Een datum prikken voor uw evenement

In de meeste organisaties vinden wel een of meerdere evenementen plaats per jaar. Het kiezen van de juiste datum kan voor nogal wat hoofdbrekens zorgen. In het voor- of najaar heeft u meer concurrentie van anderen, maar in de zomerperiode zijn deelnemers misschien op vakantie. Het soort evenement en het doel bepalen uiteindelijk welke datum het meest geschikt is.

5 augustus 2013 | Door redactie

Of een evenement nu intern (personeelsfeest) of extern is, het is belangrijk dat gasten of deelnemers in de gelegenheid zijn om het evenement te bezoeken. Zonder bezoekers is er geen evenement. Daarom moet u kijken welke datum en welk tijdstip voor uw bezoekers het meest voordelig zouden zijn. Bestaat de doelgroep voornamelijk uit vrouwen, dan is woensdagmiddag geen optimale keuze. Daarnaast kan het zijn dat andere belangrijke evenementen zoals internationale sportevenementen roet in het eten gooien. Als tijdstip is vlak voor of na de spitsuren beter dan er middenin. Kortdurende evenementen zoals een lezing of presentatie kunt u bijvoorbeeld combineren met een ontbijt. Na de presentaties kunnen mensen nog een groot deel van de dag aan het werk.

Check beschikbaarheid locatie en sprekers

Heeft u eenmaal een paar ideale data gepland, dan zijn er praktische zaken die de doorslag kunnen geven om tot de uiteindelijke datum te komen. Denk aan de beschikbaarheid van de locatie, sprekers, dagvoorzitter en anderen die een optreden verzorgen. Vergeet ook niet in uw eigen organisatie te checken wie er wel en niet bij kan zijn. Het is toch raar als de directeur niet aanwezig is als het x-jarig bestaan van het bedrijf wordt gevierd! Het kan natuurlijk zijn dat u uw evenement juist wilt laten aansluiten bij een ander belangrijk (nationaal of regionaal) evenement. Kijk daarom altijd eerst even in de Nationale Evenementen Kalender van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen. Veel steden doen bovendien aan citymarketing en hebben een nieuwsbrief waarmee u op de hoogte blijft van evenementen en belangrijke data.