VERDIEPINGSARTIKEL

De voorwaarden voor aftrek van voorbelasting in de BTW

De aftrek van voorbelasting is een belangrijk onderdeel van het BTW-systeem. Maar als BTW-ondernemer heeft u alleen recht op aftrek van voorbelasting als u aan bepaalde voorwaarden voldoet. Welke zijn dat?


2 september 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door drs. Michel Toet, vaktechnisch coördinator OB/OVB bij de Belastingdienst, e-mail: mjma.toet@belastingdienst.nl


De eerste, en misschien wel de belangrijkste, voorwaarde voor aftrek van voorbelasting is dat u op het moment dat u de factuur ontvangt ondernemer voor de BTW bent. Het zijn namelijk alleen ondernemers die de aan hen in rekening gebrachte BTW als voorbelasting in aftrek kunnen brengen.

Bent u op het moment dat u de goederen en/of diensten aanschaft geen BTW-ondernemer, dan kunt u deze BTW niet in aftrek brengen. Als u op een later moment wel als BTW-ondernemer kunt worden aangemerkt, mag u deze BTW niet alsnog in aftrek brengen.

Dit betekent dus dat als u bijvoorbeeld een laptop heeft aangeschaft op het moment dat u geen BTW-ondernemer was, u de BTW op die laptop niet alsnog in aftrek mag brengen op het moment dat u wel als BTW-ondernemer kunt worden gezien.

Activiteiten mét en zonder aftrek voorbelasting

Maar ook als u BTW-ondernemer bent, betekent dit niet automatisch dat u recht op aftrek van voorbelasting heeft. De aftrek moet namelijk ook toerekenbaar zijn aan activiteiten waarvoor u recht heeft op aftrek van voorbelasting.

Ondernemers die zowel prestaties met én zonder aftrek van voorbelasting verrichten, moeten nagaan op welke van de twee de voorbelasting betrekking heeft. Voorbelasting die zowel te maken heeft met prestaties met en zonder recht op aftrek van voorbelasting, kunt u in principe pro rata in aftrek brengen. Het pro rata is gelijk aan de verhouding tussen de omzet met aftrek van voorbelasting en de totale omzet.

Regels aftrek BTW voor gemengde prestaties

Voor de aftrek van BTW voor ondernemers die zowel belaste als vrijgestelde prestaties verrichten bestaan duidelijke regels. Zo moet de aftrek van BTW op algemene kosten in principe pro rata plaatsvinden. Als het werkelijk gebruik echter tot een zuiverdere uitkomst leidt, kan aftrek van BTW op algemene kosten op grond van het werkelijk gebruik geschieden.

 

Belangrijk is dat wie het werkelijk gebruik wil toepassen daarvoor dan de bewijslast heeft. Dit betekent dat als u (of de inspecteur) de aftrek van BTW op algemene kosten wilt bepalen aan de hand van het werkelijk gebruik, u dit aannemelijk moet maken aan de hand van objectieve gegevens. Dit betekent dus dat de drempel om het werkelijk gebruik toe te passen behoorlijk hoog is.

Aftrek voorbelasting in het juiste tijdvak

Een andere belangrijke voorwaarde voor het recht op aftrek van voorbelasting is dat u de voorbelasting in het juiste tijdvak in aftrek brengt. Als u in het derde kwartaal 2021 een factuur krijgt uitgereikt én u heeft recht om de daarop vermelde BTW in aftrek te brengen, brengt u de voorbelasting ook in uw BTW-aangifte van het derde kwartaal 2021 in aftrek. U mag er dus niet voor kiezen om deze voorbelasting in uw aangifte van het vierde kwartaal 2021 af te trekken.

Als u vergeet om de voorbelasting in de juiste aangifte in aftrek te brengen, moet u hiervoor een suppletieaangifte omzetbelasting indienen. Alleen als het bedrag aan voorbelasting € 1.000 of minder bedraagt, mag u dit in de eerstvolgende aangifte in aftrek brengen.

Voorbelasting bij later gebruik

Als u voorbelasting in rekening krijgt gebracht, gebruikt u niet altijd meteen deze prestaties. Als u bijvoorbeeld een pand laat bouwen, krijgt u vaak voorafgaand aan de oplevering daarvan al diverse (deel)facturen uitgereikt door de aannemer. Op het moment dat de voorbelasting in rekening wordt gebracht, moet u bepalen waarvoor u de aan u verrichte prestaties gaat gebruiken.

In het geval van het pand moet u op het moment van het ontvangen van de deelfacturen aan de hand van objectieve gegevens nagaan of, en zo ja in hoeverre u deze onroerende zaak voor prestaties met en zonder recht op aftrek van voorbelasting gaat gebruiken. Daarnaast moet u op het moment van ingebruikname van de onroerende zaak nagaan of het voornemen overeenkwam met het daadwerkelijk gebruik van deze onroerende zaak.

Aftrek herzien na negen jaar?

