Geld besparen met goed crediteurenbeheer

Veel organisaties besteden juist crisistijd meer aandacht aan bedrijfscontinuïteit. Zorgen dat facturen betaald worden is vaak het eerste aandachtspunt, maar goed crediteurenbeheer is eveneens belangrijk. Maak allereerst goede afspraken met leveranciers over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Leg die betalingsvoorwaarden en andere vaste gegevens van (nieuwe) leveranciers correct vast in uw crediteurenadministratie. Stel verder een overzicht op van de betalingstermijnen van crediteuren. Als u geen aparte betalingstermijn heeft afgesproken met de leverancier en er staat geen termijn in de leveringsvoorwaarden, geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Sommige bedrijven verlenen korting aan vroege betalers. Het kan daarom lucratiever zijn om deze crediteuren sneller te betalen. Volgens de wet heeft de crediteur het recht de factuursom te verhogen bij het uitblijven van betaling, maar niet alle organisaties doen dit. Ga dit wel na, want zo voorkomt u dat wettelijke rente of aanmaningskosten in rekening worden gebracht bij een te late betaling.

Maak een prioriteitenlijst van crediteuren

Op basis van de afspraken met de leveranciers kunt u in de vorm van een prioriteitenlijst bepalen welke facturen u het eerst betaalt. Op die manier benut u aan de ene kant de betalingskorting, terwijl u aan de andere kant factuuropslagen voorkomt. Staat er niet genoeg geld op de bankrekening om alle crediteuren te betalen, dan is het belangrijk om te bepalen wie u nu wel en niet betaalt. U kunt de volgende rangorde daarbij aanhouden.

• Als er rekeningen van de bank of de Belastingdienst openstaan, betaalt u die als eerste. Zowel de bank als de fiscus hebben bepaalde rechten (de zogenaamde bedingen), waarmee ze tot inning over kunnen gaan. Dat kan betekenen dat de geldkraan voor uw organisatie wordt dichtgedraaid of dat er beslag wordt gelegd op bedrijfsmiddelen. Betaal deze rekeningen niet eerder dan noodzakelijk is.
• Ten tweede betaalt u de crediteuren die én een wettelijke rente berekenen én wiens betalingstermijn (bijna) is verstreken. Zo voorkomt u dat u nóg meer geld moet betalen.
• Is er dan nog geld over, dan betaalt u de crediteuren die een korting verlenen aan vroege betalers. Op die manier ‘verdient’ u eigenlijk geld.
• Vervolgens betaalt u de leveranciers die u nodig heeft om uw bedrijf draaiend te houden (de preferred suppliers). Denk aan het energiebedrijf en het telecombedrijf.
• Tot slot betaalt u de overige crediteuren. Crediteuren met wie u een goede relatie heeft die u niet op het spel wilt zetten en crediteuren die producten leveren die u moeilijk ergens anders kunt inkopen, wilt u natuurlijk niet tegen u in het harnas jagen. Deze crediteuren kunt u dan weer beter voorrang geven boven de rest.