Een belangrijk onderdeel van het debiteurenbeleid van een organisatie is de aanmaningsprocedure. Het is aan te bevelen deze procedure op een gestructureerde manier in te richten, zodat de schuldenaar zo snel mogelijk alsnog betaalt.
De hoogte van het openstaande bedrag is van invloed op het debiteurenbeheer van een organisatie. Is er sprake van een klein bedrag, dan volstaat een telefoontje of e-mail. Bij een hoger bedrag is direct telefonisch contact aan te raden. Het kan ook zinvol zijn om persoonlijk langs te gaan bij de wanbetaler.
De volgende vijf stappen bieden een leidraad voor de aanmaningsprocedure. Een aantal dagen, bijvoorbeeld zeven dagen, na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn, stuurt de schuldeiser de klant een kopie van de factuur met de aanduiding ‘herinnering’ (stap 1). Wordt na bijvoorbeeld weer zeven dagen nog steeds niet betaald, dan verstuurt de schuldeiser een vriendelijke brief waarin wordt gesteld dat de factuur mogelijk aan de aandacht van de klant is ontsnapt (stap 2). Ook verzoekt de schuldeiser in deze brief de schuldenaar vriendelijk om de rekening alsnog te voldoen.
Wordt de openstaande factuur nog steeds niet betaald, dan moet een meer persoonlijke brief worden gestuurd waarin de schuldeiser vraagt aan de schuldenaar wanneer de onderneming de betaling van de factuur kan verwachten (stap 3). De klant kan ook telefonisch worden benaderd. Komt de klant nog steeds niet over de brug, dan kan een ingebrekestelling of sommatie (tool) naar de klant worden gestuurd (stap 4). In deze brief wordt duidelijk aangegeven dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau als de betaling van de factuur nog steeds uitblijft. Als de factuur dan nog steeds niet wordt betaald, wordt het incassobureau ingeschakeld voor het verder incasseren van de openstaande schuld (stap 5). Deze stap kan achterwege worden gelaten als de kans op betaling nihil is.