VERDIEPINGSARTIKEL

Het kantoor verantwoord inrichten na corona

Nu corona iets meer in bedwang lijkt, wordt de noodzaak tot thuiswerken minder gevoeld. Er komen weer meer medewerkers op kantoor, waaronder natuurlijk mensen met een kwetsbare gezondheid. Die willen ook zonder RIVM-advies 1,5 meter afstand kunnen houden. U heeft als arbo-adviseur dus uw handen vol aan een verantwoord nieuw kantoornormaal.


7 augustus 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Vóór de coronacrisis heette de kantoortuin ziekmakend te zijn. Gaan we gewoon weer aan de slag maar met de werkbladen 1,5 meter uit elkaar? Dat lijkt niet realistisch, ook niet na het ‘coronaregime’. Er zijn inmiddels mensen die weer snakken naar kantoor. Maar uit een enquête blijkt: zeker de helft van de werknemers en leidinggevenden overweegt veel vaker thuis te (laten) werken.

Het kantoor kan van functie veranderen: tot de coronacrisis ging een team naar bijvoorbeeld een restaurant voor strategisch overleg of teambuilding. Daarvoor kan in de toekomst het kantoor dienst doen, terwijl thuis mogelijk de vurig gewenste stiltewerkplek wordt. 

Balans tussen thuis- en kantoorwerk

Iedere organisatie zal een proces door moeten maken om een eigen balans te vinden tussen thuis- en kantoorwerk. Organisaties die nog beschikken over afzonderlijke kantoorkamers voor één of enkele medewerkers zullen dat waarschijnlijk vlot kunnen oplossen.

Een probleem vormen de gangbaar geworden kantoortuinen. Die gingen over de hekel in het tv-programma De Monitor eind februari.

Op verzoek van de programmamakers had de beroepsvereniging van bedrijfsartsen een enquête uitgezet. Van de ongeveer negentig deelnemende bedrijfsartsen zag een meerderheid dat werknemers de kantoortuin als een verzuimreden noemen. Zo’n 60% vond dat de kantoortuin sowieso moet worden afgeschaft.

De bedrijfsartsen verwachten verzuimdaling als mensen met minder collega’s in één ruimte zitten. Dat sluit aan bij het advies van bouwkundigen om op kantoren liefst niet meer dan 8 mensen één ruimte te laten delen. Bij dat getal is nog enigszins sprake van een balans tussen enerzijds het voordeel van makkelijk contact tussen samenwerkende mensen en anderzijds de hinder van geluid en verstoringen.

Ziek door kantoortuin?

‘Ziek door de kantoortuin’ kopten de nieuwsberichten na het onderzoek, maar de vereniging van bedrijfsartsen zegt het genuanceerder: werken in een kantoortuin in combinatie met andere factoren kan bijdragen aan verzuim. 

 

Ze baseren dat op eigen ervaring en buitenlands onderzoek. Dat laatste wijst op een negatieve invloed van kantoortuinen op gezondheid én productiviteit.

 

In Noorwegen bijvoorbeeld is bewezen dat ‘medisch gecertificeerd verzuim’ stijgt naarmate een kantoor groter is. Maar zulke uitkomsten zijn niet zonder meer naar Nederland te vertalen. In Noorwegen moet een werknemer na de vierde dag van verzuim een bewijs van een arts overleggen, en daarna is het verzuim ‘medisch gecertificeerd’. Er kan meer verzuim zijn in die eerste 3 dagen, of juist niet.

Scheidingswanden

Het helpt waarschijnlijk als nog maar de helft van het vroegere aantal mensen tegelijk in een kantoortuin werkt. Maar vaak is dat niet realistisch. Op de lange termijn wordt het dus een serieuze overweging om grote kantoortuinen te verbouwen en bijvoorbeeld te kiezen voor werkruimten met maximaal 8 plekken.

Voor nu lijkt het logisch om met kasten en scheidingswanden binnen de kantoortuin zulke ruimtes te simuleren. Maar dat vraagt speciale aandacht voor de ventilatie en het binnenklimaat.

Verse lucht

In grote open ruimten is gewoonlijk 40 à 60 m3 verse luchttoevoer per uur/per persoon gegarandeerd. Hoge kasten of nieuwe wanden in de luchtstroom hinderen dat. Uitstroomopeningen kunnen geblokkeerd worden, of ongunstig zitten ten opzichte van werkplekken.

Specialist voor ventilatie

Aan zo’n herinrichting kan dus een specialist te pas moeten komen. Anders ontstaat een gespannen verhouding met het RIVM-advies ‘ventilatie’.

Dat zegt dat goed ingerichte, ingeregelde en onderhouden ventilatiesystemen niet hoeven te worden aangepast vanwege corona. Maar volgens specialisten in het binnenklimaat voldoen in Nederland lang niet alle systemen daaraan. Als een systeem gebreken vertoont of bij rommelige herinrichting van de kantoorruimte krijgt de werkgever een gespannen verhouding met zijn mensen!

Experts hebben enkele adviezen:

  • Gedegen inventarisatie van kwesties waar mensen mee zitten, en deskundig beraad over mogelijke oplossingen. Dat geldt voor terugkeer naar de kantoortuin én alle hervatting van werk na de coronacrisis. De mate van thuiswerk kan hierin meegenomen worden. Enkele arbodiensten en brancheorganisaties bieden ‘werkscans’: een vragenlijst, online in te vullen door werknemers, de werkgever en bijvoorbeeld specialisten van HR, Safety & Health of afdelingen planning. Een team met uiteenlopende deskundigen bekijkt de uitkomsten en vergelijkt deze met verwante organisaties. Dat kan leiden tot een adviesgesprek of het inzetten van een arbeidshygiënist, een psycholoog, ergonoom of bedrijfsarts, afhankelijk van de mogelijke verbeteringen.
  • Gelegenheid voor concentratiewerk. Werkgevers bieden de mensen in een kantoortuin weleens een koptelefoon, soms met geluidsdemping. Als arbo-adviseur met kennis van de arbeidshygiënische strategie weet u: zo’n persoonlijk beschermingsmiddel is pas als laatste in te zetten. Het werk maakt meestal verschillende plekken nodig. Mensen moeten zich (individueel) kunnen terugtrekken. Dat is belangrijk bij concentratieklussen, denkwerk en behoefte aan creativiteit. Organisaties die het moderne ‘agile werken’ toepassen, merken de behoefte aan ruimte voor ‘klein’ overleg en focusplekken. Misschien is het een idee om een vergaderzaal te bestemmen voor concentratiewerk.
  • Het belangrijkste: betrek de werknemers erbij! Schakel de medezeggenschap in, bespreek alles met de medewerkers. Dat is goed voor toespitsing van de maatregelen op hun situatie en het vergroot het draagvlak.