VERDIEPINGSARTIKEL

Hoe bepaalt u de juiste aftrek van BTW?

U kunt als ondernemer de aan u in rekening gebrachte BTW alleen in aftrek brengen als u aan bepaalde voorwaarden voldoet. Wat zijn deze voorwaarden en waar moet u allemaal rekening mee houden bij het bepalen van de juiste aftrek van BTW? Want u moet u wel aan de spelregels houden om voor aftrek in aanmerking te komen.


2 mei 2019 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Drs. Michel Toet MSC, fiscalist bij de Belastingdienst, e-mail: mjma.toet@belastingdienst.nl


U kunt niet zomaar altijd de aan u in rekening gebrachte BTW in aftrek brengen. U zult echt aan een aantal voorwaarden moeten voldoen om dit te mogen doen. De eerste voorwaarde om BTW in aftrek te kunnen brengen is dat u ondernemer voor de BTW bent. Alleen ondernemers kunnen namelijk de aan hen in rekening gebrachte BTW in aftrek brengen. Ook is van belang dat u ondernemer bent op het moment dat u de goederen en/of diensten aanschaft. Dit betekent dat als u geen ondernemer bent op het moment dat u de goederen en/of diensten aanschaft, u deze BTW niet in aftrek kunt brengen. Als u op een later moment wel BTW-ondernemer wordt, kunt u niet alsnog deze BTW in aftrek brengen. Dit betekent concreet dat als u bijvoorbeeld een auto aanschafte op het moment dat u nog geen BTW-ondernemer was, u dan de BTW op de aanschaf van deze auto niet alsnog in aftrek kunt brengen op moment dat u wel BTW-ondernemer wordt.

Voorbelasting in aftrek brengen

Bent u BTW-ondernemer, dan betekent dit niet per definitie dat u de door de leveranciers in rekening gebrachte BTW als voorbelasting in aftrek kunt brengen. U kunt als ondernemer namelijk alleen de BTW op inkopen, kosten en investeringen als voorbelasting in aftrek brengen voor zover dit toerekenbaar is aan activiteiten waarvoor u recht heeft op aftrek van voorbelasting. Zo kunnen fysiotherapeuten en bijvoorbeeld onderwijsinstellingen meestal geen BTW in aftrek brengen. Als u echter zowel prestaties met én zonder aftrek van voorbelasting verricht (belaste en vrijgestelde prestaties), moet u de inkoop-BTW juist toerekenen. Allereerst moet u dan nagaan of de inkoop- BTW uitsluitend ziet op prestaties met aftrekrecht of uitsluitend ziet op prestaties zonder aftrekrecht. Als de aan u in rekening gebrachte BTW uitsluitend ziet op belaste prestaties, kunt u deze BTW in principe in aftrek brengen. Als daarentegen de aan u in rekening gebrachte BTW uitsluitend ziet op prestaties zonder aftrek, kunt u deze BTW in zijn geheel niet in aftrek brengen. De BTW die zowel ziet op belaste als op vrijgestelde prestatie (algemene kosten) kunt u in principe pro rata in aftrek brengen. Het pro rata is gelijk aan de verhouding tussen de omzet met aftrek van voorbelasting en de totale omzet.

BTW eten en drank in horeca is nooit aftrekbaar

U kunt nooit de BTW op eten en drank die wordt gebruikt in een horecagelegenheid in aftrek brengen. Dit geldt ook voor de BTW op catering in een daarvoor speciaal ingerichte ruimte zoals een (gehuurde) zaal of partytent. Het feit dat wellicht sprake is van een zakelijke lunch of diner maakt niet uit. U kunt daarentegen wel de BTW op hotelovernachtingen in aftrek brengen voor zover dit zakelijke kosten zijn. De BTW op een weekendje weg mag u dus niet in aftrek brengen.

Uitzondering op pro rata

Op de hoofdregel dat u de BTW op algemene kosten pro rata in aftrek kunt brengen bestaat een belangrijke uitzondering. Aftrek van BTW op algemene kosten kan ook plaatsvinden op grond van het werkelijk gebruik. Het bepalen van de aftrek van BTW op basis van het werkelijke gebruik kan alleen als aannemelijk wordt gemaakt dat dit tot een zuiverdere uitkomst leidt dan op grond van het pro rata. Daarbij geldt dat wie het werkelijk gebruik wil toepassen daarvoor de bewijslast heeft en dit dan aannemelijk moet maken aan de hand van objectieve gegevens. Dit betekent dat als u (of de inspecteur) de aftrek van BTW op algemene kosten wil bepalen aan de hand van het werkelijk gebruik, u dit aannemelijk moet maken aan de hand van objectieve gegevens. Er zijn helaas geen algemene regels aan te geven wanneer werkelijk gebruik tot een zuiverder uitkomst dan aftrek van BTW op algemene kosten op grond van het pro rata leidt.

Vuistregel voor onroerende zaken

In de praktijk geldt echter wel als algemene vuistregel dat men bij onroerende zaken het werkelijk gebruik kan vaststellen op basis van de hoeveelheid vierkante meters of kubieke meters. Dit betekent bijvoorbeeld als een ondernemer bij een nieuwe onroerende zaak deels met BTW belast en deels BTW vrijgesteld te maken krijgt, de aftrek van BTW op de bouw van de onroerende zaken op grond van het werkelijk gebruik wellicht een zuiverder uitkomst geeft dan op grond van het pro rata.

