VERDIEPINGSARTIKEL

BTW en het doorbelasten van kosten

Over het algemeen wordt de BTW-heffing van het doorbelasten van kosten als moeilijk ervaren. Er is twijfel bij veel ondernemers of het doorbelasten van kosten wel of niet geldt als een prestatie voor de BTW.

Lange tijd werd gedacht dat het doorbelasten aan een derde altijd een voor de BTW belaste prestatie was, maar in de praktijk blijkt dat niet altijd het geval te zijn. Wat zijn nu precies de regels en wanneer is er sprake van een uitzondering?


9 september 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Carola van Vilsteren, Van Vilsteren BTW, e-mail: info@btwadvies.com


De Hoge Raad heeft in zijn uitspraak van 29 september 2017 de gedachte doorbroken dat het doorbelasten van kosten altijd een BTW-belaste prestatie is.

Het enkel doorbelasten van kosten is niet zonder meer een prestatie voor de BTW, zo oordeelde de Hoge Raad. Het doorbelasten van kosten is pas een belaste prestatie voor de BTW als de ondernemer iets moet doen of moet nalaten in relatie tot de partij aan wie hij de kosten doorbelast.

Wanneer BTW-belaste prestatie

Wanneer een holding alleen maar kosten doorbelast zonder dat daarbij verdere afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld voor de onkosten die zijn betaald voor de directeur-grootaandeelhouder (dga), is er geen sprake van een BTW-belaste prestatie. De holding zal in dit geval geen recht op BTW-aftrek hebben.

Dat is wel het geval als de holding nog andere activiteiten verricht die wel met BTW belast zijn. Pas als de holding onkosten doorbelast aan een vennootschap waarvoor zij bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden verricht, is het doorbelasten van de kosten belast met BTW. Deze onkosten moeten dan wel zijn gemaakt voor de overeengekomen administratieve werkzaamheden.

De redenering van de Hoge Raad heeft betrekking op de vraag of er een prestatie van de BTW-ondernemer ten opzichte van de derde wordt verricht. Belast de holding bijvoorbeeld administratieve onkosten door aan de werkmaatschappij zonder dat afgesproken is dat de holding bepaalde werkzaamheden voor de werkmaatschappij zal verrichten, dan is geen BTW verschuldigd.

Maakt de ondernemer afspraken waaruit verplichtingen tegen betaling voortvloeien, dan is de prestatie volgens de Hoge Raad wel belast met BTW. Een tip: bereken, als een BTW-belaste prestatie gewenst is, een vergoeding (administratiefee) of een opslag (bijvoorbeeld 5%) bij het doorberekenen van kosten en zorg dat afspraken hierover zijn vastgelegd in een management- of dienstenovereenkomst.

Fiscale eenheid vormen voor de BTW

Bij een fiscale eenheid worden meerdere ondernemingen samen gezien als één onderneming voor de BTW. Een fiscale eenheid bestaat vaak uit een moedermaatschappij en één of meer dochtermaatschappijen.

Voorwaarden
Als u een fiscale eenheid vormt, heeft dit gevolgen voor de BTW. De fiscale eenheid doet bijvoorbeeld één BTW-aangifte voor alle ondernemingen samen. Ook betaalt een fiscale eenheid geen BTW over leveringen van goederen en diensten tussen de ondernemingen.

Voor het vormen van een fiscale eenheid, gelden een aantal voorwaarden. De ondernemingen moeten:

  • een eenheid vormen op financieel, organisatorisch en economisch gebied;
  • elk ondernemer zijn voor de btw;
  • gevestigd zijn in Nederland.

U kunt een fiscale eenheid vormen met iedere rechtsvorm. Wel moet minstens één bv, cv, stichting of vereniging deel uitmaken van de fiscale eenheid.

BTW accountantskosten terugvragen

Een ondernemer heeft recht op BTW-aftrek op zijn inkopen voor zover hij BTW-belaste prestaties verricht. De BTW die de holding betaalt bij de inkoop van bijvoorbeeld accountantskosten die het hele concern dienen kan de holding terugvragen.

Dat kan als er tegenover de doorbelasting van de accountant aan de deelneming een vergoeding staat en er een overeenkomst is. Het doorbelasten van kosten zonder dat daarbij sprake is van een verplichting is niet met BTW belast en leidt dus niet tot BTW-aftrek.

Dit kan een nadeel zijn voor de ondernemer die de kosten doorbelast, omdat deze ondernemer de BTW op inkopen niet in aftrek kan brengen.

