VERDIEPINGSARTIKEL

Het doorbelasten van kosten en BTW

Veel ondernemers weten vaak niet of het doorbelasten van kosten nu wel of niet een prestatie voor de BTW is. Lange tijd werd gedacht dat het doorbelasten aan een derde altijd een voor de BTW belaste prestatie was, maar in de praktijk blijkt dat niet altijd het geval zo te zijn.

Wat zijn nu precies de regels voor het doorbelasten van de kosten en natuurlijk niet te vergeten de uitzonderingen op deze regels die er altijd zijn?


8 december 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Carola van Vilsteren, Van Vilsteren BTW Advies, e-mail: info@btwadvies.com


Mocht u nog denken dat er bij het doorbelasten van kosten altijd sprake is van een prestatie voor de BTW, dan bent u nu een illusie armer, want in het arrest van de Hoge Raad van 29 september 2017 is al de gedachte doorbroken dat het doorbelasten van kosten altijd een BTW-belaste prestatie is.

Ons hoogste rechtsorgaan oordeelde hierin dat het enkel doorbelasten van kosten niet zonder meer een prestatie voor de BTW is. Er is namelijk volgens de Hoge Raad pas sprake van een belaste prestatie als de ondernemer iets moet doen of moet nalaten in relatie tot de partij aan wie hij de kosten doorbelast.

Als een holding alleen maar kosten doorbelast zonder dat daarbij verdere afspraken zijn gemaakt, denk bijvoorbeeld aan de onkosten die zijn betaald voor de dga, is er geen sprake van een BTW-belaste prestatie. De holding zal in dit geval geen recht op BTW-aftrek hebben.

Wanneer is doorbelasten belast

Dat is wel het geval als de holding nog andere activiteiten verricht die wel met BTW belast zijn. Pas als de holding onkosten doorbelast aan een vennootschap waarvoor zij bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden verricht, is het doorbelasten van de kosten belast met BTW. Deze onkosten moeten dan natuurlijk wel zijn gemaakt door de holding voor de overeengekomen administratieve werkzaamheden.

Wordt er een prestatie van de BTW-ondernemer ten opzichte van een derde verricht

Is er een prestatie verricht

Het gaat dus om de vraag of er een prestatie van de BTW-ondernemer ten opzichte van de derde wordt verricht. Belast de holding bijvoorbeeld administratieve onkosten door aan de werkmaatschappij zonder dat afgesproken is dat de holding bepaalde werkzaamheden voor de werkmaatschappij zal verrichten, dan is geen BTW verschuldigd. Maakt de ondernemer afspraken waaruit verplichtingen tegen betaling voortvloeien, dan is de prestatie volgens de Hoge Raad wel belast met BTW.

Overeenkomst

U heeft recht op BTW-aftrek op uw inkopen voor zover u BTW-belaste prestaties verricht. De BTW die de holding betaalt bij de inkoop van bijvoorbeeld accountantskosten die voor het hele concern zijn kan de holding terugvragen. Dat kan als er tegenover de doorbelasting van de accountant aan de deelneming een vergoeding staat en er een overeenkomst is. Het doorbelasten van kosten zonder dat daarbij sprake is van een verplichting is niet met BTW belast en leidt dus niet tot BTW-aftrek.

Dit kan een nadeel zijn voor u als u de kosten doorbelast, omdat u de BTW op inkopen niet in aftrek kunt brengen.

Doorlopende posten

Het doorbelasten van kosten moet u onderscheiden van doorlopende posten. Maakt u kosten gemaakt op naam en voor rekening van een ander, en berekent u deze kosten aan de ander door, dan is er sprake van een doorlopende post. Een voorbeeld van een doorlopende post zijn leges voor een omgevingsvergunning die een aannemer voor zijn opdrachtgever betaalt.

Detacheren van werknemers

Het detacheren van werknemers is in principe belast met 21% BTW. De BTW wordt echter een kostenpost bij de detachering als een uitlener hierover BTW moet berekenen en een inlener vrijgestelde prestaties verricht. De inlener kan de BTW over de detacheringskosten die hij gefactureerd krijgt dan niet in zijn aangifte terugvragen.

Uitgezonderde sectoren

De staatssecretaris van Financiën heeft echter met een besluit dat gaat over de toepassing van de Wet op de omzetbelasting 1968 op het ter beschikking stellen van personeel, gepubliceerd op 14 december 2018, voorkomen dat dit leidt tot kostprijsverhogende effecten in de sociale sectoren.

