VERDIEPINGSARTIKEL
Visualiseer uw KPI’s met Power BI
Datagedreven sturen is sterk in opkomst. Tools moeten voorzien in de behoefte om de alsmaar groeiende hoeveelheid aan data in kaart te brengen en deze inzichtelijk te maken voor verschillende afdelingen binnen een onderneming.
Tegenwoordig vraagt niet alleen de directie naar omzetcijfers, maar wil elke manager dagelijks kunnen sturen op kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) met dashboards. Dat kan met Power BI.
Dit verdiepingsartikel is geschreven door Waldemar de Haas, Power BI Knowledge Trainingen en Projecten, e-mail: wdehaas@leerpowerbi.nl, www.leerpowerbi.nl
Power BI is onderdeel van het Microsoft Power Platform en bestaat uit verschillende applicaties die zijn geïntegreerd. De belangrijkste programma’s zijn: Power BI Desktop (data inladen, bewerken en visualiseren), Power BI Service (rapportages/dashboards online publiceren en delen) en Power BI Mobile App (rapportages/dashboards bekijken via een mobiele app).
Excel kent beperkingen
Veel rapportages worden tegenwoordig nog gemaakt en geraadpleegd in Excel. Dit is een prima rapportagetool, maar kent helaas ook beperkingen. Vooral als er wordt gewerkt met grotere datasets (enkele miljoenen rijen) worden rapportages langzaam in gebruik. Het gevolg is dat gebruikers lang moeten wachten totdat een rapport geladen is.
Power BI blinkt uit in snelheid
Ook het verspreiden van Excel-rapportages onder een grote groep gebruikers is lastig en beperkt zich vaak tot het geven van toegang tot een gedeelde map. Power BI blinkt uit in de snelheid waarmee grotere datasets verwerkt kunnen worden. Door de koppeling met Office 365 kunnen gebruikers eenvoudig en veilig rapportages raadplegen via Power BI service.
Verschillende datasoorten inladen
Met Power BI Desktop is het mogelijk om data uit verschillende bronnen in te laden, te combineren en op te schonen. Er kan gekozen worden uit de welbekende Excel, csv-formaten, en databaseformaten zoals Access, SQL of PostgreSQL of directe koppelingen met pakketten als Sales Force, Exact of Dynamics NAV. De bronnen kunnen zowel worden ingeladen vanaf een lokale locatie (on-premise) als vanaf een cloud-oplossing, zoals OneDrive of een Sharepoint-omgeving.
Verschillende formaten kunnen ook door elkaar heen gebruikt worden. Zo kunt u dus een begroting uit Excel inladen en uw realisatie uit een SQL-database halen. Nadat de data zijn ingeladen kunt u met de Power Query editor uw data bewerken. Alle handelingen die u wellicht uitvoert in Excel zijn aanwezig, zoals ‘Zoek en vervang’ en het verwijderen van kolommen. Elke bewerking die u uitvoert in de Power Query editor wordt vastgelegd als een aparte stap. U kunt door deze stappen navigeren om het tussenresultaat terug te zien. In dat opzicht lijkt dit onderdeel op het werken met de macro-editor die u kent uit Excel.
In Power BI zitten standaard een aantal functies om berekeningen uit te voeren
Vergelijkbaar met MS Access
Power BI is een databaseprogramma en is in dat opzicht ook weer te vergelijken met een programma als Microsoft Access. Om eenvoudig doorsnedes te kunnen maken van uw data door middel van filtering en berekening is het belangrijk dat u aandacht schenkt aan het datamodel.
Het datamodeloverzicht bevat een visueel overzicht van alle tabellen die u heeft ingeladen. De tabellen kunt u vervolgens met elkaar verbinden door de juiste sleutelvelden aan elkaar te koppelen. Door één keer de relatie tussen tabellen te leggen, worden bij visualisatie uit die gegevens automatisch de data gefilterd op een wijze die vergelijkbaar is met de functie ‘Verticaal Zoeken’ in Excel.
Standaard- en eigen berekeningen
In de Power BI Desktop zitten standaard een aantal autofuncties om berekeningen mee uit te voeren. Zodra u een veld van het type getal in een grafiek sleept, wordt direct een autosom gegenereerd. Power BI neemt daarmee werk uit handen voor het maken van basiscijfers, zoals optellingen en gemiddelden. Naast deze standaardberekeningen kunt u aan de slag met het maken van eigen berekeningen. U werkt hier met de formuletaal DAX (Data Analysis Expressions), die lijkt op de wijze waarmee u in Excel formules maakt in de formulebalk.
Een belangrijk verschil met Excel is dat Power BI geen celverwijzingen kent. DAX heeft daarom verschillende functies waarmee u rijen kunt filteren om zo tot een bepaalde subset van tabellen te komen. Daarmee kunt u vervolgens weer verder rekenen (bijvoorbeeld optellen of een gemiddelde uitrekenen). Als u begint te werken met Power BI is het aan te raden u goed te verdiepen in de mogelijkheden en de werking van DAX.