Doorlopende post

Het doorbelasten van kosten moet onderscheiden worden van doorlopende posten. Worden er kosten gemaakt op naam en voor rekening van een ander, en worden deze kosten aan de ander doorberekend, dan is er sprake van een doorlopende post. Een voorbeeld zijn leges voor een omgevingsvergunning die een aannemer voor zijn opdrachtgever betaalt.

BTW bij detachering

Het detacheren van werknemers is in principe belast met BTW. De BTW wordt een kostenpost bij detachering als een uitlener hierover BTW moet berekenen en een inlener vrijgestelde prestaties verricht. De inlener kan de BTW over de detacheringskosten die aan hem gefactureerd wordt niet terugvragen.

Wel of geen gebruik maken van detachering?

Het inhuren van werknemers via een detacheringsbureau heeft voor- en nadelen. Het is aan u om al dan niet te kiezen voor het langdurig inhuren van personeel via een bureau.

Kennis
Een voordeel van detachering is dat u een beroep kunt doen op hoogopgeleide werknemers met veel kennis en ervaring op het gebied van de gewenste werkzaamheden. Op basis van het sollicitatiegesprek bekijkt of u voor een bepaalde periode met de desbetreffende kandidaat in zee wilt gaan. Een ander voordeel is dat u in financieel mindere perioden niemand hoeft te ontslaan.

Duurder
Een nadeel is dat gedetacheerden geen onderdeel zijn van de onderneming. Zij werken alleen maar tijdelijk voor u. Detacheren is ook duurder dan bijvoorbeeld het inhuren van personeel via een uitzendbureau. Het detacheringsbureau draagt het werkgeversrisico en dat zult u terugzien in het uurtarief van de werknemer.

Personeel vrijgesteld van BTW

De staatssecretaris van Financiën wil met het besluit Omzetbelasting: ter beschikking stellen van personeel, gepubliceerd op 14 december 2018, voorkomen dat het kostprijsverhogende effect wordt bereikt in sociale sectoren.

In het besluit is, onder voorwaarden, het uitlenen van personeel vrijgesteld van BTW:

  • in de onderwijssector;
  • in de gezondheidssector;
  • in de sociaal-culturele sector;
  • aan zogenoemde Euregio’s (samenwerkingsverbanden tussen EU-landen);
  • in het kader van het herstructureren van publiekrechtelijke lichamen;
  • ter bevordering van arbeidsmobiliteit.

In het besluit wordt onderscheid gemaakt tussen het structureel en niet-structureel uitlenen van personeel.

Structurele uitleen

Bij het structureel ter beschikking stellen van personeel hoeft er, onder voorwaarden, geen BTW in rekening te worden gebracht. Van belang is dat de structurele uitleen van het personeelslid is vastgelegd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, de inlener verantwoordelijk is voor de financiële gevolgen bij ontslag van de werknemer en dat de vergoeding niet hoger is dan de brutoloonkosten.

Overeenkomst

In iedere sector gelden andere voorwaarden voor het structureel uitlenen onder de BTW-vrijstelling. Deze zijn ook te vinden in het genoemde besluit.

De afspraken moeten goed vastgelegd worden in een overeenkomst. Er zijn ook andere oplossingen om BTW niet kostprijsverhogend te laten zijn, zoals kosten voor een gemene rekening of het aangaan van een fiscale eenheid BTW.

Gaat doorbelasten gemoeid met verplichting.

Waar moet u, kort samengevat, op letten? Een ondernemer die zijn kosten doorbelast aan een derde moet aandacht besteden aan de vraag of het doorbelasten van de kosten gemoeid gaat met een verplichting.

Vloeien er door afspraken met de BTW-ondernemer aan wie de kosten worden doorbelast, verplichtingen voort en wordt er een vergoeding ontvangen voor de werkzaamheden in verband met de doorbelasting van kosten, dan is het doorbelasten van kosten een prestatie belast met BTW.

Belaste prestatie wenselijk

Het is over het algemeen wenselijk voor de BTW-ondernemer die de kosten doorbelast om een belaste prestatie te leveren aangezien hij de BTW die gemoeid is met de inkoopkosten kan terugvragen.

Bij het uitlenen van personeel is het van belang om te kijken of de detachering is belast met BTW.

Voorwaarden detachering

In principe is detacheren van personeel belast met 21% BTW. Voldoet de detachering aan de voorwaarden die eerder zijn benoemd, dan is de detachering vrijgesteld van BTW en zal voor de inlener de BTW niet kostprijsverhogend werken.