Het komt regelmatig voor dat een organisatie uitstekende winstcijfers laat zien, maar toch in de financiële problemen komt, bijvoorbeeld doordat er onvoldoende liquide middelen zijn om de benodigde materialen voor een grote order in te kopen. Uw organisatie kan de kasstromen verbeteren door een aantal eenvoudige maatregelen te nemen.
Als uw organisatie een product of dienst geleverd heeft, staat daar een betaling tegenover. Sommige klanten betalen direct, anderen maken er een sport van om de maximale betalingstermijn (tool) te zoeken, en sommigen blijken simpelweg niet echt onder de indruk van een factuur (tool). Een duidelijke facturering is dan ook van groot belang. Een onbegrijpelijke factuur wordt natuurlijk niet betaald, omdat klanten geen idee hebben waar ze precies voor betalen.
De snelste manier om uw bedragen te incasseren als het bedrag al vaststaat, is het betalen via (eenmalige) automatische incasso (tools). De klant machtigt uw organisatie om het bedrag van zijn rekeningnummer af te laten schrijven, waardoor het initiatief van betaling niet meer bij de klant ligt. Is er geen vooruitbetaling bedongen, omdat het bedrag bijvoorbeeld nog niet vaststond, dan is het aan te bevelen om de factuur bij – of direct na – de levering te verzenden. Omschrijf duidelijk de reden van de factuur en binnen welke betalingstermijn het geld overgemaakt moet zijn. Beloon klanten als zij facturen snel betalen, bijvoorbeeld door hen een betalingskorting (tool) van 1% of 2% te bieden van een betaling.
Verstuur de facturen zoveel mogelijk aan het begin van de maand. Uw organisatie hoeft de verschuldigde BTW (tools) in dat geval pas aan het eind van de volgende maand af te dragen. De kans dat het geld dan al binnen is, is in dat geval groter dan wanneer de nota’s aan het eind van de maand verzonden worden. Verder is het raadzaam om bij langlopende projecten regelmatig een deelnota te sturen, maar spreek dit wel vooraf af met de klant.
Nóg beter is natuurlijk om wanbetalers helemaal buiten de deur te houden. Dit kan door de kredietwaardigheid (tool) van potentiële belangrijke klanten te checken voordat uw organisatie met hen in zee gaat. Met niet-kredietwaardige klanten kan uw organisatie wel zakendoen, maar bij levering moeten zij direct contant betalen. Ga na of het mogelijk is om de voorraad in te krimpen tot het niveau dat echt nodig is om aan de goed afgestemde vraag te kunnen voldoen. Geld dat in voorraden zit, levert namelijk geen rente op én kan niet worden gebruikt om te investeren. Natuurlijk mag de voorraad niet té krap worden. Bereken daarom de optimale bestelhoeveelheid.