Normaal gesproken bespreekt de financiële afdeling met het managementteam in het vierde kwartaal het budget en de budgetbesteding voor het volgende jaar. Met tussentijdse, bijvoorbeeld maandelijkse jaareindeprognoses, ook wel een latest estimate (LE) genoemd, kan op een snelle manier bijgesteld worden.

Deze manier van forecasting zorgt ervoor dat u gedurende het jaar kunt zien of de beoogde resultaten nog steeds haalbaar zijn. Deze werkwijze heeft een snelle signaleringsfunctie: afwijkingen ten opzichte van de laatste prognose leiden tot aanvullende acties en correcties. Het voordeel van dit systeem is dat u tussentijds kunt inschatten of de jaardoelstellingen, en dus ook jaar één van het strategisch plan, worden gerealiseerd.

Lente

De coronacrisis slaat nú toe, in de lente. Dat betekent dat u nu nog kunt schuiven. Heeft u van één of meer afdelingen het vermoeden dat die minder omzet zullen draaien dan begroot, dan kunt u direct een nieuwe LE maken. Veel is nog onduidelijk, dus u kunt alleen uitgaan van aannames die op dat moment bekend zijn.

Evenementen

Als voorbeeld: uw onderneming heeft een afdeling die evenementen organiseert. Er zijn overheidsmaatregelen die bepalen dat de evenementen tot een bepaalde periode geen doorgang kunnen vinden. U krijgt van die afdeling door dat er 10% procent minder aanmeldingen zullen zijn. Dan maakt u van die 10% een variabele.

Wat doet dat met de kosten? Draagt die afdeling dan nog wel bij aan het resultaat? Kunt u nog schuiven naar een andere maand en waar loopt u dan tegenaan? Houd er wel rekening mee dat het gaat om schattingen die nooit 100% kloppen. Het is alleen een richtingaanwijzer.

Vergeet niet te noteren welke aannames u maakt en waarop u die baseert! En verlies u niet in details, het gaat in dit geval om hoofdlijnen.