VERDIEPINGSARTIKEL

Vorderingen uitbesteden aan een derde

Als uw onderneming besluit om de vordering uit te besteden aan een derde, zijn er in principe 3 mogelijkheden; een incassobureau, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder. In de meeste gevallen is een incassobureau de meest voor de hand liggende optie. Aan het inschakelen van een van beide andere partijen zijn voor- en nadelen verbonden.


26 februari 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Als uw onderneming besluit om de vordering uit te besteden aan een derde, zijn er in principe 3 mogelijkheden:

  • een incassobureau;
  • een advocaat;
  • een gerechtsdeurwaarder.

Voordelen

In de meeste gevallen is een incassobureau de meest voor de hand liggende optie. Aan het inschakelen van een van beide andere partijen zijn voor- en nadelen verbonden. Een advocaat richt zich in principe op één zaak, terwijl uw onderneming misschien meerdere incassozaken ineens uit handen wil geven. Bovendien zijn de kosten van een advocaat fors, tot enkele honderden euro’s per uur.

Ook een gerechtsdeurwaarder richt zich doorgaans op één vordering tegelijk. Overigens heeft uw onderneming voor een formele invordering – de uitvoering van een rechterlijk vonnis – wel altijd een gerechtsdeurwaarder nodig. Anders dan een incassobureau kan een gerechtsdeurwaarder echter ook een dagvaarding uitbrengen en zelfs een boedel- of loonbeslag leggen.

Als sprake is van een betwiste vordering, is het verstandig om voor een advocaat of gerechtsdeurwaarder te kiezen. In een eventuele rechtszaak kan de rechter zich dan namelijk ook uitspreken over de vraag of de afnemer de openstaande factuur wel of niet moet betalen.

Inschakelen van een incassobureau

Los van het kostenaspect en het feit dat incassobureaus meerdere vorderingen tegelijk in behandeling kunnen nemen, is er nóg een goede reden om voor een incassobureau te kiezen.

In tegenstelling tot veel advocaten- en deurwaarderskantoren zijn de werknemers van een incassobureau gespecialiseerd in het incasseren van vorderingen. Bovendien zijn veel incassobureaus gelieerd aan een bedrijfsinformatiebureau, zodat veel informatie en kennis voorhanden is.

Een incassomedewerker beschikt over juridische kennis, dossierkennis én kennis op het gebied van debiteurenbeheer en bedrijfsinformatie. Vervolgens moet hij tactvol kunnen optreden en diplomatiek kunnen handelen om de klant tot betalen te bewegen én als klant te behouden.

Incassobureaus boeken doorgaans echter goede resultaten. De kosten zijn zelfs relatief laag, onder meer door toepassing van het ‘no cure, no pay’-principe. Bovendien neemt het zelf innen van achterstallige vorderingen heel veel tijd in beslag.

De praktijk leert dat een procedure via een advocaat of deurwaarder nogal eens leidt tot een langdurig en kostbaar proces dat bijna per definitie leidt tot een permanente verstoring van de relatie met de klant.

Argumenten om vorderingen uit te besteden

Openstaande vorderingen wel of niet uitbesteden? Veel ondernemingen aarzelen om openstaande vorderingen uit handen te geven aan een incassobureau. Bekende argumenten om incassodiensten te mijden, zijn:

  • geringe verwachtingen over resultaten;
  • onevenredig hoge kosten;
  • vorderingen liever in eigen hand houden;
  • het risico om de klant kwijt te raken;
  • extra werk als gevolg van het uitbesteden;
  • een advocaat of deurwaarder verdient de voorkeur.

Een incassobureau int schulden namens uw onderneming. Dat betekent dat de contacten met de debiteuren via het incassobureau lopen en niet meer direct via uw onderneming. Ga daarom, voordat uw onderneming met een incassobureau in zee gaat, altijd na of u met een bonafide speler te maken heeft.

Het staat een ieder vrij een incassobureau op te richten, ongeacht opleiding, ervaring of ondernemerskwalificaties. Onder de circa 600 bureaus in Nederland zitten dan ook de nodige beunhazen die zo hun eigen plannen hebben met het geld van uw onderneming. Kies daarom voor een bureau met het keurmerk van de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI).

Uw onderneming bepaalt zelf wanneer ze overgaat tot het nemen van incassomaatregelen. Wel kunt u enkele algemene richtlijnen aanhouden. De belangrijkste vuistregel is dat u nooit te lang moet wachten. Hoe ouder een vordering is, des te kleiner de kans is dat u deze nog kunt (laten) incasseren.

