Mag het e-mailaccount van een ex-werknemer nog even aanblijven?

24 juli 2019

Soms is het praktisch om het e-mailadres van een uit dienst tredende werknemer nog een paar maanden aan te houden. Is dat toegestaan?

Het aanhouden van een zakelijk e-mailaccount na uitdiensttreding kan handig zijn, zodat relaties of klanten die het oude e-mailadres nog gebruiken alsnog geholpen kunnen worden door uw organisatie. U zou hiervoor om toestemming kunnen vragen aan de werknemer voordat hij uit dienst treedt, maar het begrip ‘toestemming’ is lastig binnen de arbeidsrelatie, aangezien er sprake is van een gezagsverhouding. De vraag is namelijk in hoeverre een werknemer uit vrije wil toestemming kan geven aan zijn werkgever. Weigeren kan nadelige gevolgen hebben voor de werknemer. Het is daarom verstandiger om het aanhouden van het zakelijke emailaccount te baseren op het gerechtvaardigd belang van de organisatie. Het lijkt te rechtvaardigen voor het bedrijfsbelang dat u het zakelijke e-mailaccount in ieder geval voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld zes maanden) na het dienstverband in mag zien voor mogelijk belangrijke mail.

Zet afspraken over e-mailaccounts in het personeelsreglement

Het is goed om de afspraken over het aanhouden van een e-mailaccount na uitdiensttreding op te nemen in het personeelsreglement, zodat werknemers dit van tevoren weten. Probeer uiteraard wel te voorkomen dat u of collega’s ook privémails van de werknemer inzien die op het zakelijke e-mailaccount nog eventueel binnenkomen.