Veel organisaties beschikken over een opslagplaats of magazijn waarin zij goederen bewaren. Als uw organisatie zo min mogelijk kosten wil maken voor opslag van goederen, is het van belang de voorraad goed in de gaten te houden. Met goed voorraadbeheer kunt u beter budgetteren en zorgt u ervoor dat u niet te veel goederen moet opslaan, maar wel altijd over voldoende voorraad van de juiste producten beschikt.
Voorraadbeheer is een vak apart. Een magazijn of opslagruimte moet de juiste omgeving zijn voor de producten die er zijn opgeslagen. Hierbij is het niet alleen belangrijk om te weten wat waar ligt, maar ook hoeveel er van welk product is opgeslagen. U moet bij voorraadbeheer rekening houden met:
Als u in de boekhouding uw voorraad wilt waarderen, bestaan daarvoor verschillende manieren. U mag zelf kiezen van welk systeem u gebruik wilt maken, maar als u eenmaal gekozen heeft, vereist de boekhoudtechniek in het algemeen dat u die methode blijft hanteren. Als u de waarde van de voorraad goed in beeld heeft, voorkomt u dat u bij het opstellen van de jaarrekening (tool) voor (grote) verrassingen komt te staan. De bekendste methode van voorraadbeheer is het FIFO-principe, dat staat voor ‘First In First Out'. Het FIFO-principe houdt in dat wat het eerste in het magazijn binnenkomt ook als eerste het magazijn moet verlaten. Het tegenovergestelde van het FIFO-principe is het LIFO-principe, dat staat voor ‘Last In First Out'. U kunt ook kiezen voor de Just In Time-methode (JIT). Als u voor de laatste variant kiest, moeten productie en levering van goederen heel scherp op elkaar afgestemd zijn.
Bij de FIFO- en LIFO-methode (tool) gaat het om goederen die onderling vergelijkbaar zijn, waarvan u de kostprijs mag vaststellen tegen de methode van gewogen gemiddelde inkoopprijs. Bij de methode van een gewogen gemiddelde berekent u over een bepaalde periode een gemiddelde kostprijs. Bij de FIFO-methode is de veronderstelling dat wat het eerst aangekocht of geproduceerd is ook het eerst verkocht of verbruikt wordt. De waarde van de voorraad wordt daarbij bepaald door de meest recente aankoopfacturen. Bij de collectief-LIFO-methode gaat het om de meest recente aankoop: de meest recent aangekochte goederen worden ook weer het eerst verkocht. Dit betekent dat de voorraad bestaat uit 'oudere' goederen die tegen een relatief 'oude' kostprijs gewaardeerd moeten worden.