VERDIEPINGSARTIKEL

Het succesvol implementeren van business intelligence

In het huidige digitale tijdperk bezitten ondernemingen meer data dan ooit. De verkoop van een product of dienst leidt tot data over de klant, de omzet, de doorlooptijd van aankoop tot levering en ga zo nog maar even door.

Maar data blijft enkel data wanneer u niet slim gebruikmaakt van de beschikbare middelen om data om te zetten naar waardevolle informatie.


6 april 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Berend Boshouwers, BI-consultant, e-mail: b.boshouwers@boshouwers-bi.nl, telefoon: 06 40 82 07 40, www.boshouwers-bi.nl.


Een van deze beschikbare middelen is het gebruik van business intelligence. Business intelligence vertaalt ruwe data naar waardevolle informatie en is een paraplubegrip voor software, infrastructuur, beleid en procedures. Business intelligence helpt ondernemingen bij het maken van datagedreven operationele en strategische beslissingen.

Alle kennis in één systeem

Dankzij de mogelijkheden van business intelligence om alle aanwezige kennis in één systeem te verzamelen zijn ondernemingen in staat om verbanden te leggen, trends te zien en (nieuwe) ontwikkelingen te volgen. Business intelligence kent veel voordelen, maar niet alle ondernemers weten deze voordelen optimaal te benutten.

De grootste obstakels binnen de onderneming zijn sociaal van aard

Doordacht plan vooraf

Van oudsher redeneren veel ondernemingen vanuit de beschikbare brongegevens in plaats vanuit daadwerkelijke behoeftes. Het resultaat daarvan is één groot datawarehouse waar ergens het antwoord op een managementvraag in verstopt zit. Maar waar precies?

Soms blijkt dat de datadefinitie niet door iedereen hetzelfde begrepen wordt. Dit leidt tot frustraties binnen de onderneming (zie kader).

Ondernemers zetten in op business intelligence en laten dashboards bouwen zonder een doordacht plan als fundering. Zonder deze fundering laten de dashboards vaak niet zien wat ze moeten laten zien of is er een gebrek aan draagvlak waardoor de al geïmplementeerde dashboards niet gebruikt zullen worden.

Met andere woorden: de obstakels van een succesvolle implementatie van business intelligence zijn niet alleen technisch van aard. Sterker nog, de grootste obstakels zijn sociaal van aard binnen de onderneming.

Dezelfde definities hanteren is belangrijk

In de dagelijkse praktijk blijkt dat niet iedereen ‘dezelfde taal’ spreekt binnen een onderneming terwijl dat voor een goede business intelligence wel belangrijk is. Denk hierbij aan de gebruikte datadefinities: wat betekent bijvoorbeeld het ‘aantal bezoekers op de website’ of wat is een ‘financiële transactie’.

Dit verschil in definitie kan geografisch bepaald zijn, maar ook historisch verankerd zijn binnen een bepaalde afdeling. Het aanpassen van datadefinities en het harmoniseren van datastandaarden is een tijdrovend en complex traject.

Onderzoek de huidige situatie

Aan de basis van business intelligence dient er onderzoek gedaan te worden naar de huidige situatie op het gebied van rapporteren, analyseren en business intelligence binnen de onderneming. Volgens de theorie bepaalt de huidige situatie het vertrekpunt voor het succesvol implementeren van business intelligence.

Het verkennen van de huidige situatie kan door midel van interviews met relevante werknemers en managers. Daarnaast kan participerend observeren op diverse afdelingen waardevolle informatie opleveren.

Drijfveren van de organisatie

Doel van beide methodes is inzicht te krijgen waar en door wie gebruik wordt gemaakt van rapportages en analyses. Ook is het noodzakelijk om uit te zoeken wat de onderneming drijft om gebruik te (willen) maken van business intelligence. Wat is de toegevoegde waarde?

Deze drijfveren komen meestal voort uit de wens om de aanwezige data binnen de onderneming met elkaar te integreren en inzicht te krijgen in de prestaties van de primaire bedrijfsprocessen en het informeren en activeren van de verschillende teams. Op de lange termijn is er vaak de wens om op basis van historische data een aanname te kunnen doen voor de toekomst.

Het is noodzakelijk om de unieke bedrijfscultuur te onderzoeken en te begrijpen

Raamwerk voor implementatie

Om een valse start te voorkomen is het voor ondernemingen raadzaam om een strategisch raamwerk te volgen voor de implementatie van business intelligence.Het strategische raamwerk voor het succesvol implementeren van business intelligence bestaat uit drie onderdelen, namelijk het opstellen van een:

  1. business alignement strategie;
  2. organisatorische en culturele strategie;
  3. technologische strategie.

