Zijn huisvestingskosten voor buitenlandse werknemers belast loon?

Publicatiedatum 26 juli 2019

Als buitenlandse werknemers tijdelijk bij ons in Nederland komen werken, moeten wij de kosten van hun huisvesting dan belasten als loon?

Als uw organisatie tijdelijk buitenlandse werknemers op de werkvloer heeft rondlopen, maken zij vaak extra kosten voor hun verblijf in Nederland. Huisvestingskosten vallen daaronder, maar bijvoorbeeld ook de reiskosten voor familiebezoek in hun land van herkomst of het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren. U mag die kosten onbelast vergoeden, omdat er een gerichte vrijstelling voor geldt.

Werkelijke kosten vergoeden

Als u de werkelijke kosten die de werknemer maakt, wilt vergoeden, moet u die kosten kunnen onderbouwen. De werknemer moet daarvoor bewijs bij u inleveren. Denk aan een bankafschrift waarop de huurprijs van de woning vermeld staat of een betalingsbewijs van vliegtickets of vergunningsaanvragen. Dit levert dus nogal wat administratieve rompslomp op voor uw organisatie en voor de werknemer. Bonnetjes bewaren en inleveren, elk tijdvak bepalen hoe hoog de extraterritoriale kosten zijn, daarvoor een vergoeding geven en die aanwijzen als eindheffingsloon: het is nogal wat! Om de administratieve lasten te verlichten, is de 30%-regeling in het leven geroepen. Als u die regeling toepast, mag u zonder verder bewijs 30% van het loon van de werknemer inclusief de vergoeding, onbelast uitbetalen. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:

  • De werknemer heeft van de twee jaar voor zijn eerste werkdag in Nederland, meer dan zestien maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond.
  • De werknemer heeft een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks is te vinden op de Nederlandse arbeidsmarkt. In de praktijk wordt deze eis vertaald naar een salaris van minimaal € 37.743 in 2019.
  • U heeft een geldige beschikking van de Belastingdienst. U mag de 30%-regeling maximaal vijf jaar per werknemer toepassen.