Geen factuur uitgereikt

Alleen degene die voor de BTW afnemer is kan de aan hem in rekening gebrachte BTW in aftrek brengen. Meestal levert dit geen discussie op met de inspecteur. Dit is anders als bijvoorbeeld een factuur niet is uitgereikt aan de moedermaatschappij die geen recht heeft op aftrek van voorbelasting maar aan bijvoorbeeld de dochtermaatschappij die wel aftrek heeft. U mag ook geen privékosten op de zaak boeken om vervolgens op deze aftrek van BTW te creëren. Een aantal jaren geleden oordeelde de hoogste rechter dat de ondernemer aan wie de factuur is uitgereikt én waarin hij wordt genoemd als degene voor wie de prestaties worden verricht, afnemer is voor de BTW tenzij sprake is van tegenbewijs.

Over juiste factuur beschikken

Een andere belangrijke voorwaarde voor aftrek van voorbelasting is dat u over een juiste factuur beschikt. Dat wil zeggen dat de aan u uitgereikte factuur voldoet aan de BTW-voorwaarden. Dit betekent onder andere dat de factuur de volgende gegevens moet bevatten: het BTW-nummer van de leverancier, een omschrijving van de verrichte diensten en/of geleverde goederen, het van toepassing zijnde BTW-percentage en het bedrag aan in rekening gebrachte BTW. Zonder een ‘juiste’ factuur kunt u de BTW op deze factuur niet in aftrek brengen. Bij nieuwe leveranciers is het verstandig om het BTW-nummer te verifiëren om na te gaan of deze leverancier inderdaad bestaat. Bij een controle bestaat dan de kans dat de fiscus de aftrek van BTW op deze facturen niet accepteert en u een naheffingsaanslag BTW oplegt, te verhogen met rente en wellicht zelfs met een boete.

Facturen op naam van uw onderneming

Het bovenstaande betekent dat als uw werknemers namens uw onderneming goederen en/of diensten inkopen, u moet voorkomen dat deze facturen op naam van de werknemers worden gesteld. U kunt dan deze BTW namelijk niet als voorbelasting in aftrek brengen, ook niet als u daarna deze kosten inclusief BTW weer vergoedt aan uw werknemers. Het is dus zaak dat uw werknemers deze facturen te naam stellen op uw onderneming. Op de hoofdregel dat u alleen de BTW in aftrek kunt brengen als u beschikt over een juiste factuur, bestaan een aantal uitzonderingen. Zo is goedgekeurd dat op brandstofbonnen voor auto’s (en andere landvoertuigen) uw naam en gegevens en die van de leverancier niet hoeven te staan. U moet wel kunnen aantonen dat u deze brandstof betaalde. Dit kunt u aantonen als u betaalt met pin, creditcard of een tankpas. Het is dus niet aan te raden om contant te betalen aangezien het dan lasting is om aan te tonen dat u de brandstof betaalde. Voor het openbaar vervoer en taxivervoer is goedgekeurd dat het vervoersbewijs de factuur is.

Ten onrechte in aftrek gebracht

Tot slot geldt dat u nooit de BTW die ten onrechte in rekening is gebracht als voorbelasting in aftrek kunt brengen. Als degene die de BTW ten onrechte in rekening bracht deze echter betaalt aan de Belastingdienst, berust de inspecteur meestal in aftrek bij de afnemer. Als een ondernemer die de BTW ten onrechte in rekening bracht deze niet heeft betaald aan de Belastingdienst maar de afnemer heeft deze in aftrek gebracht, kan de inspecteur deze BTW naheffen bij de afnemer. Dit betekent dat de afnemer wordt geconfronteerd met een onverwachte kostenstijging van 21%.

VOF/maatschap kan BTW wel in aftrek brengen als factuur niet op naam staat

Bij een maatschap of vennootschap onder firma (hierna: VOF) kan het voorkomen dat de factuur niet op de naam wordt gesteld van de maatschap en/of VOF maar op naam van de (individuele) maten en/of vennoten. Desondanks oordeelde de hoogste rechter dat de maatschap en/of VOF deze BTW in aftrek kan brengen. Aftrek van BTW is alleen toegestaan als dit zakelijke kosten zijn. Belangrijk aandachtspunt is dat als de maatschap de BTW in aftrek brengt van de door de maten aangeschafte goederen, deze goederen voor de BTW-heffing onderdeel gaan uitmaken van het bedrijfsvermogen van de maatschap. Dit betekent dat als deze goederen, nadat de BTW op de aanschaf in aftrek is gebracht, aan privé worden geleverd, de maatschap en/of VOF een zogenoemde fictieve levering verricht. Dit geldt ook als de maatschap en/of VOF ophoudt te bestaan. Deze fictieve levering leidt er uiteindelijk toe dat de maatschap en/of VOF een deel van de eerder in rekening gebrachte BTW weer moet terug gaan betalen.