Een goed en effectief debiteurenbeleid is voor elke organisatie van belang. Zeker in tijden van crisis komt het erop aan dat de uitstaande rekeningen van uw organisatie tijdig worden betaald. Veel organisaties begeleiden de implementatie van het debiteurenbeleid uitstekend, maar de uitvoering vlakt vaak in de loop der jaren wat af. Dan is het goed om nog eens naar verschillende instrumenten ten behoeve van een goed debiteurenbeleid te kijken.
Er zijn bepaalde instrumenten behulpzaam bij goed debiteurenbeheer waarover eigenlijk elke organisatie zou moeten beschikken. Sommige bedrijfsinformatiebureaus verkopen deze instrumenten, maar sommige zijn ook zelf te ontwikkelen. Denk aan het opstellen van goede algemene en betalingsvoorwaarden, het maken van duidelijke afspraken met klanten en het monitoren van betalingsgedrag.
Zorg, nog voordat uw organisatie zaken gaat doen, voor een helder debiteurenbeleid, waarbij uw organisatie de juiste betalingstermijn vastlegt en vaststelt of uw beleid streng is of juist soepel. In de betalingsvoorwaarden kan uw organisatie afspraken opnemen over bijvoorbeeld de boeterente en eventuele betalingsregelingen. In deze betalingsvoorwaarden, die de klant tekent voor akkoord, staan al veel afspraken, maar u kunt ook nog andere afspraken maken met klanten zoals afwijkende betalingsafspraken of gespreide levering van goederen. Documenteer deze afspraken goed!
Houd laat betalende klanten goed in de gaten en zie wanbetalers niet door de vingers. Als u uw debiteuren monitort, kunt u ten eerste snel handelen en ten tweede economische schade aan uw organisatie voorkomen, zoals rentederving of nog erger: helemaal geen geld. Samenhangend met monitoren is het goed en consequent versturen van herinneringen en aanmaningen goed voor uw geloofwaardigheid. De klant neemt u serieuzer en zal sneller over de brug komen als u direct reageert op achterstand. Een telefoontje naar een klant komt vaak vriendelijker over en leidt vaak tot meer resultaat dan een dreigbrief op de mat.
Als uw organisatie in zee gaat met nieuwe klanten, controleer dan eerst hun kredietwaardigheid. Dit geldt niet alleen voor grote orders, maar ook voor bestaande klanten. Zeker in coronatijd kan ook hun financiële situatie opeens veranderd zijn. Vergeet hierbij ook buitenlandse debiteuren niet. Doet uw organisatie zaken met buitenlandse afnemers is zicht hebben op hun betalingsgedrag mogelijk nog belangrijker. Doorgaans is de situatie in het buitenland veel minder overzichtelijk dan in eigen land. De economische situatie van het land waar de afnemer is gevestigd speelt ook een rol bij de kredietwaardigheid van de buitenlandse klant. Het betalingsgedrag van andere landen verschilt enorm van elkaar. Bij bedrijfsinformatiebureaus zijn bedrijfsinformatierapporten op te vragen, maar ook uit een openbaar jaarverslag, de jaarrekening (tool) en de winst-en-verliesrekening kunt u conclusies trekken.