1 Business alignment strategie

Bij het opstellen van een business alignment strategie kijkt u naar de individuele behoeftes van de (eind)gebruikers en de aansluiting daarvan op de doelen binnen de onderneming, om vervolgens tot overeenstemming te komen. Het lijkt op het bouwen van een écht huis (zie kader).

Deze overeenstemming vormt de basis van het functionele ontwerp voor de implementatie (de business case). Het opstellen van een business alignment strategie waarborgt de effectiviteit van de implementatie van business intelligence.

Het zorgt er namelijk voor dat de dashboards de juiste informatie en meetwaardes (kritische prestatie-indicatoren, KPI’s) laten zien die zowel de (eind)gebruikers ondersteunen in datagedreven besluitvorming als bijdragen aan de hogere (strategische) doelen van de onderneming.

Een vergelijking met het bouwen van een huis

Het niet aansluiten van de individuele behoeftes op de doelen van een onderneming kan vergeleken worden met het bouwen van een huis, kamer voor kamer, zonder een ontwerp van het totale eindresultaat of zicht op de grootte van het huis.

Uiteindelijk staat er een huis waar veel tijd en geld in zit, maar dat niet aansluit op de behoeftes van de bewoners. Bij zo’n totstandkoming bestaat zelfs de kans dat de kwaliteit van het huis dermate slecht is dat het onbewoonbaar is.

2 Organisatorische en culturele strategie

Naast het opstellen van de business case is het voor het succesvol implementeren van business intelligence noodzakelijk om de unieke bedrijfscultuur van de onderneming te onderzoeken en te begrijpen. Bij het implementeren van business intelligence kunnen namelijk verschillende organisatorische en culturele aspecten een grote invloed hebben op het succes van de implementatie.

Voorbeelden van organisatorische- en culturele aspecten die van invloed zijn op het succes van de implementatie zijn:

  • gebruikersadoptie;
  • culturele sensitiviteit;
  • steun vanuit de directie;
  • structuren binnen de onderneming;
  • de benadering op het gebied van communicatie en trainingen.

Met het opstellen van een organisatorische en culturele strategie die past bij de unieke bedrijfscultuur van de onderneming creëert u draagvlak en betrokkenheid voor de implementatie van business intelligence.

Draagvlak krijgt u bijvoorbeeld door goede communicatie over de implementatie of door het samenstellen van een projectgroep. Dat kan een formele afdeling zijn of een multidisciplinair team van enthousiastelingen en specialisten dat verantwoordelijk is voor het supporten, gebruiken en promoten van business intelligence. Vergeet ook de benodigde trainingen voor de gebruikers niet!

Iedere unieke bedrijfscultuur kent zijn eigen mate van bereidheid voor verandering, dus neem dit mee in het opstellen van een organisatorische en culturele strategie voor het implementeren van business intelligence.

Een succesvolle technologische strategie is geschikt is voor innovatie

3 Technologische strategie

Tot slot is het succesvol implementeren van business intelligence afhankelijk van de technologie. Daar waar veel ondernemingen beginnen met de technische implementatie van dashboards heeft de implementatie van business intelligence een grotere kans van slagen als het opstellen van de technologische strategie behoort tot één van de laatste stappen in het proces van implementatie.

Bij het opstellen van een technologische strategie gaat het om het schetsen van een functioneel ontwerp en maakt u afspraken over:

  • standaarden;
  • gebruikersrollen en -functionaliteiten;
  • de tools, het platform en het beleid omtrent informatiemanagement.

Een succesvolle technologische strategie is een strategie die geschikt is voor innovatie. De strategie moet namelijk de mogelijkheid bieden om te veranderen wanneer er innovaties op de markt komen of als de behoeftes van de onderneming veranderen.

Zet grote hoeveelheden data om in waardevolle informatie en inzichten

Naar een toekomstbestendige onderneming

Waar veel ondernemingen falen in het implementeren van business intelligence doordat zij enkel focussen op de technologie draagt dit strategische raamwerk bij aan het succesvol implementeren van business intelligence door ook sociale obstakels en kansen mee te nemen in het proces van verandering.

Doordat de individuele behoeftes en de organisatiedoelen op elkaar aansluiten, de (unieke) bedrijfscultuur wordt begrepen en goede afspraken zijn gemaakt over de technische functionaliteit van business intelligence is de onderneming in staat om de grote hoeveelheden data om te zetten in waardevolle informatie en inzichten.

Een succesvolle implementatie van business intelligence leidt tot ondersteuning in de datagedreven besluitvorming en maakt de onderneming toekomstbestendig.