VERDIEPINGSARTIKEL

Werken met realtime data

Als vertrouwenspersoon van de ondernemer biedt u ondersteuning bij de jaarrekening. U richt zich daarbij op cijfers van gisteren, terwijl de ondernemer juist wil weten hoe zijn bedrijf er vandaag voor staat.

Ligt hij niet op koers, dan wil hij weten wat hij alsnog kan doen om ook morgen een goede boterham te kunnen verdienen. Door slimme inzet van automatisering kunt u uw klant proactief adviseren op basis van actuele cijfers.


11 november 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Het sturen op realtime data biedt een ondernemer zekerheid. Ook morgen wil hij brood op de plank hebben. Hoe zijn onderneming vorig jaar heeft gedraaid, weet hij inmiddels wel. Hij heeft immers de jaarrekening moeten opstellen en daarvoor een beroep op u gedaan.

Softwarepakketten bieden u inzicht in de actuele cijfers van de onderneming. Om te kunnen sturen op cijfers is het van belang dat gegevens goed digitaal zijn vastgelegd en op elk gewenst moment zijn op te vragen. Door alle digitale gegevens die u tot uw beschikking heeft, heeft u continu inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming.

Business Intelligence: van bedrijfsgegevens naar informatie en inzicht

Business Intelligence (BI) betreft het verzamelen van gegevens binnen de eigen handelsactiviteit, waarbij deze data worden omgezet in informatie en inzicht. Populair gezegd: informatie wordt begrijpelijk gemaakt.

BI kent vele vormen. BI kan een periodiek karakter hebben, waarbij gebruikers met een vaste regelmaat, bijvoorbeeld maandelijks of dagelijks, afgesproken informatie krijgen. Dat kunnen periodieke resultatenoverzichten zijn, klanttevredenheidsmetingen of de actuele balansposten.

Concurrentie-informatie

BI-informatie hoeft overigens niet financieel te zijn, maar kan ook over klanten gaan. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld komen uit de orderadministratie of uit goederenstromen. Ook kan BI de prestaties van concurrenten in kaart brengen die uit marktonderzoek of uit mededelingen van de buitendienst zijn af te leiden. Daarnaast kan BI een ad-hoc-karakter hebben. Informatie wordt bijvoorbeeld op speciaal verzoek of naar aanleiding van een gebeurtenis samengesteld.

BI kan in verschillende vormen tot uiting komen, bijvoorbeeld in een:
  • kostprijscalculatie;
  • kosten-batenanalyse voor een investering;
  • haalbaarheidsonderzoek voor een nieuw product.

Afstemmen met directie

Elke ondernemer wil ergens naartoe met zijn bedrijf. Als financial weet u dat als geen ander. Als u het gebruik van de digitale data wilt inzetten, is het handig om eerst met de directie om de tafel te gaan zitten. Uw baas kan de ambitie hebben om binnen een jaar te investeren in nieuwe bedrijfsmiddelen, maar het kan ook zo zijn dat hij als doel heeft om met hetzelfde personeel meer omzet te maken door werkprocessen efficiënter in te richten.

Inzicht in data geven

Heeft u de wensen van de directie boven tafel gekregen, dan kunt u gaan kijken welke data hiervoor van belang zijn en of deze zijn te meten met software. Waar zou hij inzicht in willen hebben en kunt u voorzien in deze behoefte? Gegevens die regelmatig worden gemeten zijn bijvoorbeeld voorraadbeheer, periodieke omzetcijfers en de productie per medewerker.

Als financial moet u aan de bel trekken en maatregelen voorstellen als de cijfers afwijken van de verwachtingen. Vanwege uw kennis en ervaring bent u de aangewezen persoon om de ondernemer te ondersteunen bij het maken van prognoses.

Een prognose maken

Met een prognose voorspelt u het financiële resultaat van een bedrijfsactiviteit in een bepaalde periode. Stel dat de prognose is dat de onderneming binnen een jaar 10 procent meer omzet gaat maken en uit de werkelijke cijfers blijkt dat dit wellicht anders gaat uitpakken, dan kunt u enerzijds de prognose aanpassen of anderzijds bekijken of er maatregelen kunnen worden getroffen om alsnog deze verwachting waar te maken.

Bij een prognose houdt u niet alleen rekening met interne zaken maar ook met externe factoren, zoals branche- en marktontwikkelingen. In tegenstelling tot de begroting, die wordt vastgesteld voor een bepaalde periode, kan een prognose worden aangepast.

Tijdig maatregelen nemen

Wilt u uw directie inzicht bieden in de omzet van deze maand, dan is het van belang dat u beschikt over de omzetcijfers van het afgelopen jaar. Wijkt de omzet in negatieve zin af van dezelfde periode in het afgelopen jaar, dan is het aan u om de oorzaak daarvan te achterhalen en maatregelen voor te stellen om de onderneming weer op de rails te krijgen.

Het grote voordeel van sturen op basis van realtime data is dat tijdig maatregelen kunnen worden getroffen bij dreigende problemen. Zo wordt zwaar weer op de lange termijn voorkomen. Het is aan te raden om van tevoren te bepalen wanneer maatregelen moeten worden getroffen, bijvoorbeeld als de omzet onder een bepaald niveau komt, en welke dat zijn.

Weergeven in een dashboard

Uit het boekhoudprogramma krijgt u al een goed beeld van de resultaten van een onderneming. Menig bedrijfssoftwarepakket biedt ook dashboardmogelijkheden. De behaalde resultaten van een onderneming worden in een dashboard in één oogopslag inzichtelijk gemaakt en vergeleken met de kritieke prestatieindicatoren (KPI’s) die u samen met uw klant heeft vastgesteld: de variabelen waarmee de prestaties van ondernemingen kunnen worden geanalyseerd.

Forecast maken

Door de huidige ICT-mogelijkheden bent u niet alleen in staat om bij te sturen op basis van actuele cijfers, maar ook om u alvast voor te bereiden op de toekomst door te anticiperen op mogelijke toekomstscenario’s.

Met software kunt u uitrekenen hoe de onderneming er in de toekomst voor staat onder verschillende omstandigheden. Dit ‘forecasten’ kunt u doen door de ontwikkeling van een product van een onderneming door te trekken en rekening te houden met bijstellingen op basis van gewijzigde omstandigheden.

U kunt voor forecasten ook enquêtes onder betrokkenen uitzetten of Business Intelligence benutten, ook wel bestuurlijke informatievoorziening genoemd.

Business Intelligence

Bij Business Intelligence (BI) worden gegevens – bijvoorbeeld over klanten, de markt, de concurrentie en economische trends – in samenhang geanalyseerd om voorspellingen te doen. Op basis van de resultaten van de ingezette BI-tools kan een onderneming strategische keuzes maken.

Strategische keuzes

De ondernemer heeft steeds meer behoefte aan ondersteuning bij strategische keuzes. Wilt u zich als financial onderscheiden, dan liggen de kansen hier voor het oprapen.

Ook met Excel kunt u modellen maken waarmee u de omzet en winst van boekjaren kunt voorspellen. Zie rendement.nl/fatools.