VERDIEPINGSARTIKEL

De effectiviteit meten van uw debiteurenbeheer

Een van de belangrijkste onderdelen van de maandelijkse managementrapportage is de verslaglegging over de debiteurenportefeuille en de effectiviteit van het gevoerde debiteurenbeheer oftewel het creditmanagement.

Adequaat debiteurenbeheer is sinds de kredietcrisis nog belangrijker. Banken zijn minder scheutig met werkkapitaalfinanciering en ondernemingen proberen het werkkapitaal via leverancierskrediet te financieren. Hoe meet u de effectiviteit van het debiteurenbeheer?


10 februari 2020 8 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Jean Gieskens, e-mail: training@gieskens-eva.nl


De bijdrage van debiteurenbeheerders aan de managementrapportage wordt in Nederland van oudsher overheerst door de volgende drie creditmanagement performance indicatoren:

  • het ouderdomsoverzicht van debiteuren (de aging list);
  • de Days of Sales Outstanding;
  • de omvang van de afschrijving op dubieuze debiteuren.

Een enkele keer wordt hier een vierde kengetal aan toegevoegd in de vorm van ‘de resultaten van de acties per aanmaanfase’. Maar er zijn meer indicatoren waarmee u de omvang en samenstelling van de debiteurenportefeuille én de effectiviteit van het debiteurenbeheer kunt meten. Er is zelfs een ‘Top 10’ van onderdelen die niet zouden mogen ontbreken in elke debiteurenrapportage.

1 Ouderdomsoverzicht debiteuren

Het ouderdomsoverzicht debiteuren (in het Engels ‘aging list of accounts receivable’, of kortweg ‘aging list’) geeft inzicht in de omvang en samenstelling van de debiteurenportefeuille aan het einde van de verslaggevingsperiode.

De omvang meet u in euro’s. De samenstelling luidt in bedragen en aantallen facturen, onderverdeeld naar rato van ouderdom. De ouderdom meet u aan de hand van het aantal dagen dat een factuur openstaat.

De debiteurenportefeuille wordt in de aging list onderverdeeld in een aantal brackets (tijdsklassen). Van oudsher zijn deze brackets gebaseerd op intervallen van 30 dagen. Dat stamt uit de tijd dat er vanuit pragmatische overwegingen werd gerekend met enkelvoudige rente. Die enkelvoudige interestberekening werd gebaseerd op een maandtermijn van 30 en een jaartermijn van 360 dagen.

Maar dankzij software kunt u tegenwoordig tot op de dag nauwkeurig de samengestelde interest van elk openstaand factuurbedrag laten berekenen. Baseer de brackets dan ook op de periodes die u hanteert binnen het aanmaningstraject.

Indelen in 'buckets'

U deelt eerst de brackets in naar één of meer brackets waarbinnen de openstaande facturen voldoen aan de betalingstermijn (current) en daarna de brackets waarbinnen de openstaande facturen achterstallig zijn (overdue). Deze laatste categorie brackets wordt in de praktijk van het creditmanagement aangeduid met het woord ‘buckets’.

In de tabel hieronder wordt uitgegaan van één uniforme betaaltermijn van 30 dagen (current). De daaropvolgende brackets zijn buckets met diverse tijdsintervallen die overdue zijn. Op dag 31 stuurt u de herinnering, op dag 46 de aanmaning, op dag 61 de sommatie (inclusief ingebrekestelling) en op dag 76 biedt u de vordering ter gerechtelijke incasso aangeboden aan bij een deurwaarder.

Aging List Debiteurenportefeuille Current:
1 < 30 dagen
Bucket 1:
31 < 45 dagen
Bucket 2:
46 < 60 dagen
Bucket 3:
61 < 75 dagen
Bucket 4:
> 75 dagen
EUR:
%:
1.000.000
100%
700.000
70,0%
200.000
20,0%
50.000
5,0%
30.000
3,0%
20.000
2,0%
Facturen:
%:
200
100%
160
80,0%
30
15,0%
6
3,0%
3
1,5%
1
0,5%

2 Achterstalligpercentage

Uit de aging list kunt u het achterstalligpercentage (overdue percentage) berekenen. Dit is het percentage van het totale debiteurensaldo dat openstaat na de door u gestelde vervaldata, ofwel het percentage van de openstaande posten dat niet meer current is en dus in de diverse buckets is opgenomen.

In de hier getoonde aging list is dit percentage: 20% + 5% + 3% + 2% = 30%. Een soortgelijk percentage kunt u ook berekenen over het aantal facturen dat achterstallig is op het verslaggevingsmoment. In bovenstaande aging list is dit percentage: 15% + 3% + 1,5% + 0,5% = 20%. Uit deze berekeningen blijkt dat relatief weinig facturen resulteren in een relatief groot achterstallig bedrag.

