VERDIEPINGSARTIKEL

Check uw klant

Een belangrijk onderdeel van goed debiteurenbeheer is zorgen dat u zakendoet met betrouwbare klanten die hun facturen (op tijd) betalen. Of zij inderdaad over de brug komen hangt van veel zaken af.

Door de klant doorlopend – dus niet alleen vooraf – te screenen, kunt u alarmbellen op tijd herkennen. U heeft verschillende instrumenten tot uw beschikking voor de screening van uw klanten.


26 mei 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Vooral bij omvangrijke transacties is het risico op wanbetaling groot als er geen screening van de klant plaatsvindt. Blijkt achteraf dat uw klant niet kan betalen en al financieel in de knel zat op het moment dat hij besloot om van uw diensten gebruik te maken, dan heeft dat directe gevolgen voor de liquiditeit.

Dit kan zelfs gevolgen hebben voor de solvabiliteit van uw onderneming. U ondervangt dit risico deels door nieuwe maar ook vaste klanten te screenen. U heeft hiervoor een aantal middelen tot uw beschikking.

Rekeningnummer controleren

Ondernemingen die werken met automatische incasso’s controleren de juistheid van het opgegeven rekeningnummer vaak door nieuwe klanten te verzoeken om € 0,01 te betalen.

Heeft uw onderneming te maken met een klant via internet, dan kunt u op de website van de politie controleren of het e-mailadres, telefoonnummer of bankrekeningnummer bekend zijn in de politiedatabase.

Nederlandse rekeningnummers hebben ook een logaritme als extra zekerheid: het bankrekeningnummer moet via een bepaalde formule deelbaar zijn door 11. U kunt de geldigheid van een bankrekeningnummer online controleren met een IBAN-checker.

Controleer of een onderneming waarmee u zakendoet ingeschreven staat bij de KvK

Inschrijving KvK

In het Handelsregister kunt u controleren of een onderneming waarmee u zakendoet ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het Handelsregister toont alleen de basisgegevens, zoals het KvK-nummer en het adres van de hoofdvestiging.

Voor meer informatie moet u een uittreksel aanschaffen. De kosten daarvoor bedragen dit jaar € 2,35. Het uittreksel is een officieel bewijs van inschrijving. Daarin vindt u onder meer informatie over de oprichtingsdatum en de namen van de aandeelhouders en bestuurders.

BTW-identificatienummer

Levert uw onderneming goederen en diensten zonder BTW, dan moet u het BTW-identificatienummer van de afnemer goed controleren. Op de website van de Europese Commissie (ec.europa.eu/taxation_customs/vies) kunt u de geldigheid van het BTW-nummer controleren.

U vindt hier ook de naam- en adresgegevens van de afnemer terug. Blijkt bij een controle van de fiscus dat de afnemer geen BTW-ondernemer is, dan krijgt u een naheffingsaanslag BTW.

Het is belangrijk om na te gaan welke indruk u krijgt van de afnemer

Welke indruk maakt de klant

Bij het binnenhalen van klanten besteden veel ondernemingen vooral aandacht aan de indruk die zij maken op een potentiële afnemer. Met het oog op een goed debiteurenbeleid (zie kader) is het ook belangrijk om na te gaan welke indruk u krijgt van de afnemer.

U kunt er daarom voor kiezen om een potentiële klant eerst te bezoeken. Stel uzelf de vragen ‘Hoe is de ontvangst?’ en ‘Hoe is de sfeer in de onderneming?’. Houd daarbij in gedachten dat een fraai kantoor met mooie faciliteiten niet altijd betekent dat de klant zijn zaken op orde heeft. Misschien leeft hij op grote voet.

Voorwaarden voor een effectief debiteurenbeleid

Het is van belang om het debiteurenbeleid van uw onderneming goed vast te leggen. Bij het opstellen van effectief debiteurenbeleid houdt u rekening met de werknemers, de bedrijfscultuur en de omvang van uw onderneming.

Stappen
Een effectief debiteurenbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het beleid moet helder zijn. Uw werknemers moeten weten wanneer ze stappen moeten zetten. Daarnaast moeten zij weten welke dat zijn. Wilt u een effectief debiteurenbeleid? Zorg er dan voor dat u voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Aan het beleid ligt een duidelijke strategie en heldere visie ten grondslag.
  • De bevoegdheden van de betrokken werknemers zijn helder.
  • Debiteurenbeheer vraagt een zekere mate van flexibiliteit. Het plan moet ruimte bevatten om te kunnen kiezen voor maatwerkoplossingen.
  • Uw onderneming moet het beleid eenvoudig kunnen aanpassen aan de omstandigheden, zoals nieuwe wetgeving of een verslechterende economie.

