Een standaard mail is in principe een onveilig middel. Onderweg naar zijn bestemming blijft de mail op diverse mailservers staan en zonder maatregelen is de inhoud redelijk eenvoudig toegankelijk voor derden. Voor vertrouwelijke communicatie is dus een andere aanpak nodig.
Voor het versturen van vertrouwelijke e-mail of mail met belangrijke documenten in de bijlage kan versleuteling gebruikt worden. Maar aangezien de ontvanger dan ook moet beschikken over een ‘sleutel’, zal versleuteling vooral gebruikt worden voor ontvangers waar regelmatig contact mee wordt onderhouden. Voor eenmalig contact en communicatie met klanten is dat een vrij omslachtige aanpak. In dat geval zou ook de optie om een e-mail aangetekend te kunnen verzenden goed van pas kunnen komen. Er zijn verschillende aanbieders voor deze mogelijkheid, en doorgaans werken ze met een plug-in die geïnstalleerd wordt in de bedrijfs-e-mailsoftware. Hierdoor kunnen organisaties hun eigen e-mail blijven gebruiken. De kosten bedragen over het algemeen niet meer dan een paar cent per mail, maar vaak is dit afhankelijk van de hoeveelheid aangetekende mails die verzonden wordt. Hoe meer, hoe lager de prijs.
Bij versleuteling of encryptie wordt zowel de mailtekst als de bijlage versleuteld. De ontvanger heeft een code nodig die na invoering de tekst en de bijlage weer leesbaar maakt. Versleuteling is ook een optie in de professionele versies van Outlook. Maak hiervoor een nieuw bericht, ga naar Opties en kies vervolgens het pijltje rechtsonder bij Meer opties. In het venster dat zich nu opent is Beveiligingsinstellingen te zien. Klik hierop om Versleuteling aan te kunnen vinken.