3 Afschrijving als % van de omzet

Zodra u een vordering ter gerechtelijke incasso heeft aangeboden aan de deurwaarder, krijgt u hiervan een schriftelijk bewijs. Dit is het moment waarop u de keuze kunt maken of u de vordering wenst af te schrijven.

Als u voor afschrijven kiest, wordt de factuur van de balanspost debiteuren ‘afgeschreven’ (afschrijving dubieuze debiteuren). Het hiervoor genoemde schriftelijk bewijs vormt de justificatie van de afschrijving. Het periodieke bedrag aan afboekingen op debiteuren kunt u uitdrukken als percentage van de periodieke omzet. De afschrijvingsformule vindt u in het kader onderaan dit artikel.

4 Gemiddelde debiteurentermijn

De gemiddelde debiteurentermijn kunt u op diverse manieren berekenen. Het is van belang om de variant te kiezen die het best bij uw onderneming past en deze op een consistente wijze te berekenen. In de kaders leest u meer informatie over de DSO en de DAR.

De DSO berekenen

De formule voor de DSO is het gemiddelde debiteurensaldo gedeeld door de gerealiseerde periodeomzet vermenigvuldigt met het aantal dagen dat past bij de periode. De DSO wordt dus verkregen door debiteurenstanden en omzetcijfers uit de boekhouding. Zie formule nr. 2 in het kader onderaan dit artikel.

Idealiter moet zowel de DAR als de DSO binnen de norm van de betalingstermijn liggen. Factoren die van invloed zijn op de debiteurenportefeuille en daarmee op de DSO en DAR zijn:

  • de kwaliteit van de geleverde diensten of goederen en het daarbij horende leveringsproces (de ‘zeven J’s’: het juiste product, in de juiste hoeveelheid, in de juiste conditie, op het juiste tijdstip, op de juiste plaats, bij de juiste klant tegen de juiste prijs leveren);
  • de kwaliteit van de verzonden factuur;
  • de kwaliteit van het debiteurenbeheer;
  • de kwaliteit van de klanten/debiteuren;
  • gebruiken in de branche;
  • de respijtperiode (grace period).

5 Respijtperiode

De respijtperiode is de periode die onmiddellijk ingaat na het verstrijken van de betalingstermijn. Deze kan variëren van één dag tot enkele dagen. Als klanten binnen deze periode betalen, wordt de betaling als ‘tijdig’ aangemerkt.

Bekende oorzaken voor het aanleggen van een respijtperiode zijn dat de debiteur geen rekening houdt met de factuurdatum maar met de inboekdatum in zijn administratie; of de debiteur betaalt altijd op het einde van de week of maand of hanteert een eigen betaalschema; of er is sprake van afwijkende werk- en feestdagen bij buitenlandse debiteuren.

Normatieve betaaltermijn

Het voordeel van het gebruik van een respijtperiode voor u als schuldeiser is dat u hiermee aanmaningskosten en ergernis voorkomt bij klanten die altijd één dag of enkele dagen later de volledige factuur betalen.

Bij uitbreiding van het begrip kunt u de respijtperiode dan ook als volgt omschrijven: het aantal dagen dat u uw klanten de tijd geeft om te betalen. In deze uitgebreide definitie gaat het dus om de contractueel overeengekomen betaaltermijn plus een aantal dagen.

De normatieve betaaltermijn rekt u daarmee op, en daarmee de norm voor de DSO en de DAR. Deze opgerekte normatieve waarden worden in de praktijk ook wel de ‘best possible DSO / DAR’ genoemd.

De DAR berekenen

De DAR berekent u door de gemiddelde betalingstermijn van de facturen over een bepaalde periode te nemen. De omvang van de openstaande bedragen speelt daarbij geen rol. Om deze reden wordt er ook wel gesproken van de Average Days Outstanding (ADO). Zie formule nr. 3 in het kader onderaan dit artikel.

De data die nodig zijn om de DAR te berekenen kunt u eveneens uit de boekhouding halen. De debiteurensoftware houdt immers per factuur de factuurdatum en betaaldatum bij. Alleen met de voldane facturen kunt u de gerealiseerde DAR berekenen. Met het gehele facturenbestand van een bepaalde periode (waarvan een fractie voldaan is en een fractie nog openstaat) kunt u de DAR berekenen.

6 Gemiddeld aantal overschrijdingsdagen

Het gemiddelde aantal overschrijdingsdagen, in jargon ook wel de late payment days (LPD) genoemd, kunt u berekenen aan de hand van formule nr. 4 uit het kader onderaan dit artikel.

Idealiter zou het verschil tussen de DSO en de respijtperiode kleiner of gelijk zijn aan nul dagen; er bestaat dan immers geen overschrijding van de respijtperiode. Let er wel op dat het hier gaat om gemiddelde dagen. Een individuele overschrijding van de respijtperiode door een debiteur kan ‘weggemiddeld’ worden door een individuele betaling vóór de uiterste vervaldatum.

