Om het overzicht te bewaren in uw e-mailverkeer, moet u structuur aanbrengen in uw inbox. Voor de vakantie een afwezigheidsassistent inschakelen hoort daarbij. Tips voor de out-of-office-reply.
Schakel de afwezigheidsassistent in als u meerdere werkdagen aansluitend niet op kantoor bent of niet in de gelegenheid bent om e-mails te beantwoorden. Als u het bij één dag al inschakelt, lijkt dat wat paniekerig. U kunt in uw afwezigheidsmelding het beste aangeven dat u tijdens uw vakantie geen e-mail leest. U moet daar een keuze in maken: u kunt ook aangeven dat iemand bij spoed een appje kan sturen. Op die manier gooit u de deur niet helemaal dicht en bepaalt u zelf wanneer u even tijd aan uw werk wilt besteden.
U kunt natuurlijk ook melden waar uw relaties terechtkunnen als u er niet bent. Het kan geen kwaad die vervangers een beetje te differentiëren:
'Geachte <naam>,
In verband met vakantie ben ik afwezig tot en met <datum>. Tot die tijd wordt uw e-mail niet in behandeling genomen. Heeft u zaken die niet tot <datum> kunnen wachten, neem dan voor financiële zaken contact op met <naam> en voor technische zaken met <naam>'.
Nederlandse medewerkers ontvangen per dag gezamenlijk zo'n honderden miljoenen e-mails (tool). Zeker na enkele vrije dagen of na een vakantie wacht u een berg aan ongeopende e-mails waar moeilijk doorheen is te komen. Het geheim van een relaxte vakantie zit in de voorbereiding. Het is dan ook een goed idee om drie dagen van tevoren uw out-of-office-reply al aan te zetten. Dit voorkomt dat u op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.