Begrotingen en budgetten zijn belangrijke stuurmechanismen binnen een organisatie. Vaak worden begroten en budgetteren in één adem genoemd. Maar feitelijk zijn het twee activiteiten in een cyclisch proces binnen de organisatie. Hoe zit de cyclus in elkaar?
Zodra er op een afdeling iets wijzigt, zodra een investering nodig is, zodra een pandemie de kop opsteekt: u zult met budgetten moeten (kunnen) schuiven. Dat doet u niet zomaar. Voorafgaand aan budgetveranderingen zijn er al twee andere stappen gezet: plannen en begroten. Bij het opstellen van een ondernemingsplanning staan de volgende vragen centraal:
Voordat de financiële afdeling een cijfer op papier kan zetten, moet het management deze vragen redelijk gedetailleerd beantwoorden. Want hoe beter de planning binnen de bedrijfsvoering, des te betrouwbaarder zijn de vervolgstappen ‘begroten en budgetteren’.
Zodra helder is wat de ondernemingsplanning inhoudt, kunt u inschatten welke geldbedragen ermee gemoeid zijn. Eigenlijk is een begroting, evenals een goede kostprijscalculatie, een zo zorgvuldig mogelijke weergave van de planning, maar dan uitgedrukt in geld. Begroten is dus het voorspellen van uitkomsten, op basis van berekeningen. Daarbij bent u ook nog eens verplicht de begroting in de jaarstukken op te nemen. Dit is vereist om geloofwaardig te maken dat de bedrijfsvoering stabiel is. Begroten is dus wat anders dan budgetteren. Dat is het toewijzen van (geld)middelen aan een bepaalde opdracht. Budgetteren (tool) gaat verder dan inkomsten en uitgaven weergeven. Ook tarieven en toeslagen, interne verrekenprijzen en door te berekenen rente vallen onder het budget.
Evalueren is het laatste element in de cyclus en koppelt de werkelijkheid aan de planning. Los van alle andere controles en terugkoppelingen moet de financiële afdeling samen met het management minimaal één keer per jaar (maar vaker is slimmer) de totale bedrijfsvoering en dus ook de financiële paragraaf toetsen. Aan de hand van deze toetsing past u beleid, strategie en ondernemingsplanning aan.
In de rubriek 'Vragen over' behandelt Rendement een onderwerp waar lezers veel vragen over hebben. Heeft u ook een vraag? Stel deze dan aan de adviseurs van de adviesdesk!