Verder moet u bij een onroerende zaak negen jaar na het jaar van ingebruikname nagaan of u de eerder in aftrek gebrachte BTW moet herzien (terugbetalen) of aanvullend recht op aftrek heeft. Deze herziening van BTW (infographic), doordat de daadwerkelijke bestemming van de gebruikte goederen en diensten afwijkt van de voorgenomen bestemming, is volgens de Belastingdienst niet bedoeld als een 'spijtoptantenregeling'.

Herziening BTW is geen 'spijtoptantenregeling'

Dat speelt in het geval dat u goederen en diensten afneemt die bestemd zijn voor handelingen met recht op aftrek, maar dat u deze voorbelasting niet aftrekt in het tijdvak waarin deze aan u in rekening is gebracht. De herziening is dan niet bedoeld  om alsnog deze voorbelasting in aftrek te brengen op het moment van ingebruikname.

Hier is echter wel discussie over en deze kwestie ligt momenteel bij de hoogste rechter om er een definitief oordeel over te geven.

BTW-factuur moet voldoen aan de voorwaarden

Alleen de afnemer kan de aan hem in rekening gebrachte BTW als voorbelasting aftrekken. Meestal is dat degene aan wie de factuur is uitgereikt. Om die reden levert dit vaak geen discussie op met de fiscus.

Dit kan anders zijn als bijvoorbeeld een factuur niet is uitgereikt aan de moedermaatschappij die geen recht heeft op aftrek van voorbelasting, maar aan de dochtermaatschappij die wel aftrekrecht heeft. Een aantal jaren geleden oordeelde de hoogste rechter dat de ondernemer aan wie de factuur is uitgereikt én die wordt genoemd als degene voor wie de prestatie is verricht, de afnemer voor de BTW is, tenzij er sprake is van tegenbewijs.

Alleen aftrek met een 'juiste' factuur

Een andere belangrijke voorwaarde voor aftrek van voorbelasting is dat u over een juiste factuur beschikt. Dit wil zeggen dat de aan u uitgereikte factuur voldoet aan de BTW-voorwaarden (infographic).

De factuur moet onder meer de volgende gegevens bevatten: het BTW-nummer van de afnemer, een omschrijving van de verrichte diensten/geleverde goederen, het BTW-percentage en het bedrag aan in rekening gebrachte BTW. Zonder een ‘juiste’ factuur mag u de BTW op deze factuur niet in aftrek brengen.

Nieuwe leverancier? BTW-nummer checken

Bij nieuwe leveranciers is het verstandig om het BTW-nummer te verifiëren om na te gaan of deze leverancier inderdaad bestaat. Het komt namelijk wel eens voor dat een niet bestaand BTW-nummer op een factuur wordt vermeld. Bij een controle bestaat de kans dat de Belastingdienst de aftrek van BTW op deze facturen niet accepteert en u een naheffingsaanslag BTW oplegt, te verhogen met rente en misschien zelfs met een boete.

Ook aftrek voor maten of vennoten 

Bij een maatschap of vennootschap onder firma (vof) kan het voorkomen dat de factuur niet op naam is gesteld van de maatschap of vof maar op naam van de (individuele) maten of vennoten. Desondanks oordeelde de hoogste rechter dat de maatschap/vof deze BTW toch in aftrek kan brengen.

Maatschap moet BTW weer deels terugbetalen

Belangrijk aandachtspunt is dat als de maatschap/vof de BTW in aftrek brengt van de door de maten/vennoten aangeschafte goederen, deze goederen voor de heffing onderdeel gaan uitmaken van het bedrijfsvermogen van de maatschap/vof.

Dit betekent dat als deze goederen (nadat de BTW op de aanschaf in aftrek is gebracht) aan privé worden geleverd, de maatschap/vof een fictieve levering verricht. Dit geldt ook als de maatschap/vof ophoudt te bestaan. Deze fictieve levering leidt ertoe dat de maatschap/vof een deel van de eerder in rekening gebrachte BTW weer moet gaan terugbetalen.

Geen aftrek op eten en drinken

Belangrijk is dat u nooit de BTW in aftrek kunt brengen op eten en drinken die worden genuttigd in een horecagelegenheid. Dit geldt ook voor de BTW op catering in een daarvoor speciaal ingerichte ruimte zoals een (gehuurde) zaal of partytent.

Het feit dat mogelijk sprake is van een zakelijke lunch of zakelijk diner maakt niet uit. U kunt daarentegen wel de BTW op hotelovernachtingen in uw BTW-aangifte aftrekken als dit zakelijke kosten zijn.

BTW ten onrechte in rekening gebracht

Tot slot geldt dat u nooit de BTW die ten onrechte in rekening is gebracht als voorbelasting kunt aftrekken. Als degene die de BTW ten onrechte in rekening bracht deze echter betaalt aan de fiscus, berust de inspecteur meestal in aftrek bij de afnemer.

Als de ondernemer die de BTW ten onrechte in rekening bracht deze echter niet heeft betaald aan de fiscus, maar de afnemer deze wel in aftrek heeft gebracht, kan de inspecteur deze BTW naheffen bij de afnemer.

Dit betekent dat de afnemer wordt geconfronteerd met een onverwachte kostenstijging van 21%. Het verhalen van deze BTW op zijn leverancier is meestal zinloos als deze de BTW al niet heeft afgedragen aan de Belastingdienst.