VERDIEPINGSARTIKEL

De aandachtspunten voor soepele heropening van het kantoor

Het overheidsadvies om ‘thuis te werken als dat kan’ is eind juni ingetrokken. Werknemers kunnen het kantoorleven langzamerhand weer hervatten. Maar het is niet de bedoeling dat organisaties meteen doen alsof het coronavirus niet bestaat. Een goede voorbereiding en communicatie is het devies. Welke zaken moeten er worden geregeld om te zorgen voor een soepele heropening van het kantoor?


2 juli 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Veel organisaties hebben de afgelopen maanden de werkvloer niet of zeer beperkt opengesteld voor werknemers. Nu de besmettingsgraad van het corona­virus daalt, kan de bezettingsgraad van het kantoor worden opgeschroefd. Maar er zijn nog talloze zaken om rekening mee te houden. Het virus is immers niet weg; de anderhalvemeterregel en de hygiënevoorschriften zijn nog altijd van kracht. Daarnaast zijn veel werknemers de kantoorroutine helemaal ontwend.

Voldoende afstand garanderen

Voordat er (meer) mensen naar kantoor komen, is het slim om een rondje door de organisatie te maken. In het kader hierna vindt u een aantal aandachtspunten. Waarschijnlijk zijn er werkplekken uit elkaar geplaatst of buiten gebruik gesteld om voldoende afstand te kunnen waarborgen tussen werknemers. Ook is het vaak nodig om eenrichtingsverkeer in te stellen bij de toiletten en de koffieautomaat om voldoende afstand te kunnen geranderen. Dat kan op zijn beurt gevolgen hebben voor de vluchtroutes binnen het pand.

Zo regelt u een coronaproof anderhalvemeterkantoor

Het is raadzaam om voor een coronaveilige kantoorwerkplek de volgende zaken in elk geval te regelen:

  • Zorg voor extra reiniging van drukknoppen, deurklinken en andere objecten die door veel mensen worden aangeraakt.
  • Verstrek bij binnenkomst desinfecterende handgel, en desgewenst ook een mondkapje, handschoenen en sneltest.
  • Zorg voor duidelijke belijning en signalering van de (aangepaste) looprichting en de minimale afstand tussen aanwezigen.
  • Markeer de werkplekken en zitplaatsen die wel en niet gebruikt mogen worden om voldoende afstand te waarborgen.
  • Zet alle afspraken over coronaproof werken op kantoor op papier en zorg dat alle werknemers hierover beschikken.
Raadpleeg voor een coronaproof kantoor ook de checklists Terug naar kantoor na de coronasluiting en De aandachtspunten voor een coronaproof kantoor.

Aanpassingen van tevoren communiceren

Bekijk al deze maatregelen door de ogen van iemand die voor het eerst op kantoor komt en bepaal of alles duidelijk genoeg is aangegeven. U kunt ook daadwerkelijk en werknemer uitnodigen om als proefkonijn te fungeren. Als die iets onduidelijk vindt, is het zaak om dit beter aan te geven of te communiceren. Het beste is om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen vóór terugkeer naar kantoor al duidelijk zijn voor werknemers.

Plattegrond met werkplekken en looprichtingen

Als zij weten wat ze kunnen verwachten, zal dat de drempel om terug naar kantoor te komen verlagen. Stuur bijvoorbeeld een plattegrond met alle werkplekken en de looprichtingen erop rond en beschrijf met welke beperkende maatregelen werknemers op kantoor te maken krijgen.

Hoeveel werknemers tegelijk op kantoor?

Het advies ‘werk thuis als dat kan’ is weliswaar ingetrokken, maar dat betekent niet dat een volledige bezetting op kantoor weer wenselijk is. Het is aan de werkgever om voor de organisatie de grenzen te bepalen van hoeveel werknemers er tegelijk op kantoor aanwezig mogen zijn. Het ligt voor de hand om daarbij de richtlijnen van de overheid te volgen.

De overheidsmaatregel vanaf 26 juni luidt: ‘ga maximaal de helft van de werktijd naar kantoor, als anderhalve meter afstand kan worden aangehouden’. Het openstellen van de organisatie voor 50% van de werknemers per dag sluit daarbij aan. Het zal van de inrichting van het kantoor afhangen of het maximum per afdeling moet gelden of er alleen een bovengrens voor de hele organisatie nodig is.

