Als een debiteur maar niet over de brug komt met zijn betaling, dan kan uw organisatie starten met het incassotraject. De kosten voor het innen van de vordering kunt u onder voorwaarden in rekening brengen bij de debiteur. Daarvoor geldt al jaren de Wet incassokosten (WIK).
Betaalt een debiteur de rekening niet, dan moet uw organisatie waarschijnlijk extra kosten maken om de vordering toch te kunnen innen. Deze zogenoemde incassokosten mag u doorberekenen aan de debiteur. De regels hiervoor zijn opgenomen in de WIK. Uw organisatie mag niet zelf de hoogte van incassokosten bepalen. Die bedragen liggen vast in de WIK. Gaat het om een overeenkomst tussen ondernemingen (business-to-business), dan kunt u in een overeenkomst afwijken van deze regels. Maar heeft uw organisatie zo’n overeenkomst niet opgesteld, dan geldt de wettelijke regeling.
In de WIK staat welk percentage van de rekening uw organisatie als incassokosten mag doorrekenen aan de debiteur. Het minimumbedrag voor de incassokosten is € 40. Verder geldt:
De debiteur is deze kosten direct na het verstrijken van de betalingstermijn van 14 dagen verschuldigd. Bij meerdere vorderingen kan de financiële afdeling een aanmaningsbrief versturen waarin de verschillende vorderingen bij elkaar worden opgeteld, waarbij ook de wettelijk verschuldigde rentekosten verrekend mogen worden. Overige kosten (zoals aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten) mogen niet in rekening worden gebracht. Lukt het ook na een aanmaning niet om de vordering plus de incassokosten te innen, dan kan uw organisatie de incasso uitbesteden. De kosten hiervan komen voor rekening van uw organisatie.
Na overschrijding van de laatste betalingstermijn stuurt uw organisatie een schriftelijke aanmaning, ook wel de 14-dagenbrief genoemd. Met deze brief krijgt de debiteur (tools) alsnog de gelegenheid om de openstaande vordering binnen 14 dagen te betalen. Blijft betaling ook dan uit, dan mag uw organisatie de factuur verhogen met incassokosten. Hierbij geldt wel als voorwaarde dat het bedrag van deze kosten vermeld moet zijn in de 14-dagenbrief.