Kies uw gasten zorgvuldig voor uw evenement

Om van het evenement dat u wilt organiseren een succes te maken, bent u afhankelijk van de gasten die op uw evenement afkomen. Natuurlijk kunt u mensen niet dwingen, maar u kunt wel enige invloed uitoefenen. En de hamvraag is natuurlijk: wie nodigt u allemaal uit? Bestuur Rendement geeft u enkele tips.

23 november 2011 | Door redactie

Bij het bepalen van uw gastenlijst is het belangrijk dat u uw doelgroep(en) goed voor ogen heeft. U moet enige tijd en moeite steken om een originele uitnodiging te maken. De genodigde moet zich vereerd en speciaal voelen. U kunt dat op verschillende manieren bereiken. Wilt u uw uitnodigingen versturen via de post, dan is het belangrijk dat het briefpapier al opvalt tussen de andere post. Maar voordat u uw uitnodigingen verstuurt, is het slim om een vooraankondiging te versturen. Op die manier kunnen uw gasten al in een eerder stadium de dag van het evenement vrijhouden. Maar wie nodigt u uit?

Wel of niet uitnodigen?

Zodra het idee ontstaat om een evenement te organiseren, kunt u al beginnen met het opstellen van een gastenlijst. Het is handig om deze altijd bij de hand te houden, zodat u steeds gasten kunt toevoegen en u niemand vergeet. Wie niet mag ontbreken op uw gastenlijst zijn natuurlijk uw sponsoren. Neem contact om met de fondsenwervingscommissie binnen uw organisatie om er achter te komen of er nog nieuwe leden zijn binnengekomen. Misschien zijn ze ook wel met nieuwe sponsors bezig, die moet u natuurlijk ook uitnodigen.

Formuleer de juiste uitnodiging

Is de gastenlijst compleet, dan kunt u alle naam- en adresgegevens verzamelen. Bekijk of de aanhef klopt zodat u bijvoorbeeld een mevrouw niet als man aanspreekt. Vergeet ook niet de titels van uw gasten te vermelden. Deze kunt u vaak vinden op de visitekaart van uw gasten. De uitnodiging zelf moet correct naar de doelgroep toe geschreven zijn. Het kan zijn dat u uw leden anders wilt aanspreken dan uw sponsors. Maak dit onderscheid dan ook in uw uitnodiging. Uw leden kunt u misschien informeel aanspreken, terwijl uw sponsors beter formeel aangesproken kunnen worden.