Informeren bij besmetting op kantoor

Het is belangrijk om niet alleen grip te houden op hoeveel werknemers er naar kantoor komen, maar ook welke werknemers dat zijn. Mocht een werknemer die op kantoor heeft gewerkt kort daarna besmet raken, dan wilt u de andere aanwezige werknemers natuurlijk wel kunnen inlichten dat er een besmetting op kantoor heeft plaatsgevonden. U mag dan niet aangeven wie er precies positief is getest. Dat is privacygevoelige informatie die de werkgever niet mag vragen, registreren en delen.

Als iedereen zich aan de afstands- en hygiëneregels houdt, zou een besmetting op kantoor overigens geen risico voor de andere aanwezigen moeten opleveren.

Intekenen via rooster

Er zijn geen regels voor hoe een organisatie overzicht houdt over de aanwezigheid op kantoor. Het is mogelijk om elke afdeling dat individueel te laten regelen. De leidinggevende houdt dan een eigen lijstje bij en houdt in de gaten of het aantal kantoorwerkers binnen de afgesproken grenzen blijft.

Het is ook mogelijk om een gedeelde spreadsheet te gebruiken met een maximum aantal lege regels per werkdag waar werknemers zelf kunnen intekenen voor werken op kantoor. Het is dan wel belangrijk dat iemand monitort of iedereen zich wel netjes in dat rooster aanmeldt. Is dat niet het geval, dan moet deze persoon ook echt ingrijpen, want registratie is in dit stadium erg belangrijk. Zie de tool Voorbeeld werkrooster voor een blanco rooster voor de tweede helft van 2021.

Leren werken op kantoor

Hoe werknemers de terugkeer naar kantoor ervaren, zal per persoon verschillen. Sommige mensen zien een dag naar kantoor nu als een dagje uit waar onbeperkte ruimte is voor sociale interactie. Leidinggevenden hebben de schone taak om deze werknemers te helpen om daar een balans in te vinden. Na anderhalf jaar thuiswerken hoeft niet elk praatje bij de koffieautomaat te worden afgekapt, maar het werk moet ook wel doorgaan. Werknemers moeten weer leren werken op kantoor.

Pas naar kantoor als het verplicht is

Er zijn ook werknemers die liever geen afscheid nemen van het thuiswerken en pas weer naar kantoor zullen komen als de werkgever dit verplicht stelt. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

  • omdat ze bang zijn om alsnog besmet te raken;
  • omdat ze opzien tegen een lange reistijd die ze niet meer gewend zijn;
  • omdat ze het te druk vinden (zie ook het kader hierna).

Langzaam (weer) wennen aan prikkels en sociale interactie

Voor veel mensen is het een hele onderneming om na anderhalf jaar van lockdowns en andere beperkende maatregelen het gewone leven weer op te pakken. Voor veel werknemers zal het een kwestie zijn van ‘gewoon weer wennen’; ze moeten immers de routine weer opbouwen van de deur uitgaan om te werken.

 

Vanzelfsprekend

Er zijn echter ook werknemers voor wie de terugkeer naar kantoor een hele onderneming zal zijn. Standaardzaken die op kantoor plaatsvinden, zijn niet meer vanzelfsprekend. Een praatje bij de koffieautomaat, een vergadering met vijf mensen in dezelfde ruimte, het zijn prikkels die ze niet meer gewend zijn en waar ze soms angstig voor zijn geworden.

 

Jarenlang

De verwachting is dat dit zogenoemde grotsyndroom vooral jongeren treft. Zij beschikken niet over jarenlange gewoontes en vaardigheden die ze moeten terughalen, voor hen gaat de terugkeer naar kantoor om het ontwikkelen van een nieuwe routine en het opbouwen van bepaalde sociale vaardigheden die in het afgelopen jaar amper ontwikkeld konden worden. Met name jonge werknemers die het sociaal al moeilijk hadden, hebben hierbij een steuntje in de rug van hun werkgever nodig.

Organisatiebreed één lijn trekken

Het is goed om binnen de organisatie een uniforme aanpak af te spreken. Het is tenslotte niet handig als in het ene team het werken op kantoor al verplicht wordt gesteld, terwijl collega’s uit een ander team nog volledig thuis kunnen werken. Ook over de verwachte taken en productiviteit op kantoor kan de organisatie het beste één lijn trekken. Geef werknemers in hun eerste maand op kantoor bijvoorbeeld extra pauzetijd. Zo krijgen ze de ruimte om bij te praten met collega’s, maar is ook duidelijk dat er wel wordt verwacht dat ze ook werk verzetten.



Meer informatie over de terugkeer naar kantoor na de coronacrisis vindt u in de toolbox Stap voor stap terug naar kantoor.