Wanneer is er sprake van kosten voor algemene rekening?

Van sommige bedrijfsmiddelen zijn de kosten zo hoog, dat de aanschaf voor u afzonderlijk niet rendabel is, maar bij gedeeld gebruik met andere ondernemers wel rendabel wordt. Eén van de ondernemers neemt dan de kosten op zich. Hij maakt de kosten ‘voor gemene rekening’ en berekent een deel van de kosten door aan de andere ondernemers. In principe is sprake van een dienst, waarbij BTW in rekening moet worden gebracht.

Voorwaarden geen BTW

De wetgever heeft echter bepaald dat over kosten die voor gemene rekening zijn gemaakt, geen BTW is verschuldigd. Voor deze kosten moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De kosten worden gemaakt ten behoeve van twee of meer partijen.
• Kosten worden eerst door één van de partijen betaald.
• Het werkelijke bedrag wordt betaald en vervolgens via een tevoren vaststaande verdeelsleutel verdeeld.
• Risico van de kosten gaat hen allen volgens de verdeelsleutel aan.

Is aan de voorwaarden voldaan, dan wordt dus geen BTW berekend over de doorbelasting. Een nadeel hierbij kan zijn dat deze weinig flexibel zijn in verband met de verdeelsleutel. De staatssecretaris heeft onlangs bevestigd dat het leerstuk ook per kostenpost - dus ook bijv. per personeelslid - kan worden toegepast. Het aangaan van een afzonderlijke overeenkomst per personeelslid biedt u meer flexibiliteit.