7 Incasso-effectiviteitsindex

U kunt de incasso-effectiviteitsindex, in jargon de collection effectiveness index (CEI), berekenen om u een oordeel te vormen over de effectiviteit van het incassoproces van de afdeling debiteurenbeheer. U doet dat aan de hand van formule nr. 5 uit het kader onderaan dit artikel.

Voor de berekening van de CEI maakt u opnieuw gebruik van gegevens uit uw debiteurenadministratie. De uitkomst van dit verhoudingsgetal wordt uitgedrukt in een index. In de berekening meet u de door de afdeling debiteurenbeheer gerealiseerde incasso in een bepaalde periode, ten opzichte van de maximaal mogelijke incasso in diezelfde periode.

Incassobureau inschakelen

Als alle debiteuren op tijd betalen, is de uitkomst van de CEI 100%. De slechtste situatie, waarin geen enkele debiteur betaalt, geeft een uitkomst van 0%. De CEI kunt u ook inzetten om de effectiviteit van het door u ingehuurde incassobureau (minnelijk incassotraject) en deurwaarderskantoor (gerechtelijk incassotraject) te meten. De formule van deze variant van de CEI is nr. 6 in het kader onderaan dit artikel.

U moet zelf overwegen of u deze variant op de CEI bruto of netto berekent. Bij de brutoberekening houdt u geen rekening met de door de externe partij bij u in rekening gebrachte kosten en honoraria. Bij de nettoberekening gaat u anders te werk. In dit geval trekt u de in rekening gebrachte kosten en honoraria af van het totaal gerealiseerde incassobedrag.

8 Betwiste facturen en creditnota’s

In de debiteurenrapportage misstaat een overzicht van alle openstaande betwiste facturen zeker niet. Dit overzicht laat zien welke facturen betwist zijn, de reden van betwisting en het daarbij behorende bedrag en de naam van de debiteur.

De debiteur kan een factuur terecht betwisten. Zend dan tijdig een creditnota, onderhoud de klantrelatie en voorkom dezelfde reden van betwisting in de toekomst. Een valkuil hierbij is wel dat notoire wanbetalers de betwisting veelvuldig gebruiken om te voorkomen dat u tijdige betaling gaat afdwingen. Dit soort debiteuren verdient een plaats op de observatielijst.

9 Observatielijst

Het overzicht van de slechtst betalende klanten wordt ook wel aangeduid als de observatielijst (watchlist). Op deze lijst geeft u per debiteur de gemiddelde betalingsachterstand in dagen aan. Dit kan op basis van de DSO, de DAR of de LPD. Hoe hoger de score van de debiteur, hoe hoger deze op de observatielijst staat.

Het is handig om rekening te houden met de respijtperiode en bovendien alle terecht betwiste facturen uit de berekening weg te laten. Vergelijk de observatielijsten in de loop der tijd. Deze vergelijking geeft aan welke klanten extra aandacht behoeven van uw afdeling debiteurenbeheer en waar nodig wordt besloten dat zij geen leverancierskrediet meer ontvangen.

10 Zwarte lijst

Met klanten die op de zwarte lijst staan doet u absoluut geen zaken: het betreft hier notoire wanbetalers of zelfs zwendelaars. De zwarte lijst wordt doorgaans niet in de managementrapportage opgenomen, maar u moet er wel voor zorgen dat deze up-to-date blijft!

Verschillende formules die in dit artikel aan bod komen


Nr. 1

Afschrijvings % = Afschrijving dubieuze debiteuren (periode x) / Omzet (periode x) x 100%

Nr. 2

DSO(jaarbasis) = ½ ( Debiteurensaldo 01/01 + Debiteurensaldo 31/12 ) / Jaaromzet x 360

DSO(maandbasis) = ½ ( Debiteurensaldo 01/01 + Debiteurensaldo 31/01 ) / Maandomzet x 30

Nr. 3

DAR(gerealiseerd) = ∑ ( betaalde factuur x openstaande dagen ) / # betaalde facturen

DAR = ∑ ( verzonden factuur x openstaande dagen ) / # verzonden facturen

Nr. 4

Overschrijding DSO = DSO - Grace Period

of 

Overschrijding DSO = DSO - Best possible DSO

Nr. 5

CEI = Totaal gerealiseerde incasso (periode x) / Maximaal mogelijke incasso (periode x) x 100%

of

CEI = Debiteuren 01/01 + jaaromzet - Debiteuren 31/12 / Debiteuren 01/01 + jaaromzet - Debiteuren current 31/12 x 100%

Nr. 6

CEI = Totaal gerealiseerde incasso (externe incasso partij) / Maximaal mogelijke incasso (externe incasso partij) x 100%

of

CEI = Totaal gerealiseerde incasso (externe incasso partij) / Ter externe incasso aangeboden nominale vordering(en) x 100%