Tips voor snellere betaling van facturen naar het buitenland
Dit is iets wat veel voorkomt: een organisatie levert een mooi product of dienst en de klant is tevreden. Misschien is er zelfs al gesproken over opnieuw zakendoen. Maar toch blijft de betaling uit. Een ongemak voor menig ondernemer. Dat geldt niet alleen voor zakenpartners in Nederland, maar zeker ook voor buitenlandse zakenpartners. Soms is met kleine ingrepen de kans op snellere betaling te vergroten. Lees hier handige tips om die betalingen sneller te laten plaatsvinden.
Slechts 31% van de Nederlandse bedrijven hanteert andere betalingsvoorwaarden voor buitenlandse klanten, blijkt uit onderzoek van Flanderijn Debiteurenbeheer. Veel organisaties houden vast aan een standaardaanpak en één debiteurenbeleid (tools) en dat is risicovol. Wie niet inspeelt op lokale gewoonten en wettelijke regels, vergroot namelijk de kans op misverstanden over de factuur, langdurige betaalvertragingen of zelfs het volledig uitblijven van betaling. Met de volgende vier tips is de kans op snellere betalingen groter.
Tip 1: Werk met gespreide betalingen
Een van de meest gemaakte fouten bij internationaal debiteurenbeheer is het pas achteraf sturen van één factuur voor het volledige bedrag van een omvangrijke levering of langdurig project. In Nederland werkt dat vaak prima, maar in andere landen pakt dat al snel verkeerd uit. Daar verwacht men juist een aanbetaling of betaling in termijnen. Werk daarom met gespreide betalingen. Vergeet daarbij niet om de opbouw van de betalingen duidelijk te vermelden in de offertes en contracten. Transparantie vooraf voorkomt discussie achteraf.
Tip 2: Gebruik niet alleen Engels en denk aan de tone of voice
Een andere veelvoorkomende valkuil is ervan uitgaan dat een Engelse factuur voor iedereen duidelijk is. Dat is niet het geval. Zelfs binnen één land kunnen er taalverschillen zijn. Het is verstandig om belangrijke documenten zoals offertes, contracten en betalingsverzoeken te laten vertalen door een native speaker. Eén en dezelfde standaardmail is ook niet aan te raden. Een directe, zakelijke toon (verdiepingsartikel) werkt bijvoorbeeld in Duitsland prima, maar in Italië verwacht men een zachtere en meer relationele aanpak.
Tip 3: Onderzoek de juridische context van het betreffende buitenland
De juridische context van algemene voorwaarden verschilt per land. Hierdoor kan het zijn dat Nederlandse voorwaarden niet geldig of afdwingbaar zijn in het buitenland. Laat ze juridisch toetsen door een (lokale) jurist en vermeld in de algemene voorwaarden of in het contract duidelijk welk recht van toepassing is. Duidelijke algemene voorwaarden hebben grote voordelen (verdiepingsartikel).
Tip 4: Houd rekening met diverse betaalmethoden
In Nederland gebruiken we betaallinks, automatische incasso’s of QR-codes voor betalingen. Die kunnen in andere landen onbekend of niet gebruikelijk zijn, waardoor betaling uit kan blijven omdat de methode onbekend is of onveilig overkomt. Organsiaties doen er dus verstandig aan het betaalproces per land aan, te passen om het zo herkenbaar en eenvoudig mogelijk te maken voor de buitenlandse klanten.
Deze bijdrage is totstandgekomen in samenwerking met Frederic Huls, General Director BeLux & international collection bij Flanderijn die het onderzoek uitvoerde. In nummer 9 van FA Rendement dat de eerste week van september verschijnt, zal een uitvoeriger artikel staan.