Bezoekers uitnodigen voor uw evenement

Bepalen wie een uitnodiging krijgt voor uw evenement is niet zo eenvoudig als het lijkt. Lukraak uw gehele relatiebestand uitnodigen is weinig zinvol. Kijk eerst goed naar het doel van het evenement en de doelgroep waarop het is gericht. Maak dan een lijst van genodigden en betrek andere afdelingen daarbij.

29 juli 2013 | Door redactie

Elk evenement heeft zijn eigen doel en doelgroep. Het is bestemd voor een zorgvuldig samengestelde groep bezoekers. Dat moet uw uitgangspunt zijn voor het maken van een lijst van genodigden. Die groep kan heel goed omvangrijk zijn, zolang het evenement maar relevant is voor de bezoeker. Voor de zekerheid maar alle relaties aanschrijven, heeft in ieder geval geen zin. Maar het is zeker belangrijk om geen mensen over het hoofd te zien. Aarzel dus ook niet om bij uw collega’s van de marketing- en communicatieafdeling te informeren of u iemand bent vergeten. Sowieso kunnen zij u helpen met het samenstellen van de lijst. Gaat het om een (jaarlijks) terugkerend evenement, dan pakt u natuurlijk eerst de lijst van oud-bezoekers of -deelnemers erbij.

Ook belangengroepen uitnodigen voor evenement

Is uw evenement bestemd voor de organisatie zelf, dan is het zaak om iemand van HR of personeelszaken te vragen u te helpen. Het kan namelijk zijn dat u gegevens nodig heeft van oud-medewerkers en andere relaties waar uw organisatie ooit mee te maken heeft gehad. Denk aan uitzendkrachten, leden van een adviesraad of een Raad van Commissarissen. Voor beurzen, openingen, open dagen of klantendagen geldt dat u ook vertegenwoordigers van belangengroepen kunt uitnodigen. Wat dacht u van vertegenwoordigers van brancheorganisaties, omwonenden of een afvaardiging van regionale of landelijke overheden? Het hangt allemaal af van het doel van uw evenement.