketten zijn verschillende functionaliteiten beschikbaar. Denk hierbij aan:

1. Elektronische bankafschriften inlezen op basis van CAMT en/of MT940;
2. Een automatische bankkoppeling met banken, waarbij de elektronische bankafschriften direct in het boekhoudpakket terechtkomen.
3. Een automatische koppeling met banken via een AISP, waarbij elektronische bankafschriften van meerdere banken direct in het boekhoudpakket terechtkomen.
4. Het inlezen van transacties van PayPal op basis van een CSV-bestand.
5. Het automatisch inlezen van transacties van PayPal op basis van API-techniek.
6. Het inlezen van transacties van PSP-betaalplatformen op basis van een CAMT, MT940 of eigen formaat.
7. Het automatisch inlezen van transacties van PSP betaalplatformen op basis van API-techniek.

Niet elk boekhoudpakket biedt alle functionaliteiten, maar voor de laatste vier punten zijn voor bepaalde boekhoudsoftware add-ons beschikbaar van derde partijen. Add-ons vormen een schakel tussen onder andere online betaalmethoden, payment service providers en boekhoudsoftware. Aanbieders van deze add-ons bieden vaak ook andere online koppelingen met boekhoudsoftware.

Via het boekhoudpakket kan ook BTW-aangifte worden gedaan

Aangiftes via het boekhoudpakket

Doordat verkopen via een webwinkel direct terechtkomen in het boekhoudpakket kan ook via het boekhoudpakket BTW-aangifte worden gedaan, evenals de ICP-opgave (voor intracommunautaire transacties) en de OSS (One Stop Shop regeling). Deze transacties worden dan in het boekhoudpakket geboekt bij betreffende facturen op basis van de CAMT of de MT940.

Verkopen webwinkel verwerken

Om verkopen vanuit een webwinkel te verwerken in het boekhoudpakket kan:

• gebruik gemaakt worden van een koppeling tussen betreffende webwinkel(software) en boekhoudpakket, al dan niet op basis van maatwerk.
• gebruik worden gemaakt van een partij die gespecialiseerd is in oplossingen om meerdere webwinkelplatformen te koppelen met meerdere boekhoudpakketten.
• handmatig gegevens worden overgenomen. Als sprake is van een zeer beperkt aantal webwinkelverkopen kan worden overwogen om deze handmatig te verwerken in de boekhouding.

Betalingen via PSP verwerken

Bij het verwerken van online betalingen in de boekhouding via een PSP-betaalplatform wordt uitgegaan van het volgende:

• de betalingen van klanten die door een Payment service provider (PSP) zijn ontvangen, rekening houdend met transactiekosten;
• de uitbetaling door de PSP;
• de banktransactie van de eigen bank met de uitbetaling;
• de factuur achteraf van de PSP met transactiekosten en BTW berekend over de transactiekosten.

Het is aan te raden om contact op te nemen met uw boekhoud­software­leverancier

Zo efficiënt mogelijk verwerken van online betalingen

Bent u van plan om een eigen zaak te beginnen, dan is het aan te raden om u te verdiepen in de mogelijkheden voor het zo efficiënt mogelijk verwerken van online betalingen in de financiële administratie. Het is ook zeker aan te raden om contact op te nemen met uw boekhoud­software­leverancier. Die kan u ondersteunen bij het in de praktijk brengen van uw wensen.

Uiteraard kan het ook lonen om bij verschillende leveranciers na te vragen welke functionaliteiten zij allemaal kunnen bieden en welke tarieven daarop van toepassing zijn. Zodra alles goed is ingericht, kunt u aan de slag.

Meer informatie vindt u in het rapport ‘Boekhoudsoftware: online betalingen en de rol van Payment Service Providers’ van onderzoeksbureau GBNED. Dit is gratis op te vragen op Softwarepakketten.nl.

---

---