Vaak zit er al behoorlijk wat tijd tussen het plegen van een eerste telefoontje, het verzenden van een eerste herinnering en een daaropvolgende formele aanmaning. Zelfs als u dit alles in een redelijk snel tempo regelt, zit er tussen het moment van levering en het moment waarop de incassoactie start al snel minimaal 2 maanden. Bovendien neemt het incassotraject zelf ook nog enige tijd in beslag.

Als schuldeiser doet u er verstandig aan niet te lang te wachten om achter vorderingen aan te gaan.

Uw onderneming heeft het recht om een incassoprocedure te starten zodra een vordering achterstallig is. In dat geval bent u namelijk niet verplicht om eerst nog één of meer aanmaningen te sturen.

In de praktijk kiezen bijna alle ondernemingen ervoor om een vordering niet direct uit handen te geven, maar eerst zelf een poging te wagen. De noodzaak om een vordering over te dragen neemt wel toe naarmate de tijd verstrijkt en de debiteur niet of niet passend reageert op aanmaningen.

Tot aan de vervaldatum van de aanmaning kan de debiteur altijd nog reageren en bijvoorbeeld proberen om een betalingsregeling te treffen. Ook klachten over de levering kan hij in deze fase nog naar voren brengen.

Vorderingen kunnen verjaren. Volgens het Burgerlijk Wetboek geldt een verjaringstermijn van 20 jaar, maar op deze hoofdregel zijn vele uitzonderingen. Zo verjaart een vordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst (dus ook tussen ondernemingen onderling!) al na 5 jaar. De verjaring gaat in vanaf het moment dat de vordering opeisbaar is geworden. Voor consumentenkopen is de verjaringstermijn nog korter, te weten 2 jaar.

Als schuldeiser doet uw onderneming er dus verstandig aan niet te lang te wachten om achter de vorderingen op uw afnemers aan te gaan.

Het verjaren van een vordering kan uw onderneming voorkomen door deze te stuiten. Hierdoor gaat de verjaringstermijn opnieuw in. U kunt verjaring ‘stuiten’ door middel van een daad van rechtsvervolging: een schriftelijke aanmaning (aangetekend of via een gerechtsdeurwaarder) of een mededeling waarin uw onderneming zich het recht op nakoming ondubbelzinnig voorbehoudt. In gewone taal: uw onderneming eist haar geld op.

Uitbesteden aan een advocaat

De inzet van een advocaat bij een incassoprobleem blijkt voor veel ondernemingen een goed alternatief om een achterstallige vordering te innen. In eerste instantie is een belangrijk verschil met een incassobureau dat een brief of telefoontje van een advocaat vaak net iets serieuzer wordt genomen dan een melding van een incassomedewerker.

Maar bovenal beschikt een advocaat over ruimere juridische instrumenten om een debiteur tot betaling te dwingen dan een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder. Hij kan bijvoorbeeld een faillissementsaanvraag indienen, een bodemprocedure voeren, beslag laten leggen of een kort geding aanspannen.

Inzetten van een gerechtsdeurwaarder

Uw onderneming kan ook in zee gaan met een gerechtsdeurwaarder om de vorderingen te innen. Een gerechtsdeurwaarders is een openbare ambtenaar die ambtshandelingen verricht om de rechtszekerheid te dienen.

Daarnaast is hij bevoegd tot het verrichten van incassowerkzaamheden, zoals het versturen van incassobrieven. Als u er in de zogenoemde ‘minnelijke fase’ niet uitkomt, kunt u via een gerechtsdeurwaarder een gerechtelijk traject starten.

De gerechtsdeurwaarder kan een dagvaarding uitbrengen, loon- of boedelbeslag leggen of een executoriale verkoop uitvoeren. In de dagvaarding wordt de schuldenaar opgeroepen voor een rechtszitting van de kantonrechter. Vaak is dit voor de debiteur het moment om tot betaling over te gaan. Als de rechter uw onderneming in het gelijk stelt, komen immers ook de kosten van de rechtszitting voor zijn rekening.

De gerechtsdeurwaarder zal het vonnis bij de schuldenaar ‘betekenen’ (afgeven) en bij uitblijven van betaling met het vonnis beslag kunnen leggen op het loon, een auto of de inboedel van de debiteur.