In het betreffende besluit is, onder voorwaarden, het uitlenen van personeel vrijgesteld van BTW:

  • in de onderwijssector;
  • in de gezondheidssector;
  • in de sociaal-culturele sector;
  • aan zogenoemde Euregio’s (samenwerkingsverbanden tussen EU-landen);
  • in het kader van het herstructureren van publiekrechtelijke lichamen;
  • ter bevordering van arbeidsmobiliteit.

In het besluit maakt de staatssecretaris onderscheid tussen het structureel en niet-structureel uitlenen van personeel. Bij het structureel ter beschikking stellen van personeel hoeft er, onder voorwaarden, geen BTW in rekening te worden gebracht.

Van belang is dat de structurele uitleen van het personeelslid is vastgelegd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, de inlener verantwoordelijk is voor de financiële gevolgen bij ontslag van de werknemer en dat de vergoeding niet hoger is dan de brutoloonkosten.

Vergoeding berekenen

Een tip: bereken, als een BTW-belaste prestatie gewenst is, een vergoeding (administratiefee) of een opslag (bijvoorbeeld 5%) bij het doorberekenen van kosten en zorg dat er afspraken hierover zijn vastgelegd in een management- of dienstenovereenkomst.

[/kader]

Andere oplossingen

In iedere sector gelden andere voorwaarden voor het structureel uitlenen onder de BTW-vrijstelling. Deze zijn ook te vinden in het eerder genoemde besluit. De afspraken moet u goed vastleggen in een overeenkomst. Er zijn ook andere oplossingen om de BTW niet kostprijsverhogend te laten zijn, zoals het werken met kosten voor gemene rekening of het aangaan van een fiscale eenheid voor de BTW. Meer uitleg over deze beide mogelijkheden vindt u in de betreffende kaders hieronder.

Hoe werkt het met kosten voor gemene rekening?

Er is volgens de Hoge Raad sprake van ‘kosten voor gemene rekening’ als deze kosten worden gemaakt voor verschillende ondernemers maar in eerste instantie door één van hen zijn betaald en voor het werkelijke bedrag volgens een vantevoren vaststaande verdeelsleutel over deze ondernemers zijn omgeslagen.

Druk
Als twee of meer ondernemers samenwerken en met elkaar afspreken de kosten te delen, kan het leerstuk van kosten voor gemene rekening van toepassing zijn. Dit is interessant als op (een deel van) deze kosten in eerste instantie geen BTW drukt, zoals loonkosten van een van de ondernemers, en de ondernemers de BTW niet of maar gedeeltelijk kunnen verrekenen als voorbelasting.

Bij kosten voor gemene rekening kan een deel van bijvoorbeeld de loonkosten worden verrekend zonder berekening van BTW.

Een fiscale eenheid voor de BTW aangaan

Als ondernemers een fiscale eenheid voor de BTW vormen, zijn zij voor de BTW één ondernemer. Het gevolg hiervan is dat leveringen en diensten die onderdelen van de fiscale eenheid aan elkaar verrichten, buiten de heffing vallen omdat dit interne prestaties zijn.

Dit betekent dat onderdelen van de fiscale eenheid voor deze onderlinge prestaties geen BTW aan elkaar in rekening mogen brengen. Dit kan zeker voordelig zijn als onderdelen van de fiscale eenheid niet alle voorbelasting in aftrek kunnen brengen.

Als bijvoorbeeld de ene bv personeel uitleent aan een andere bv (inlener) die niet alle voorbelasting in aftrek kan brengen, wordt de inlener geconfronteerd met niet-aftrekbare BTW. Als echter de uitlener en inlener een fiscale eenheid vormen, leidt de uitlening van personeel niet tot een BTW-nadeel bij de inlener.

Waar op letten

Waar moet u, kort samengevat, nu op letten als u kosten gaat doorbelasten? Als u kosten doorbelast aan een derde moet u aandacht besteden aan de vraag of het doorbelasten van de kosten gepaard gaat met een verplichting.

Vloeien er door afspraken met de BTW-ondernemer aan wie de kosten worden doorbelast, verplichtingen voort en wordt er een vergoeding ontvangen voor de verrichte werkzaamheden in verband met de doorbelasting van kosten, dan is het doorbelasten van kosten een prestatie die belast is met BTW.

Dit is over het algemeen wenselijk voor de BTW-ondernemer die de kosten doorbelast om een belaste prestatie te leveren aangezien hij de BTW die gemoeid is met de inkoopkosten kan terugvragen. Anders is het wellicht niet verstandig.