Zonder draaiboek geen goed evenement!

Wilt u een evenement organiseren namens uw organisatie, dan moet u beginnen bij het samenstellen van een organisatiecomité. De rollen met bijbehorende taken moeten goed en duidelijk verdeeld en geformuleerd zijn. Daarna is het van groot belang dat er een zo concreet mogelijk draaiboek gemaakt wordt. Met een goed draaiboek wordt uw evenement absoluut een succes!

2 september 2011 | Door redactie

Een draaiboek zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de organisatie van uw evenement op de hoogte is van alle werkzaamheden en afspraken gedurende het hele evenement. In het draaiboek moet u op de volgende vragen antwoord kunnen geven:

  • Wanneer vindt het evenement plaats?
  • Waar vindt het plaats?
  • Wie is verantwoordelijk en wat zijn de taken van deze persoon?
  • Wanneer speelt wat zich af tijdens het evenement?

Twee draaiboeken

Het is geen slecht idee om twee draaiboeken te maken. Een korte versie voor de leveranciers en een uitgebreide versie voor alle medewerkers. Als beide draaiboeken klaar zijn, kunt u het beste nog één laatste vergadering inlassen waarbij iedereen aanwezig is. Het complete draaiboek kunt u dan nog doornemen met alle partijen zodat er niets mis kan gaan en alle neuzen de goede kant op staan. Dit is ook een geschikt moment om een lijst met alle telefoonnummers uit te delen, als deze nog niet in het draaiboek zit.
U moet overigens niet vergeten om een financieel eindverslag aan het draaiboek toe te voegen. Als het goed is, heeft u iemand van het organisatiecomité aangewezen die zich bezig houdt met het budget. Hij moet dan ook een financieel eindverslag indienen.

Ook draaiboek voor na evenement

In het draaiboek moet ook beschreven staan wat er na afloop van het evenement moet gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan een bedankje aan de sprekers of leveranciers. Maar denk ook aan een persbericht waarin u vertelt hoe groot het succes van uw evenement was. Probeer een aantal mooie foto’s mee te sturen. Deze foto’s kunt u ook nog eens op uw website publiceren. Hou overigens wel rekening met de privacy van de bezoekers van uw evenement en zet niet alle foto’s openbaar.