Afwezigheidsmelding vakantie beperkt mailgolf

Tijdens een welverdiende vakantie kunt u de accu weer opladen. Helaas loopt de batterij meteen een beetje leeg op het moment dat u uw e-mails bekijkt bij terugkomst. Zo’n eerste werkdag wordt gedomineerd door het doorspitten van alle e-mails die tijdens uw vakantie zijn binnengekomen. Een slimme afwezigheidsmelding kan de schade beperken.

23 juli 2015 | Door redactie

E-mail is het leven van kantoormedewerkers gaan beheersen. Vooral na een vakantie kan het behoorlijk wat tijd opslokken om uw e-mails weg te werken en te sorteren. U kunt niet alle post uit uw inbox weren als u op vakantie bent, maar u kunt wel proberen de stroom aan e-mail te beperken. Dat kan door één of meer duidelijke afwezigheidsmeldingen in te stellen voor u op vakantie gaat. U kunt voor berichten van collega’s en voor e-mails van externen een aparte tekst opstellen. Met de afwezigheidswizard van Outlook gaat dat heel makkelijk.

Vermeld dat u geen e-mails leest

In de afwezigheidsmelding moet staan wanneer u weg bent en of u tijdens uw afwezigheid wel of niet uw e-mail checkt. Het lijkt evident dat u dat niet doet, maar dat is niet meer zo vanzelfsprekend. Veel werknemers checken in de vakantie op hun smartphone hun zakelijke e-mail en ze verwachten dat anderen dat ook doen. Of ze reageren toch op een post op LinkedIn of op de website van het bedrijf. Vermeld dus duidelijk dat u uw e-mail niet checkt. Neemt een collega voor u waar, geef dat dan aan. Meld niet alleen wanneer u weer terug bent, maar laat weten of u dan ook op de e-mail zult reageren.