U heeft in Power BI Desktop de mogelijkheid om data te visualiseren
Data visualiseren
Tot slot heeft u in Power BI Desktop de mogelijkheid om data te visualiseren. Dit heeft veel weg van de manier waarop u met PowerPoint elementen op het canvas sleept en opmaakt. In Power BI heeft u de welbekende lijn-, staaf- en taartdiagrammen tot uw beschikking. Net als in Excel is ook een draaitabel beschikbaar met de mogelijkheid om deze in- en uitklapbaar te maken voor gebruikers.
Lezers van een rapport hebben standaard de mogelijkheid om doorsnedes te maken door te klikken op een categorie (bijvoorbeeld een maand of jaar) binnen een staaf- of taartdiagram. De omliggende visualisaties worden dan automatisch gefilterd op basis van de geselecteerde categorie. Ook kunt u filters aan uw rapport toevoegen. Gebruikers kunnen via aanvinkboxen eenvoudig selecties maken.
Een KPI-dashboard maken
Bij het werken met data is een veelgevraagd scenario het maken van een KPI-dashboard op basis van financiële gegevens. Denk hierbij aan het tonen van realisatie- versus begrotings-KPI’s, het tonen van de Year-to-Date-trends of huidige vergelijkingen van maand versus vorige maand. DAX kent specifieke functies die dergelijke berekeningen automatisch uitvoeren.
U kunt met DAX ook getallen op elkaar delen zodat u hiermee afwijkingen in een percentage kunt uitdrukken. Met behulp van een voorwaardelijke opmaak kunt u vervolgens cellen of andere visuele elementen voorzien van een kleur of icoon als een bepaalde waarde boven of onder een KPI zit. Power BI Desktop bevat standaard ook een KPI-visualisatie waarmee KPI’s getoond kunnen worden, inclusief voorwaardelijke opmaak en afwijkingsberekening.
Als u een rapport wilt delen heeft u altijd een betaalde licentie nodig
Gratis licentie Power BI Desktop
Om te werken met Power BI heeft u Power BI Desktop nodig. Deze software kunt u gratis downloaden en bevat alle functies die u nodig heeft om een eerste rapport te maken. Om een rapport te publiceren naar de online Power BI Service-dienst heeft u een Power BI-account nodig. Bij dit account krijgt u een gratis Power BI-licentie waarmee u rapporten publiceert. U heeft daarmee persoonlijk toegang tot uw rapport via een browser of uw mobiel.
Het grote voordeel van Power BI Service is dat u de data automatisch kunt vernieuwen zonder dat u opnieuw bestanden hoeft te uploaden. Daarnaast heeft u met Power BI Service de mogelijkheid om rapporten te delen met anderen.
Pro-licentiekosten Power BI
Als u een rapport wilt delen met collega’s heeft u altijd een betaalde licentie nodig. Voor mkb-ondernemingen is een Pro-licentie beschikbaar. De aanschaf gaat per gebruiker en kost € 8,40 per maand. Let erop dat elke collega die het rapport wil raadplegen ook een Pro-licentie nodig heeft, dus niet alleen de deler. Ook elke lezer die een rapport online wil delen, heeft een betaald account nodig.
Een voorbeeld: u heeft een rapport gemaakt dat u wilt delen met drie gebruikers. Dan heeft u in totaal vier Pro-licenties nodig. Dit komt neer op € 33,60 per maand in totaal. De andere drie gebruikers hebben dan ook de mogelijkheid om rapporten zelf te publiceren.
Het is ook mogelijk om een rapport te delen door er een pdf van te maken en deze te mailen of in een gedeelde map te plaatsen. U betaalt dan geen licentiekosten, maar zult wel handmatig de pdf-bestanden moeten maken en distribueren. Ook kunnen gebruikers dan geen gebruik maken van de dynamische functionaliteiten voor het filteren van data.
Log in met een bestaand e-mailadres dat gekoppeld is aan Office 365
Data opslaan in de Azure cloud
Power BI maakt gebruik van de clouddienst Azure, ook afkomstig van Microsoft, voor het opslaan van de data. Azure voldoet aan alle privacy-richtlijnen en beveiligingseisen. Zelfs banken maken er gebruik van. De toegang tot rapporten en dashboards wordt geregeld via de integratie met de Active Directory die binnen uw Office 365-domein beschikbaar is.
Om toegang te krijgen tot een rapport kunnen gebruikers dus inloggen met een bestaand e-mailadres/wachtwoord dat gekoppeld is aan Office 365. Het is aan te raden om deze toegang te voorzien van Multifactor Authenticatie.
Toegang beheren
Per rapport kunt u bepalen welke e-mailadressen of beveiligingsgroepen toegang krijgen. Via speciale ‘alleen-lezen’-groepen kunnen gebruikers geen aanpassingen doen. Verder kent Power BI Service verschillende beveiligingsinstellingen waarmee u kunt bepalen of bepaalde gegevens geëxporteerd mogen worden naar csv, Excel of pdf.