Contributie innen zonder incassobureau

Als de betaling van contributie of de servicekosten op zich laat wachten, ergert de penningmeester zich natuurlijk groen en geel. Bovendien kan uw organisatie hierdoor in de problemen komen. U kunt uw leden op de ‘vergeten’ betaling aanspreken, een betalingsherinnering sturen of, als het echt de spuigaten uitloopt, een deurwaarder inschakelen. Dit laatste wilt u natuurlijk liever voorkomen. Hoe zorgt u er dan toch voor dat uw leden gaan betalen?

29 juli 2013 | Door redactie

Door met uw mede-bestuursleden duidelijke regels op te stellen en deze vast te leggen in het huishoudelijk reglement zou ieder lid van uw organisatie ervan op de hoogte moeten zijn dat het betalen van contributie een voorwaarde is om lid van uw vereniging te mogen zijn. Een andere manier om uw leden te dwingen tot het betalen van de contributie is het verplicht stellen van een automatische incasso. Op die manier is de kans dat iedereen op tijd betaalt het grootst.

Persoonlijke benadering werkt beter

Als er echt een goede reden voor wanbetaling blijkt te zijn, kunt u voorstellen om een betalingsregeling te treffen. Dit kunt u telefonisch doen, maar vaak werkt een persoonlijke benadering beter. De beste methode hierbij is om aan de wederpartij te vragen welk bedrag hij maandelijks kan voldoen. Vindt u dit bedrag vervolgens te laag, dan doet u een tegenvoorstel. Uiteindelijk komt u ergens in het midden uit. U moet de afgesproken betalingsregeling vervolgens schriftelijk bevestigen. Spreek af dat u de bevestiging binnen zeven dagen ondertekend voor akkoord terugverwacht. Ook moet in deze bevestiging staan op welke datum u het bedrag per maand op uw rekening verwacht. Komt de wederpartij vervolgens de betalingsregeling ook niet na, dan kunt u toch niet anders dan een incassobureau inschakelen. In de praktijk zal dit waarschijnlijk erg hoge kosten voor uw organisatie met zich meebrengen.

Wilt u een betalingsregeling met één van uw leden treffen, dan helpt de vaktool ‘Het overeenkomen van een betalingsregeling’ u op weg.