Hoe verwerken we een softwarelicentie van één jaar in de jaarrekening?

8 december 2020

We hebben een licentie betaald voor een boekhoudpakket met een geldigheidsduur van één jaar voor € 750. Hoe verwerken we die in de jaarrekening?

De winst-en-verliesrekening van uw onderneming moet een juist beeld geven van de kosten die bij een bepaald boekjaar horen. Als uw onderneming rekent met een boekperiode van één kalenderjaar, dan mag u alleen de kosten opnemen voor dat jaar. Als het bij de licentie gaat om een kalenderjaar kunnen de aanschafkosten van het boekhoudpakket opgenomen worden in de winst-en-verliesrekening van 2020.

Vooruitbetaalde kosten

Als de licentie niet het boekjaar betreft, maar overloopt naar het volgende jaar gaat het om vooruitbetaalde kosten. Die moeten niet direct in de winst-en-verliesrekening worden opgenomen, maar via de balans naar het volgende jaar worden gebracht.

Stel dat de licentie is betaald voor de periode 1 maart 2020 tot 1 maart 2021, dan moet u bij het opmaken van de balans op 31 december 2020 de grootboekrekening corrigeren omdat die kosten betrekking hebben op een langere periode, namelijk 1 januari 2021 tot 1 maart 2021. Deze kosten horen niet op de winst-en-verliesrekening 2020 thuis.

Dit gedeelte van de kosten (2/12e) boekt u over naar een rekening vooruitbetaalde bedragen. Die post staat op de balans debet als een rekening van bezit, want u heeft recht op de diensten waarvoor u vooruitbetaalt. In 2021 boekt u tegengesteld om de kosten weer in de resultaten te krijgen.