Wanbetalers blijven een grote zorg voor mkb-ondernemers. Zeker in tijden van economische malaise neemt het aantal openstaande facturen toe. Geldgebrek is immers de belangrijkste oorzaak voor wanbetalingen. U kunt het risico op wanbetalingen echter wel aanzienlijk verkleinen met behulp van een aantal maatregelen.
In Nederland wordt ruim 32% van de facturen te laat voldaan. Dat percentage ligt lager dan het West-Europese gemiddelde; waar afnemers in 37,6% van de gevallen te laat tot betaling overgaan. Van de Nederlandse ondernemers ziet een derde het niet kunnen innen van openstaande facturen dit jaar als grootste bedreiging voor de winstgevendheid van de onderneming. Dat is hoger dan het gemiddelde in West-Europa (23%). Dit blijkt uit het jaarlijkse onderzoek onder 3000 ondernemers naar betaalgedrag van het Europese bedrijfsleven door kredietverzekeraar Atradius.
Uit het onderzoek mag dan blijken dat het aantal ondernemers in de eurozone dat zijn rekeningen niet meer kan betalen, verdubbeld is ten opzichte van voor de crisis in 2008, toch kunt u als ondernemer zelf enkele maatregelen treffen om de kans op wanbetalingen te verkleinen. Belangrijk is allereerst om afspraken met uw afnemer goed schriftelijk vast te leggen. Beschrijf hierbij niet alleen het product, de prijs en de levertijd, maar controleer ook bij de Kamer van Koophandel of de ondertekenaar aan de koperszijde wel bevoegd is.
Ook de kredietwaardigheid van uw nieuwe klant (laten) controleren, is verstandig. Om onnodige vertraging te voorkomen in het betaalproces, is het daarnaast zaak zorgvuldig te werk te gaan bij het opstellen van uw facturen. Foutjes kunnen flinke vertragingen tot gevolg hebben. Zorg bij het vastleggen van de afspraken ook dat u uw algemene voorwaarden op de juiste wijze overhandigt, zodat uw afnemer deze in een later stadium niet kan vernietigen.
Ook als u de aanbevelingen uit de vorige alinea’s keurig heeft opgevolgd, kan het voorkomen dat uw afnemer simpelweg niet betaalt. Als dit gebeurt, is het goed te beseffen dat hoe langer u wacht met tot actie overgaan, hoe kleiner de kans is dat uw afnemer alsnog de uitstaande factuur betaalt. Bel uw klant daarom onmiddellijk op als de betalingstermijn is verstreken. Stel telefonisch vast dat het geleverde in goede orde is ontvangen en bepaal een nieuwe uiterste betaaldatum. Bevestig deze afspraken vervolgens schriftelijk. Geeft uw afnemer aan de factuur niet ontvangen te hebben? Stuur direct een kopie van de factuur, inclusief de hierboven genoemde bevestiging.
Heeft u alle stappen in acht genomen en weigert uw afnemer alsnog uw factuur te betalen? Dan moet u overwegen of het openstaande bedrag vergaande maatregelen rechtvaardigt. Zo ja, dan kunt u een aangetekende brief sturen waarin u uw klant sommeert alsnog te betalen. Geef in uw brief aan dat u genoodzaakt bent een incassoprocedure in werking te zetten als hij dit niet doet. In het uiterste geval is het mogelijk conservatoir beslag te laten leggen op vermogensbestanddelen van uw afnemer. U kunt hierbij denken aan zijn banksaldo of auto. Het faillissement aanvragen van de wanbetaler is uiteindelijk uw laatste pressiemiddel. In de praktijk leidt deze uiterste maatregel vaak alsnog tot betaling of een betalingsregeling.