Het samenstellen van een organisatiecomité

Wilt u een evenement organiseren namens uw organisatie, dan moet u beginnen met het samenstellen van een organisatiecomité. De rollen in uw team moeten duidelijk geformuleerd zijn en iedereen moet weten wat zijn taak is.

21 oktober 2011 | Door redactie

Het is belangrijk dat u met uw organisatiecomité regelmatig vergadert, zodat iedereen weet wat de status is van verschillende zaken omtrent het evenement. Bij het bepalen welk soort evenement u wilt organiseren, kunt u enkele brainstormsessies houden. Zodoende komt u samen met uw team tot een plan. Maar voordat u begint moet u een organisatiecomité samengesteld hebben.

Van voorzitter tot notulist

Bij het samenstellen van een organisatiecomité is het belangrijk dat de taken duidelijk zijn afgebakend. Tijdens het organisatieproces is het belangrijk om onderscheid te maken in de interne organisatie, interne communicatie, publiciteit en financiën. Het is dan ook verstandig om deze aspecten te verdelen over verschillende collega’s die ook zitting hebben in uw organisatiecomité. Dat comité moet in ieder geval een voorzitter en notulist hebben. Het is aan te raden om de vergaderingen formeel te houden, ook al bent u dat misschien niet gewend met uw teamleden. Vergader dan ook met een vooraf rondgestuurde agenda.

Bij het samenstellen van uw team, moet u antwoord krijgen op de volgende vragen:

  • Wie is de hoofdverantwoordelijke?
  • Wie is de budgetverantwoordelijke?
  • Wie zorgt voor de verslaglegging tijdens de vergaderingen?
  • Wat zijn de taken van de overige leden?
  • Zijn er afspraken gemaakt over het volbrengen van de opgedragen taken en zijn er deadlines gesteld?