Kredietrapport opvragen

Wilt u nadere informatie inwinnen over de potentiele klant, dan kunt u ook een krediet- of bedrijfsinformatierapport opvragen. De kredietbeoordeling van de klant wordt onder andere gebaseerd op omzetcijfers, jaarcijfers, kredietwaardigheid, betaalgedrag en de algemene bedrijfssituatie van de potentiële klant. Deze bedrijfsinformatie helpt u bij het inschatten van uw financiële risico’s.

Kredietwaardigheid laten onderzoeken

U kunt het advies over een mogelijke klant ook aanvragen bij kredietinformatiebureaus. Deze bureaus verzamelen gegevens over de bedrijfsvoering, leningen, kredieten en het betaalgedrag. In een rapport worden de kerngegevens van de onderneming opgenomen, aangevuld met gegevens over de kredietwaardigheid en het betaalgedrag, inclusief een voorgesteld maximumkrediet.

Bij onvoldoende informatie kan een kredietinformatiebureau moeilijker aangeven hoe een onderneming er financieel voorstaat. Dit kan leiden tot het advies om minder krediet aan een klant te geven. De kredietinformatiebureaus hebben zich verenigd in de Nederlandse Vereniging van Handelsinformatiebureaus (NVH). De bureaus moeten zich houden aan de gedragscode van de NVH, die de kredietinformatiebureaus voorschrijft:

  • hoe ze moeten omgaan met de verzamelde gegevens;
  • welke gegevens ze wel en niet mogen verzamelen;
  • aan wie ze de verzamelde gegevens onder welke omstandigheden ter beschikking mogen stellen;
  • aan welke eisen de bedrijfsvoering moet voldoen.

Openbare bronnen

Handelsinformatiebureaus verzamelen ook gegevens van consumenten. Daarbij maken ze onder meer gebruik van openbare bronnen, zoals het Kadaster, het Landelijk Register Schuldsaneringen en algemene statistische gegevens over de woonomgeving, zoals gemiddeld inkomen, gemiddeld aantal kinderen per gezin en de gemiddelde waarde van de auto.

Ook bij bestaande klanten blijft het oppassen geblazen

Zorg voor verse informatie

Bij bestaande klanten blijft een kredietrapportage vaak achterwege. Op grond van goede ervaringen maakt u zich immers nauwelijks zorgen over de kredietwaardigheid van sommige klanten. Toch blijft het oppassen geblazen en is een kredietrapportage zeker geen overbodige luxe.

Het komt in de praktijk namelijk regelmatig voor dat een klant na verloop van tijd grotere orders gaat plaatsen en de termijn waarbinnen hij betaalt loopt geleidelijk op totdat hij helemaal niet meer betaalt. Dit is een bekende truc van oplichters. Zorg dus regelmatig voor verversing van bedrijfs- of kredietinformatie van uw debiteuren.

Blijf kredietwaardigheid beoordelen

Voorlopig zitten we in de coronacrisis en zullen de meeste ondernemingen extra aandacht besteden aan hun debiteurenbeheer, zeker nu we in een recessie zijn beland. Als de economie na verloop van tijd weer in de lift zit, ligt het gevaar echter op de loer dat u zich coulanter gaat opstellen bij slecht betalingsgedrag. En dan komt het risico van wanbetaling weer om de hoek kijken. Uiteindelijk is het te allen tijde belangrijk om de kredietwaardigheid van uw klanten te blijven beoordelen.

Slecht betalingsgedrag komt misschien meer voor in een economische recessie, maar het is ook vooral een gedragssymptoon. Er bestaan grote verschillen tussen klanten. Houd dus continu de vinger aan de pols, screen uw klanten regelmatig en zorgt voor een effectief debiteurenbeleid.

Het uitbesteden van uw debiteurenbeheer

Wilt u zich geen zorgen maken over het debiteurenbeheer, dan kunt u ervoor kiezen om uw volledige debiteurenbeheer uit te besteden. Bij factoring bijvoorbeeld draagt u al uw facturen over aan een zogenoemde factor. Deze onderneming betaalt u vrijwel meteen de facturen uit, verminderd met een premie. Vervolgens incasseert de factor de bedragen bij uw klanten.

Dat is voor u een groot gemak, maar een nadeel is dat u niet meer zelf in de hand hebt hoe uw klanten benaderd worden. Een klein beetje uitstel gunnen aan een trouwe klant die even krap zit, is er dan niet meer bij.

Kredietverzekering
Daarnaast is er nog de kredietverzekering voor iedereen die goederen of diensten op rekening levert. Bij een kredietverzekering betaalt u een premie over uw omzet. Kan uw zakelijke klant niet kan betalen, dan krijgt u het geld uitbetaald van uw verzekerings­maatschappij. Die neemt de vordering over en probeert alsnog het geld bij uw klant los te peuteren.